ОСНОВЫ РАБОТЫ С ПРОГРАММОЙ 1:С "БУХГАЛТЕРИЯ"

ЗАПУСК ПРОГРАММЫ.

Программу «1 ;С Бухгалтерия» можно запускать несколькими способами.

Наиболее простым и естественным является запуск программы посредством кнопки «Пуск». Этот процесс предполагает выполнение следующей последовательности действий:

1. щелчком мышки осуществляется нажатие кнопки «Пуск» (в левом нижнем углу экрана);

2. в раскрывшемся меню выбираем пункт «Программы»;

3. в соответствующем подменю выбираем пункт «1:С Предприятие»;

4. в перечне программных средств выбираем режим запуска системы «1:С Предприятие».

После выполнения указанной последовательности действий на экране появляется окно запуска системы «1:С Предприятие».

Данное окно содержит следующее поля и элементы управления:

«В режиме» — в данном поле производится выбор одного из возможных режимов работы пользователя системы; «1:С Предприятие». «Конфигуратор», «Отладчик». «Монитор». Выбираем режим «1:С Предприятие».

Поле информационной базы содержит список информационных баз, доступных для работы. Полный путь к директории для выбранной информационной базы, указывается в нижней части окна. Флажок «Монопольно» содержится в окне запуска только при использовании сетевой версии системы «1:С Предприятие». Он используется для установки того режима, когда выбранная для работы информационная база становится недоступной для других пользователей. Щелчок мыши по данному флажку приводит к появлению или снятию пометки в виде «галочки». Наличие пометки свидетельствует о том, что установлен монопольный режим работы.

В поле выбора информационной базы окна запуска системы «1:С Предприятие» выбираем «1:С Бухгалтерия: типовая конфигурация».

После запуска программы в режиме «1:С Предприятие» на экране развернется главное окно программы.

ГЛАВНОЕ ОКНО ПРОГРАММЫ «1:С БУХГАЛТЕРИЯ»

В верхней части окна находится строка заголовка, в которой указывается название программы, а также имя активного окна открытого в программе.

Под строкой заголовка окна расположено Главное меню программы, которое служит для выполнения команд, необходимых для работы с программой.

Под строкой заголовка содержится одна или несколько линеек с панелями инструментов, содержащих наборы пиктограмм для быстрого вызова наиболее часто используемых функций.

ПИКТОГРАММА — графический образ (изображение) какой-либо команды.

Ниже этих строк размещается рабочая область главного окна программы. В этой области в процессе работы можно раскрывать другие окна — с первичными документами, с журналами, отчетами, но в начале работы эта область пуста. Внизу окна расположена строка, содержащая 2 поля. В ее левой части выдается ситуативная подсказка, кратко поясняющая, какие действия могут или должны быть выполнены в данной ситуации.

В правой части устанавливается учетный период, в котором ведется работа из-за которой рассчитываются бухгалтерские итоги. Это поле АКТУАЛЬНОСТЬ БУХГАЛТЕРСКИХ ИТОГОВ.

Основные технические приемы работы с программой

1. Через меню.

2. При помощи экранных кнопок и пиктограмм.

3. При помощи «горячих» клавиш на клавиатуре компьютера.

РАБОТА С МЕНЮ

Меню в программе «1:С Бухгалтерия» многоуровневое.

1-й уровень меню часто называют «Главным меню». Оно располагается в верхней части главного рабочего окна и представляет собой строку, содержащую перечень пунктов меню: Файл. Операции, Документы, Журналы, Отчеты, Сервис, Помощь.

Каждый пункт главного меню есть не что иное, как наименование группы режимов или функции программы, т. е. в Главное меню можно войта при помощи клавиатуры. Для этого нужно нажать на клавиатуре левую клавишу «Alt» или F10 — «горячая» клавиша.

После чего 1 - й пункт меню «Файл» приобретает цветовое выделение.

Манипулирование клавишами стрелок вправо и влево приведет к перемещению цветового выделения от одного пункта меню к другому. Выбор требуемого пункта осуществляется нажатием клавиши «Enter». Тогда на экране появится зависимое подменю, раскрывающее перечень функций, входящих в выбранную группу.

Если пункт «подменю» не является конечным, то справа от его названия указывается значок, что свидетельствует о наличии следующего уровня. Набор функций в одном и том же меню может отличаться в разный момент работы с программой. В зависимости от текущего режима работы соответствующее ему подменю может содержать различный набор допустимых команд.

Нужный пункт меню или подменю можно быстро выбрать и без клавиатуры при помощи манипулятора мышь. Помимо главного меню при использовании мыши удобно осуществлять выбор команд через контекстное меню.

Обращение к контекстному меню осуществляется нажатием правой кнопки мыши. В результате рядом с курсором мыши появится меню, содержащее те команды, которые могут быть выполнены по отношению к объекту, на котором установлен курсор мыши. Как правило, это тe же команды, которые представлены в группе «Действия» в главном меню.

ПИКТОГРАММЫ И ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ

Пиктограммы объединены в группы определенной функциональной направленности. Такие группы называются панелями инструментов.

ЭКРАННЫЕ КНОПКИ

Для управления работой программы помимо меню и пиктограмм в экранные формы включают изображения кнопок, на которых нанесены надписи, поясняющие назначение кнопки.

«Горячие» клавиши

«Горячими» называют клавиши на клавиатуре, оперативно доступные для выбора функций. Наиболее часто употребляются следующие «горячие» клавиши и их комбинации:

F1 - -вызов подсказки;

Esc — отмена текущей операции или действия;

Alt — проход в меню;

CTRL +F2 — вызов встроенного калькулятора; CTRL+ F4 — закрытие текущего окна;

Alt + F4—выход из программы;

Insert — ввод нового элемента (какого-либо документа справочника); Delete — пометка элемента на удаление;

Enter — открыть выбранный документ, переход на следующую строку.

Практически все функции, вызываемые «горячими» клавишами могут быть вызваны и другими способами: через меню, пиктограммами, экранными кнопками.

Основные термины и понятия компьютерного учета

КОНСТАНТЫ. Для работы с постоянной или условно постоянной информацией в системе используются объекты типа «Константы»:

Наименование предприятия,

Ф.И.О. руководителя,

Ф.И.О. гл. бухгалтера и т. д.

В режиме ведения бухгалтерского учета обращение к списку Констант производится через меню «Операция — Константы».

СПРАВОЧНИКИ - объекты программы, предназначенные для хранения условно-постоянной информации. Обычно в виде справочников организуются списки материалов, товаров, организаций, сотрудников, валют, банков и т. д.

Любой справочник состоит из элементов, каждый из которых описывается некоторым множеством значений (реквизитов). Например, в качестве элементов справочника «Материалы» выступает информация о конкретных единицах материальных ценностей. Соответственно каждый элемент описывается множеством реквизитов, таких как наименование, код, единицы измерения, цена и т. д.

Для обращения к справочнику предусмотрен пункт Главного меню «Справочники». Пользователь может вводить в справочники новые элементы, а также корректировать или удалять ранее введенные.

ДОКУМЕНТЫ являются объектами бухгалтерской программы, предназначенные для ввода и сохранения в базе информации о фактах хозяйственной деятельности на предприятии. При помощи документов отражаются платежи с расчетных счетов, операции по кассе, кадровое перемещение и другое. Типичными примерами видов документов являются такие документы как платежное поручение, счет, приходная накладная, расходная накладная, приходный кассовый ордер.

В режиме ведения бухгалтерского учета обращение к формам ввода документов осуществляется через пункт «Документы» в Главном меню программы.

Документ «ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР» предназначен для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации.

Документ «РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР» предназначен для автоматического оформления операций по РАСХОДУ денежных средств в кассу организации.

Документ «СЧЕТ» предназначен для выписки счетов на оплату. В торговой деятельности счета не являются обязательными для исполнения документами. Основное назначение документа «СЧЕТ» формирование печатной формы документа и выписки на его основании («режим», «ввод на основании») расходной накладной.

Документ «СЧЕТ-ФАКТУРА ВЫДАННЫЙ» предназначен для подготовки счетов-фактур, выставляемых покупателям по мере отгрузки товаров (работ, продукции, услуг). Он нужен для учета НДС.

Для ввода нового счета-фактуры необходимо выбрать пункт «СЧЕТ-ФАКТУРА ВЫДАННЫЙ» из подменю «Счета-фактуры», меню «Документы» Главного меню программы.

Счет-фактуру также можно вводить на основании следующих документов: Выписка, Выполнение этапа работ, Оказание услуг, Передача нематериальных активов, Приходный кассовый ордер. Расходная накладная, Реализация отгруженной продукции, Отпуск материалов на сторону.

Экранная форма «СЧЕТ-ФАКТУРА ВЫДАННЫЙ» в общем случае состоит из 3-х закладок:

«ШАПКА», «ТАБЛИЧНАЯ ЧАСТЬ», «КОРР. СЧЕТ И НОМЕР ГТД» (грузовая таможенная декларация).

Документ «СЧЕТ-ФАКТУРА ПОЛУЧЕННЫЙ» предназначен для регистрации счетов-фактур, получаемых от поставщиков

Для ввода нового документа необходимо выбрать пункт «СЧЕТ-ФАКТУРА ПОЛУЧЕННЫЙ» из подменю «Счета-фактуры», меню «Документы» Главного меню программы. Кроме того, этот документ можно ввести на основании документов: Авансовый отчет, Поступление материалов, Поступление основных средств, Услуги сторонней организаций, Поступление оборудования. При регистрации документа в качестве его номера указывается номер счета-фактуры поставщика. А в качестве даты — дату его поступления в организацию. Следующей строкой вводится дата и номер счет-фактуры поставщика, т. к. они будут введены в «Книгу покупок». Документ имеет 3 закладки: «СУММА», «КОРР. СЧЕТА», «ИМПОРТНЫЕ ТОВАРЫ».

Документ «ЗАПИСЬ В КНИГЕ ПОКУПОК» используется для зачета НДС поставщикам по поступившим ценностям и услугам, а также для формирования «Книги покупок».

Документ «ЗАПИСЬ В КНИГЕ ПОКУПОК» можно вводить на основании проведенных документов:

«ВЫПИСКА», «ПОСТУПЛЕНИЕ ТОВАРОВ», «ПОСТУПЛЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ)', «ПОСТУПЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ», «ПОСТУПЛЕНИЕ НМА» (нематериальных активов), «РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР», «УСЛУГИ СТОРОННЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ», «ПОСТУПЛЕНИЕ ОБОРУДОВАНИЯ».

Документ «ПОСТУПЛЕНИЕ ТОВАРОВ» предназначен для отражения в учете операций, связанных с поступлением в организация товаров. Ввод нового документа выполняется выбором пункта «Поступление товаров» из подменю «Учет товаров, реализации», меню «Документы» Главного меню программы.

Документ «ОТГРУЗКА ТОВАРОВ, ПРОДУКЦИИ» предназначен для оформления операции, связанной с отпуском товаров и отгрузкой продукции собственного производства покупателям. Ввод нового документа выполняется выбором пункта «Отгрузка товаров» из подменю «Учет товаров, реализации», меню «Документы» Главного меню программы.

Документ «АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ» формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ «ДОВЕРЕННОСТЬ» предназначен для формирования печатной формы доверенности и может также использоваться для ввода документов на получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей). Данный документ не проводится (не формирует бухгалтерских проводок).

Документ «ВЫПИСКА» предназначен для отражения в бухгалтерском учете зачисления или списания денежных средств по расчетным счетам.

Все введенные ВЫПИСКИ группируются в журнале «БАНК» (пункт «Банк», меню «Журнал», Главного меню программы). Для ввода нового документа необходимо выбрать пункт «Выписка» из подменю «Документ», Главного меню программы.

Документ «ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ» предназначен для печати платежных поручений.

Этот документ может использоваться, если организация-плательщик имеет только один счет в банке или несколько счетов. Но по всем счетам ведется единая нумерация платежных поручений.

Документ «НАЧИСЛЕНИЕ ЗАРПЛАТЫ» предназначен для учета начисления зарплаты и расчета налога на доходы с физических лиц.

Для ввода нового документа необходимо выбрать пункт «Начисление зарплаты» из подменю «Зарплата», Главного меню программы.

Документ «ВВОД В ЭКСПЛУАТАЦИЮ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ» предназначен для отражения принятия ОС к бухгалтерскому учету и ввод в эксплуатацию. Его следует использовать для зачисления на баланс предприятия основных средств, ввод в эксплуатацию которых оформляется актом по форме ОС-1, независимо от варианта их поступления на предприятие.

Система также автоматически поддерживает Журналы для регистрации введенных документов. Доступ к ранее введенным документам возможен посредством записей, зарегистрированных в Журнале «Документы».

Проведение документа предполагает автоматическое формирование проводки, отражающей факт хозяйственной деятельности, зафиксированной документом.