3.2 Завдання, функції системи управління витрат та умови її ефективності

Процес управління витратами на підприємстві є досить складний, оскільки він потребує врахування різноспрямованих інтересів: держави, галузі, підприємства, контрагентів, споживачів.

Основне завдання створення на підприємстві системи управління витратами полягає в тому, щоб поєднати ці інтереси і створити само-регулюючий механізм їх формування і зміни.

Отже, система управління витратами підприємства – це система економічних засобів і методів спрямованого впливу на інтереси галузі, підприємства, працівника з метою оптимального їх узгодження з інтересами споживачів і всього суспільства в цілому по дотриманню відповідних суспільно-необхідних пропорцій у формуванні витрат.

Функції системи управління витратами визначаються завданнями, які на неї покладаються:

1) організація інформаційного забезпечення у відповідності зі змістом, складом і структурою витрат та цільовими орієнтирами;

2) оцінка можливостей формування витрат в поточному і планованому періоді діяльності відповідно до умов функціонування підприємства;

3) повний аналіз витрат в динаміці і за поточний період;

4) прогнозування розміру і рівня витрат, застосовуючи можливі методи при різних обсягах виробництва і цільової суми прибутку;

5) планування діапазону допустимих меж рівня витрат, тобто їх максимального і мінімального значення;

6) нормування витрат у розрізі статей витрат;

7) забезпечення своєчасного доведення планованого рівня витрат до виконавчих підрозділів, центрів відповідальності, окремих осіб;

8) контроль і оперативне управління витратами з врахуванням змін умов функціонування підприємства та зміни кон’юнктури товарного ринку;

9) вдосконалення обліку витрат та пошук резервів подальшого їх зниження.

Якість управління витратами на підприємстві характеризується показ-ником їх управляємості, тобто можливості оперативного і динамічного впливу на розміри витрат у відповідності зі змінами системи економічних методів і засобів.

Слід відзначити, що на практиці іноді зустрічається застаріла точка зору, згідно з якою витрати на підприємстві повинні бути знижені будь-якою ціною до самого низького рівня. І кожна пропозиція підвищити витрати на рекламу, збільшити чисельність оперативного персоналу, підвищити квалі-фікацію робітників розглядаються як марнотратство. А відмова від таких пропозицій викликає звуження можливостей для подальшого розвитку підприємства, зниження продуктивності праці, уповільнення темпів виробництва і реалізації продукції та отримання прибутку. Проте в останній час, як свідчить зарубіжний досвід, все більше розповсюдження набула інша точка зору щодо управління витрат, а саме їх оптимізація. Потрібно і можливо йти на додаткові витрати з метою збільшення обсягу виробництва і реалізації продукції, залучення нових постачальників і покупців, підвищення якості обслуговування, створення іміджу підприємства.

Ефективне управління витратами повинно передбачати зменшення і усунення тих витрат, які не є доцільними, результативними для підприєм-ства, тобто які не сприяють збільшенню обсягів виробництва і реалізації продукції, отриманню цільового розміру прибутку.

Щоб оптимізувати витрати на підприємстві при їх формуванні доцільно забезпечити виконання таких умов:

- приріст загальної суми витрат не повинен перевищувати приріст виручки від реалізації (доходів);

- мінімальний рівень (середніх) витрат повинен досягатися при такому обсязі виробництва і реалізації, коли граничні витрати по своєму розміру дорівнюють середнім витратам. Подальше збільшення обсягів діяльності призведе до зросту розмірів середніх витрат, що не є ефективним;

- зниження витрат не повинно викликати негативних явищ: зниження якості продукції (робіт, послуг), а як наслідок, погіршення якісних показників діяльності підприємства;

- розмір витрат повинен бути пов’язаний із забезпеченістю підприєм-ства ресурсами, прогнозовані значення витрат повинні визначатися з врахуванням обмежень по ресурсах, розрахунки забезпечувати найбільш оптимальне їх використання;

- досягатися відповідність зміни витрат змінам обсягу і особливостей діяльності підприємства, його цільових орієнтирів, вимог покупців до якості і асортименту продукції тощо.

В сучасних умовах значно зростає значення оперативного управління витратами за ними. Ефективність цієї діяльності оцінюється в її взаємозв’язку з кінцевими соціально-економічними показниками діяльності.

Оперативний контроль слід розуміти як перевірку вміння використо-вувати ресурси таким чином, щоб здійснювати підприємницьку діяльність як можна ефективніше і в бажаному напрямку. Такий контроль стосується ціноутворення, обсягу виробництва і реалізації продукції, інвестицій, розвитку додаткових послуг, комп’ютерних систем, кадрів, кредиторської і дебіторської заборгованості, зв’язків з контрагентами, реклами тощо.

Критерієм ефективності оперативного управління витрат є їх взаємозв’язок з кінцевими показниками господарської діяльності – прибутком і обсягом реалізації продукції, які в умовах ринку повинні мати тенденцію до зросту. Проте значним стримуючим чинником на шляху росту витрат підприємства стає конкуренція. Тому, щоб вижити в конкурентній боротьбі підприємство повинно забезпечити більш високі темпи росту якісних показників діяльності підприємства, прибутку і виручки (доходів), у порівнянні з темпами росту його витрат.

Управління ресурсами і витратами здійснюється за допомогою наступних функцій: планування, організація, мотивація, облік, аналіз, контроль, координація, адаптація. Зупинимось на основних із них.

Планування здійснюється в декілько етапів:

- перший етап – обґрунтовуються основні напрямки економії витрат в планованому періоді. При цьому основна увага повинна приділятися пошуку і подальшої реалізації чинників їх зниження. Такими чинниками в торгівельних підприємствах, забезпечуючих будівельні об’єкти є торговельно-техно-логічні процеси, товорообіг, матеріально-технологічне забезпечення, упаравління персоналом. З врахуванням виявлених чинників обґрунтовується конкретна система заходів, спрямованих на економію витрат обігу в планованому періоді діяльності;

- другий етап – розраховуються плановані суми витрат обігу у розрізі окремих їх статей і шляхом їх сумування визначається загальна планована сума витрат в цілому по підприємсту;

- третій етап – здійснюється розподіл загальної планованої суми витрат обігу по етапах реалізації товарів. Такий розподіл здійснюється у розрізі запланованого обсягу реалізації товарів і планованої суми запасів товарів на кінець періоду. Сума витрат обігу, що відноситься на запаси товарів на кінець планованого періоду визначається за формулою:

ВОзк=Зк * Рв/ 100 (3.1)

де ВОзк – сума витрат обігу, що відноситься на запаси товарів на кінець планованого періоду;

Зк – сума товарних запасів на кінець планованого періоду;

Рв – середній рівень витрат на перевезення, зберігання, підсортування, обробку, упаковку та передпродажну підготовку товарів, а також проценти за кредит.

Цей рівень витрат визначається як відношенням суми витрат на запаси товарів на початок місяця і по двох вищевказаних статтях витрат до планованої суми реалізації товарів, у відсотках.

Частина планованої суми витрат обігу, що залишилася ( за різницею їх суми, що відноситься на запаси товарів на кінець планованого періоду) буде відноситися до обсягу реалізації товарів в планованому періоді і визначати його реальну витратоємність;

- четвертий етап – проводиться розподіл планованої суми витрат обігу між окремими центрами витрат і центрами відповідальності. Розподіл суми витрат обігу у розрізі цих центрів (структурних підрозділів і структурних одиниць) здійснюється згідно з видами витрат і запланованими обсягами їх діяльності в межах загальної суми витрат підприємства по окремих статтях. Плановані суми витрат обігу доводяться до окремих центрів витрат або центрів відповідальності у вигляді нормативів використання коштів або планованих бюджетів (кошторисів). Важливою функцією у системі управління ресурсами і витратами є аналіз.

Функція організація полягає у визначенні місця формування і розподілу ресурсів і витрат у центрах витрат і відповідальності з метою відслідкування причин їх перевитрат або економії.

Мотивація полягає у спонуканні працівників підприємства (через заробітну плату, премії, компенсації, службову кар’єру, моральне стимулювання) до дотримання ними встановлених планових витрат і пошуку способів їх зниження.

Аналіз як функція управління ресурсами і витратами може здійснюватись за допомогою інформації. Джерелами інформації для аналізу витрат є оперативні дані бухгалтерського обліку, статистична звітність, матеріали документальних ревізій, інвентаризацій, перевірок, доповідні записки, результати спостережень. Перед початком аналізу перевіряється достовірність даних і забезпечується співставленість окремих показників.

В залежності від обсягу проведення аналізу та завдань з ним пов’язаних розрізняють повний і неповний аналіз витрат.

Повний аналіз витрат повинен здійснюватися не менше одного разу у квартал і його завданнями є визначення:

- очікуваних (фактичних) рівнів і суми витрат, виконання плану витрат обігу по загальному рівню та з окремих статей витрат;

- динаміки та ступеня виконання плану по витратах;

- розміру і темпу зміни фактичного (очікуваного) рівня витрат обігу у порівнянні з його планованим значенням;

- розміру економії або перевитрат по загальному рівню та з окремих статей витрат;

- зміни розміру впливу основних факторів на відхилення фактичних витрат від планованих;

- витратоємності окремих видів товарів;

- обґрунтованості та напруженості планованих завдань з витрат;

- відмінностей розміру витрат у порівнянні з конкурентами.

Основними завданнями неповного аналізу є:

- встановлення відхилень і їх вартісна оцінка;

- встановлення чинників, що викликали ці відхилення;

- розподіл відповідальності за виявлені результати.

За результатами аналізу складається пояснювальна записка, яка містить конкретні рекомендації щодо управління витратами і ліквідації нераціональних поточних витрат на підприємстві.

Контроль як система спостереження і перевірки визначає рівень відхилень фактичних від планових витрат, норм витрачання матеріальних ресурсів, оперативних управлінських рішень допущених відхилень від прийнятих принципів організації в господарюючих суб’єктах. Методами контролю є аналіз, перевірка, ревізія, обстеження, само і взаємоконтроль.

Координація як функція управління ресурсами і витратами являє собою процес, спрямований на забезпечення пропорційного, синхронного, безперервного, узгодженого руху матеріальними, трудовими, фінансовими потоками. Координація як відмічав Й.С. Завадський [9] забезпечує баланс у діяльності окремих ланок керованої системи,підпорядковує основній меті різні, іноді суперечливі інтереси, забезпечує зв’язок між центрами витрат і відповідальності, які виконують різні операції однією функцією.

Адаптація ґрунтується на здатності підтримувати просторову, часову та функціональну структуру без додаткового впливу. У процесі саморегуляції, центри витрат і відповідальності адаптується (пристосовується) самостійно до змін які відбуваються на підприємстві.

Управління витратами на підприємстві необхідне для оцінки факторів рентабельності, вибору потрібних замовлень, планування майбутніх напрям-ків діяльності, оцінки виробничих запасів і їх кошторису, розподілу і міні-мізації витрат; для визначення рівня беззбитковості, можливих фінансових результатів при зміні ціни продажу; для складання кошторису і аналізу відхи-лень; для прийняття нестандартних рішень, наприклад, таких як “виготов-ляти чи продавати”, “чи продавати нижче нормальної продажної ціни” тощо. Безумовно, в значній мірі специфіка прийняття рішень визначається особливостями конкретного підприємства, його технології, організаційної структури, позиції на ринку. Проте існують і стандартні рішення, які на практиці необхідно приймати кожному керівнику: рішення про обсяг і структуру виробництва; вибір між власним виробництвом і закупівлею напівфабрикатів; рішення про визначення нижньої межі ціни продукції.

Приклад 1. Підприємство виготовляє технічно складну продукцію, виробництво якої вимагає значної кількості комплектуючих деталей. Підпри-ємство може купувати ці деталі по ціні 1000 грн./шт. або виготовляти їх у себе. Визначити, який варіант рішення є більш ефективним для підприємства.

Собівартість виробництва деталей на даному підприємстві:

Прямі змінні витрати	850 грн./шт.
Постійні накладні витрати	200 грн./шт.
Разом повна собівартість	1050 грн./шт.

Рішення: Більш вигідним є власне виробництво комплектуючих де-талей, оскільки економія коштів складе 150 грн./шт., тому що постійні витрати в короткостроковому періоді вже покриті реалізацією основної продукції.

У процесі прийняття рішень про ціну реалізації продукції менеджеру важливо пам’ятати, що в ринкових умовах ціна на продукцію встановлюється в залежності від попиту і пропозиції: під тиском конкурентів підприємство не завжди може диктувати свої умови покупцеві. А тому підприємство повинно знати мінімальну межу ціни, по якій воно ще може виготовляти і реалізувати відповідну продукцію.

Приклад 2. Фірма “Пошук” виготовляє металеві каркаси. Виробничі витрати складають 1200 грн./шт., ціна – 2000 грн./шт., перемінні витрати на збут – 140 грн./шт., середні постійні витрати – 80 грн./шт. (віднесені на собівартість одиниці продукції пропорційно працевитратам).

На даний час фірма виготовляє 10000 каркасів. Поступає пропозиція про додаткову закупівлю 5000 каркасів, але при цьому постійні витрати зростуть на 10 тис.грн і фірма змушена буде відмовитися від виготовлення 2000 шт. каркасів в основному виробництві.

Визначити мінімальну прийнятну ціну, на яку могло б погодитися керівництво фірми “Пошук”, тобто ціну, яка б зберігала попередню суму прибутку.

Рішення.

1. Визначимо собівартість основного виробництва:

1200 + 140 +80 = 1420 грн./шт.

2. Розрахуємо прибуток від основного виробництва:

(2000 –1420) х 10 000 = 5 800 тис.грн.

3. Розрахуємо собівартість нового замовлення:

1200 + 140 + ( 80 х 2000) : 5000 + 10000 : 5000 = 1374 грн./шт.

Фірмі “Пошук” не слід відмовлятися від даної пропозиції, тому що додаткових постійних витрат для виконання замовлення не вимагається і реалізація збільшить розмір прибутку підприємства.

4. Визначимо мінімальну прийнятну ціну як суму собівартості нового замовлення і прибутку, який забезпечував 2000 шт. каркасів:

1374 + ((2000 – 1420) х 2000) : 5000 = 1606 грн./шт.

Таким чином, мінімальна ціна реалізації даної продуції – 1606 грн/шт.

Контрольні питання до теми 3

1. Назвіть мету та завдання управління витратами на підприємстві.

2. Перелічіть основні елементи управління витратами.

3. Охарактеризуйте облік і аналіз як функції управління витратами.

4. У чому полягає функція мотивації в системі управління витратами?

5. Які особливості підсистем системи управління витратами?

6. Дайте характеристику функціональному, організаційному та мотиваційному аспектам управління витратами на підприємстві.

7. Що означає управляти витратами на підприємстві?