27.8.1. Как признать расходы на выплату отпускных

Если ваша организация применяет метод начисления, то при формировании учетной политики для целей налогообложения можно выбрать один из двух способов учета расходов на выплату отпускных:

1-й способ - признавать их так же, как все виды расходов на оплату труда: ежемесячно в том периоде, к которому они относятся (абз. 1 п. 1, п. 4 ст. 272 НК РФ).

На практике возникает вопрос: к какому периоду относить затраты на оплату так называемых переходящих отпусков, выпавших на два календарных месяца? Этот вопрос актуален, если дни отпуска работника приходятся на два разных отчетных или налоговых периода. Необходимо отметить, что четкого ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По мнению контролирующих органов, затраты относятся к периоду нахождения работника в отпуске. При таком подходе затраты по переходящим отпускам нужно распределить пропорционально дням отпуска, которые приходятся на каждый из соответствующих отчетных или налоговых периодов (Письма Минфина России от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356, от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804, от 12.05.2010 N 03-03-06/1/323 (п. 1)).

Вместе с тем арбитражные суды, как правило, придерживаются иного мнения: расходы на отпускные относятся к периоду, в котором они начислены и выплачены (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 26.12.2011 N А27-6004/2011, ФАС Московского округа от 24.06.2009 N КА-А40/4219-09).

Таким образом, если отпускные работнику вы начислили и выплатили, например, в марте, а его отпуск частично или полностью приходится на апрель, то расходы на выплату отпускных можно полностью признать в I квартале. Однако отстаивать такую позицию вам, скорее всего, придется в суде.

Примечание

Подробнее о практике арбитражных судов по данному вопросу вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль;

2-й способ - создать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в порядке, предусмотренном ст. 324.1 НК РФ.

Указанный резерв позволяет распределить затраты на оплату отпусков равномерно в течение года. При его создании в состав расходов на оплату труда ежемесячно включаются не фактически начисленные отпускные, а одинаковая сумма отчислений в резерв, рассчитанная на основании сметы. В конце налогового периода вы сопоставляете сумму начисленного резерва с величиной фактических затрат на оплату отпусков, использованных в течение календарного года (с учетом страховых взносов), и:

- если разница отрицательная, вы включаете ее в состав расходов (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ);

- если разница положительная, вы переносите на следующий год сумму резерва, относящуюся к неиспользованным дням отпуска, и включаете в состав внереализационных доходов неперенесенный остаток резерва (абз. 2 п. 3, п. п. 4, 5 ст. 324.1 НК РФ).

Примечание

Подробнее о порядке создания и использования резерва на оплату отпусков вы можете узнать в разд. 12.2 "Резерв на оплату отпусков".

Подчеркнем, что формирование резерва является вашим правом, а не обязанностью. Если в учетной политике его создание не предусмотрено, вы должны использовать первый из двух рассмотренных способов признания расходов на оплату отпусков.

Также добавим, что в случае применения кассового метода суммы отпускных признаются расходами в момент их выплаты работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).