Бар’єри контролю і роль менеджера в організації ефективного контролю
Хоча контроль і є важливою функцією, серед підлеглих й інших людей всередині організації часто виникає опір контролю. Менеджерам важливо розуміти, чому люди опираються контролю, і знати, як перебороти цей опір.
Найчастіше зустрічаються такі помилки контролю, що викликають роздратування співробітників: обмеження контролю інцидентом і формування “негативного досьє” на співробітника; тотальний контроль і породження недбалості у співробітників; прихований контроль і виникнення прикрості; контроль улюбленої ділянки; контроль як проформа; контроль через недовіру; утримання висновків контролю при собі.
Саме тому, можна дати такі поради менеджерам для використання ефективного контролю:
завжди пам’ятайте, що контроль повинен розглядатись і встановлюватись як позитивна діяльність, яка є необхідною для зосередження людей, часу і грошей на виконання організаційних цілей;
підтримуйте включення ваших підлеглих в контроль їх власної діяльності. Самоконтроль часто є найкращим контролем;
зосереджуйте контроль на результатах, а не на діяльності і зовнішньому вигляді;
регулярно переоцінюйте контроль, щоб впевнитись, що він все ще є необхідним і відповідає ситуації;
включайте підлеглих в розробку методів і здійснення контролю;
пам’ятайте, що деяке відхилення від стандартів є нормальним явищем;
спостерігайте як за позитивними, так і за негативними відхиленнями. Будьте впевнені у своєму визначенні і оцінці позитивних відхилень;
бійтеся підлеглих, які виступають проти контролю, тому що не бажають бути занадто обмеженими, або “втратити свободу”. Їх опір, насправді – це небажання нести відповідальність за результати діяльності.
Лекція. Процес контролю
Процес контролю: сутність і зміст основних етапів.
Організаційні аспекти управлінського контролю.
Контролююча система – система якості.
Організація діяльності підприємства при контрольних перевірках з боку зовнішнього середовища.
Процес контролю: сутність і зміст основних етапів
Процес контролю кожного типу на кожному рівні складається з трьох основних етапів. На мал.64 показано типовий рух процесу контролю через ці етапи.
Мал.64. Етапи процесу контролю
Перший етап контролю – визначення стандартів.
Стандарт – це бажаний результат або подія, що очікується, з якими менеджери можуть порівнювати всю наступну діяльність, виконання і зміни. Стандарти повинні визначатись цілями організації.
Другий етап контролю – нагляд за змінами, прогресом і результатами та їх порівняння зі стандартами.
Ці результати можуть співпадати зі стандартами, а можуть бути нижчими або вищими від нього. Тому, робота менеджера у порівнянні результатів зі стандартами полягає в тому, щоб вирішити, до якої межі відхилення від стандарту є припустимими.
Третій етап контролю – коригуючі дії.
Вони можуть приймати одну з трьох форм:
підтримка поточного статусу – коли результати співпадають зі стандартами, найбільш доречною буде реакція визначення виконання і підтримки status-quo. Головне в діяльності менеджера – впевнитись, що зворотній зв’язок позитивний, що підлеглі усвідомили, що зусилля їх важливі і за ними спостерігають;
здійснення регулювання – коли результати відхиляються від стандартів, необхідно проводити коригуючі дії. Регулювання також застосовується в тих випадках, коли стандарти є занадто високими;
зміна стандартів – якщо результати значно відхиляються від стандартів, то іншим способом коригування може бути зміна самого стандарту або плану.
Після проведення коригуючих дій процес контролю повторюється.