Отражение операций по начислению зарплаты и налогов с фот в бухгалтерском учете

Документ Отражение зарплаты в регламентированном учете предназначен для автоматизированного формирования проводок бухгалтерского и налогового учета, которые отражают начисление зарплаты, НДФЛ и страховых взносов. В табличной части фактически задаются проводки по бухгалтерскому и налоговому учету для отражения зарплаты.

В документе предусмотрено автоматическое заполнение. По кнопке Заполнить данные проведенного ранее расчета зарплаты будут отражены в документе в виде сводных проводок. Если расчет зарплаты производился в другой программе, из которой не предусмотрена автоматическая выгрузка проводок, то документ может быть заполнен вручную. При ручном внесении проводок без отражения расчетов по регистрам оперативного учета могут некорректно формироваться отчеты по заработной плате и формироваться данные персонифицированного учета.

Задание 4.2. Начисление и выплата зарплаты Провести начисление и выплату зарплаты по окладам за январь по организации.

Для этого выполнить следующие действия:

1. Ввести и выполнить автозаполнение документа Начисление зарплаты работникам организации. В этом же документе провести расчет налога.

2. Ввести и заполнить документ Зарплата к выплате, а также установить отметку в состояние Выплачено по всем сотрудникам.

3. На основании документа Зарплата к выплате ввести, используя кнопку Ввести, на основании расходный кассовый ордер.

4. Провести автоматическое начисление страховых взносов.

5. Отразить зарплату в бухгалтерском учете.

При автоматическом расчете всех документов проверить правильность автоматического расчета. Сформировать Расчетную ведомость по форме № Т-51, а также индивидуальные карточки по страховым взносам по сотрудникам.

Регламентированная отчетность по расчетам с персоналом

В разделе главного меню Зарплата предусмотрено большое количество отчетов, отражающих начисление заработной платы, а также наиболее важные данные персонифицированного учета. Среди них:

• налоговая карточка 1 НДФЛ (Главное меню: Зарплата —> Учет НДФЛ и страховых взносов -> Налоговая карточка 1 НДФЛ);

• индивидуальная карточка по страховым взносам (Главное меню: Зарплата —> Учет НДФЛ и страховых взносов → Индивидуальная карточка по страховым взносам).

Эти отчеты формируются автоматически на основе данных регистров оперативного учета. Для этого в обоих отчетах предусмотрена кнопка Сформировать.

При формировании налоговой карточки по НДФЛ в соответствии с методикой ее заполнения в разделе 3 отражаются все налогооблагаемые доходы, начисленные физическому лицу в отчетном налоговом периоде и облагаемые по ставке 13%. В системе этот доход состоит из начислений, зарегистрированных документом Начисление зарплаты работникам организаций. Сумма заработной платы за каждый отчетный месяц проставляется в поле, соответствующем месяцу, за который она начислена. В случае выплаты налогоплательщику сумм в оплату очередного отпуска, других аналогичных выплат за неотработанное время, исчисляемых в установленном порядке исходя из среднего заработка, суммы таких выплат указываются в поле (полях) того месяца налогового периода, за который они начислены.

Налог исчисленный связан с документом Начисления и относится к тем налоговым периодам, за которые начисляется налог. В строке Налог удержанный указывается сумма налога на доходы физического лица, удержанная налоговым агентом из фактически выплаченных налогоплательщику доходов, которые отражаются в месяце фактической выплаты сумм. Это может привести к появлению некоторой переплаты или задолженности по налогу за отдельные месяцы, однако не влияющие на общий результат за весь налоговый период.

Отчет Индивидуальная карточка по страховым взносам предназначен для составления Индивидуальной карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений работникам организации, сумм начисленных страховых взносов, а также сумм налогового вычета в соответствии с приказом МНС России от 27 июля 2004 г. № САЭ-3-05/443. Для определения налоговой базы используются данные о начислениях, внесенных документом Начисление зарплаты, и настроек, установленных для соответствующего вида расчетов в плане видов расчетов. Данные о фактически исчисленных суммах страховых взносах по фондам основываются на движениях документа Расчет страховых взносов.

В формах карточек по НДФЛ и страховых взносов не предусмотрено гибких встроенных возможностей для редактирования. Дополнительные доходы и налоги, которые должны быть отражены в налоговых карточках, вносятся документом Ввод доходов и налогов НДФЛ и страховых взносов (Главное меню: Зарплата —> Учет НДФЛ и страховых взносов —> Ввод доходов и налогов НДФЛ и страховых взносов). В случае необходимости печатную форму можно отредактировать вручную. Для перехода в режим ручного редактирования печатной формы необходимо отключить режим Только просмотр, используя команду Главного меню: Таблица —> Вид —» Только просмотр.

Система предусматривает автоматическое формирование данных персонифицированного учета для подачи отчетности в Пенсионный фонд. Для этого в системе предусмотрен ряд документов, которые располагаются в подменю Главного меню: Зарплата —> Персонифицированный учет. В частности:

• анкета застрахованного лица АДВ-1;

• заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства (АДВ-2, АДВ-3);

• подготовка и передача пачки СЗВ-4.

При заполнении документов анкет застрахованного лица и заявлений об обмене или дубликате страхового свидетельства в экранную форму документа включены реквизиты, которые соответствуют реквизитам страхового свидетельства. В нижней части экранной формы документа предусмотрены кнопки для вывода печатной формы соответствующего заявления и формирования файла для передачи в органы Пенсионного фонда.

Начать формирование отчетности по форме № СЗВ-4 можно с ввода данных (Главное меню: Зарплата —> Персонифицированный учет —> Ввод данных по форме № СЗВ-4). При этом открывается форма обработки, в которой указывается сумма начисленных взносов в ПФР на страховую и накопительную части трудовой пенсии, в рублях и копейках, за расчетный период. Также в форме указывается суммарное время в месяцах и днях периодов временной нетрудоспособности и суммарное время в месяцах и днях нахождения в отпусках без сохранения заработной платы. Раздел Стаж работы содержит строку (или несколько строк, если происходило увольнение и повторный прием сотрудника или изменение условий труда) с датами начала и окончания работы.

После того как личные данные по каждому сотруднику внесены, можно сформировать формы № СЗВ-4 (1 и 2). В формах содержатся сведения о застрахованных лицах: страховой номер и адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета; суммы начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Для формирования формы по списку сотрудников (пачек) используется документ Сведения о трудовом стаже и заработках (Главное меню: Зарплата —» Персонифицированный учет —> Пачка СЗВ-4 (сведения о трудовом стаже и заработках).

Табличная часть документа содержит список фамилий, по которым формируется пачка. Редактирование данных в документе не производится. Кнопка Получить файл позволяет сформировать файл для передачи в ПФР. Кнопка Файл на диск позволяет скопировать этот файл непосредственно на дискету. При формировании файлов или печатных форм автоматически проводятся проверки выводимых данных, и в случае недостаточности либо ошибочности данных выдаются диагностические сообщения.

Документ Передача пачки СЗВ-4 является аналогом ведомости уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (АДВ-11), которая представляется вместе с формами № СЗВ-4 (1 и 2).

Наряду с реквизитами шапки документа (организация, период, тип сведений и т.д.) в документе предусмотрены три табличных части, расположенные на закладках Пачки и Расчеты ПФР. В табличной части Пачки указываются передаваемые в ПФР пачки СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 (пачки СЗВ-4 — это документы Сведения о трудовом стаже и заработках, описанные выше), при этом в табличном поле Состав пачки отражаются работники, включенные в активную пачку СЗВ-4. При нажатии на кнопку Заполнить в табличную часть Пачки автоматически попадают все внесенные и проведенные документы Сведения о трудовом стаже и заработке, которые не были ранее включены в документ Передача пачки СЗВ-4. Кнопка Сформировать позволяет автоматически сформировать сведения о суммах начисленных страховых взносов и стаже всех работников организации, создать пачки сведений и занести их в табличную часть документа.

В табличной части Расчеты с ПФР отражаются все данные о расчетах с Фондом по всей организации (обособленному подразделению), вне зависимости от того, по скольким работникам подаются сведения СЗВ-4-1 (СЗВ-4-2), включая суммы начисленных и уплаченных за текущий расчетный период взносов, суммы задолженности на начало и конец расчетного периода в разрезе лет образования задолженности (переплаты). Кнопка Заполнить позволяет автоматически занести имеющиеся данные о начисленных страховых взносах по работникам организации. Если в ИБ уже присутствуют проведенные документы Передача СЗВ-4 в ПФР с заполненными данными о задолженности, тогда из документов прошлых лет будут перенесены данные об оставшейся непогашенной задолженности, а из документов текущего расчетного периода будут перенесены все данные о задолженности.

Кнопка Получить файл позволяет сформировать файл данных для передачи в органы ПФР. Кнопка Получить файл на диск формирует и автоматически копирует файл на дискету. Меню Печать содержит команды для получения печатных форм № СЗВ-4 (1 и 2), которые передаются данным документов и формы № АДВ-11.

При формировании файлов или печатных форм автоматически проводятся проверки выводимых данных, и в случае недостаточности либо ошибочности данных выдаются диагностические сообщения.

Проведение документа означает, что данные переданы в отделение ПФР и они будут учитываться при формировании и передаче информации в дальнейшем.