4.Організація діяльності підприємства при контрольних перевірках з боку зовнішнього середовища

Навряд, чи знайдеш керівника, який би сприймав позитивно будь-яку перевірку свого підприємства з боку зовнішніх контролюючих органів. Це зрозуміло, адже об’єктивні інтереси обох сторін не співпадають. Проте, уникнути такої процедури неможливо, тому завжди необхідно мати певний план дій, враховуючи що будь-яка перевірка складається з декількох етапів (Мал.65).

Мал.65. Етапи контрольної перевірки

Етап перший. Зустріч і знайомство.

Працівники підприємства при появі перевіряючих повинні з’ясувати: який орган вони представляють, їх прізвища, посади, номера телефонів і адреси їх закладів. Слід попросити показати документ, що підтверджує право на перевірку саме цим працівником. У випадку його відсутності, повинні бути надані пояснення, які слід записати.

Далі необхідно з’ясувати, яке конкретно питання їх цікавить.

Всі інші дії належать тільки до компетенції керівника підприємства. Тому, співробітник, що контактує з перевіряючим не повинен:

розмовляти з ними на будь-які теми, крім вищеперерахованих питань;

будь-що показувати або пояснювати перевіряючим;

відповідати на запитання, що стосуються діяльності підприємства, його керівництва і співробітників;

повідомляти місцезнаходження керівництва, його домашній і мобільний телефони і т.ін.;

виконувати вказівки перевіряючих: вийти з приміщення, відкрити шафу, сейф, кімнату і т.ін.;

не слід активно заважати перевіряючим в їх діях, тобто забороняти їм входити і т.ін.

Етап другий. Обґрунтування вимог перевіряючих.

Оцінювати законність дій перевіряючих необхідно тільки за допомогою адвоката.

Ні в якому разі не можна виконувати незаконних вимог перевіряючих. Закон дає право підприємству ігнорувати незаконні вказівки. Тому, необхідно з’ясувати такі питання: компетенція органу; компетенція осіб, що здійснюють перевірку; відсутність перешкод для проведення перевірки.

У випадку невідповідності одного з перерахованих вище критеріїв, підприємство має право не пускати перевіряючих до перевірки.

Етап третій. Порядок проведення перевірки.

У першу чергу необхідно з’ясувати:

де і в яких умовах буде здійснюватись перевірка (приміщення, засоби зв’язку, оргтехніка і т.ін.);

де, які і в якій послідовності будуть надаватись перевіряючому документи;

яким буде порядок відповідальності перевіряючих за документи. Перевіряючий повинен дати конкретний перелік документів, зберігати комерційну таємницю підприємства.

Етап четвертий. Перевірка.

Бажано документувати кожен крок перевірки. Всі матеріали видавати тільки під розпис, складати акти про надані відомості.

Етап п’ятий. Закінчення перевірки.

Перевірка не може продовжуватись більше 30 днів. По її закінченні маєте право вимагати результатів.

Наприкінці перевірки складається акт. Підпис керівника під актом не завжди означає його згоду, це просто ознайомлення з документом. При незгоді з висновками краще зробити позначку “з запереченнями”.

Етап шостий. Оцінка результатів перевіряючих.

Бажано звернутись до юриста і з’ясувати такі питання:

Чи не вийшли перевіряючі за межі своєї компетенції?

Чи досить повно була проведена перевірка?

Чи вірними є висновки?

Чи вірно застосовані норми законодавства?

Чи немає в результатах перевірки математичних або інших помилок?

Етап сьомий. Реагування.

Якщо в результаті перевірки були виявлені порушення, їх необхідно оскаржити. При цьому можна звернутись в такі інстанції: до вищого органу управління (стосовно до перевіряючого); до суду.

Перевагу варто віддавати суду.