24.2.4. Дата признания командировочных расходов

Если ваша организация применяет метод начисления, то расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При этом датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если ваша организация применяет кассовый метод, то затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Каких-либо особенностей для признания командировочных расходов при применении кассового метода НК РФ не устанавливает.

На наш взгляд, при применении кассового метода командировочные расходы следует признавать в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. Причем сумма признанных расходов не должна превышать сумму выданного работнику аванса.

Если в авансовом отчете зафиксирован перерасход, то сумму превышения фактически понесенных командировочных расходов над суммой выданного аванса можно включать в состав расходов только после погашения соответствующей задолженности перед работником.

Примечание

Подробнее о методах учета доходов и расходов при исчислении налога на прибыль читайте в гл. 4 "Методы учета доходов и расходов".

Как видим, независимо от применяемого организацией метода определения доходов и расходов для признания командировочных расходов в целях налогообложения необходим авансовый отчет.

На основании п. 26 Положения о командировках, п. 19 Инструкции N 62, п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах работник должен представить не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки. В этот же срок необходимо представить отчет о работе, выполненной в командировке (п. 26 Положения о командировках).

С 1 января 2013 г. форма этого первичного учетного документа разрабатывается организацией самостоятельно с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Однако для удобства можно использовать унифицированную форму N АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. До указанного срока организации могли применять только унифицированную форму. При необходимости в авансовый отчет можно было вносить дополнительные строки (реквизиты) или вкладные листы. Однако удалять отдельные реквизиты, утвержденные Госкомстатом России, не допускалось (Письмо Минфина России от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414). Дополненную форму авансового отчета следовало утвердить в учетной политике.

Примечание

Образец заполнения унифицированной формы N АО-1 приведен в приложении 4 к настоящей главе.

Отметим, что в налоговой декларации по налогу на прибыль организаций (форма по КНД 1151006, утвержденная Приказом ФНС России от 22.03.2012 N ММВ-7-3/174@) сумма командировочных расходов формирует показатель строки 040 Приложения N 2 к листу 02.

ПРИМЕР

расчета командировочных расходов

Ситуация

По приказу генерального директора ОАО "Бета", расположенного в г. Санкт-Петербурге, руководитель отдела сбыта Васильев направлен в служебную командировку. Цель командировки - заключение контрактов в Москве и Париже на поставку продукции, производимой ОАО "Бета", ведение деловых переговоров. Маршрут командировки: Санкт-Петербург - Москва - Париж - Москва - Санкт-Петербург.

Коллективным договором ОАО "Бета" установлен следующий размер суточных: на территории РФ - 700 руб.; на территории Франции - 52 евро.

Из кассы организации 31 января Васильеву выдано под отчет 30 000 руб. (в счет оплаты расходов на проезд, по найму жилого помещения и оплаты суточных на территории РФ) и 700 евро (в счет оплаты расходов по найму жилого помещения и суточных на территории Франции).

Согласно отметкам в командировочном удостоверении:

- дата выбытия из Санкт-Петербурга - 1 февраля;

- дата прибытия в Москву - 1 февраля;

- дата выбытия из Москвы - 4 февраля;

- дата прибытия в Санкт-Петербург - 10 февраля.

Согласно отметкам в загранпаспорте:

- государственная граница РФ при въезде во Францию пересечена 4 февраля;

- государственная граница Франции при въезде в Россию пересечена 9 февраля.

Авансовый отчет представлен Васильевым и утвержден генеральным директором 12 февраля.

В соответствии с авансовым отчетом Васильевым понесены следующие расходы (для удобства все суммы указаны без учета НДС).

Статья расхода	Сумма	Оправдательный документ
Проезд по маршруту Санкт-Петербург - Москва - Санкт-Петербург	7 000 руб.	Авиабилет
Проезд по маршруту Москва - Париж - Москва	10 800 руб.	Авиабилет
Проживание в гостинице "Международная", Москва (3 суток)	9 750 руб.	Счет по форме N 3-Г
Проживание в отеле "Astoria Opera", Париж (5 суток)	400 евро (80 евро x 5 дн.)	Инвойс
Суточные на территории РФ (5 суток)	3 500 руб. (700 руб. x 5 дн.)	Коллективный договор
Суточные на территории Франции (5 суток)	260 евро (52 евро x 5 дн.)	Коллективный договор

Курс евро, установленный Банком России, составляет (условно):

- на дату выдачи денежных средств из кассы организации - 40,4 руб/евро;

- на дату утверждения авансового отчета - 40,5 руб/евро.

Доходы и расходы для целей налогообложения прибыли организация определяет методом начисления.

Необходимо определить сумму командировочных расходов, которую ОАО "Бета" может принять в уменьшение прибыли.

Решение

1. Определим сумму командировочных расходов, которую организация может принять в уменьшение прибыли в размере фактических затрат.

Статья расходов	Сумма
Расходы на проезд	17 800 руб. (7000 руб. + 10 800 руб.)
Расходы по найму жилого помещения	25 910 руб. (9750 руб. + 400 евро x 40,4 руб/евро <*>)
Итого	43 710 руб.

--------------------------------

<*> Поскольку организация осуществила выплату аванса для снабжения работника денежными средствами на проезд и проживание, расходы, выраженные в евро, пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи денег из кассы (абз. 2 п. 10 ст. 272 НК РФ).

2. Рассчитаем сумму суточных, которую организация учтет при исчислении налога на прибыль.

Период командировки	Количество дней	Место пребывания	Размер суточных за период
С 1 по 3 февраля	3	Россия	2 100 руб. (700 руб. x 3 дн.)
С 4 по 8 февраля	5	Франция	10 504 руб. (52 евро x 5 дн. x 40,4 руб/евро <*>)
С 9 по 10 февраля	2	Россия	1 400 руб. (700 руб. x 2 дн.)
Итого				14 004 руб.

--------------------------------

<*> Поскольку организация авансом снабдила командированного сотрудника денежными средствами в оплату его дополнительных расходов (суточные), в рубли они пересчитываются по курсу на дату выдачи денег из кассы (абз. 2 п. 10 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, общая сумма командировочных расходов, которую ОАО "Бета" признает в целях налогообложения прибыли, составит 57 714 руб. (43 710 руб. + 14 004 руб.).

3. В бухгалтерском учете ОАО "Бета" сделает следующие записи.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы из кассы под отчет российские рубли на командировочные расходы	71	50-1- касса в рублях	30 000	Расходный кассовый ордер
Выданы из кассы под отчет валютные денежные средства на командировочные расходы (700 x 40,4)	71	50-1- касса в евро	28 280	Расходный кассовый ордер
Бухгалтерские записи по состоянию на 12 февраля
Отражены расходы в виде суточных (52 x 5 x 40,4 + 3500)	44	71	14 004	Авансовый отчет
Отражены расходы на проезд и на проживание (400 x 40,4 + 17 800 + 9750)	44	71	43 710	Авансовый отчет
Отражена выплата из кассы перерасхода по авансовому отчету (30 000 - (7000 + 10 800 + 9750 + 3500))	71	50-1- касса в рублях	1 050	Расходный кассовый ордер
Отражен возврат остатка валютных денежных средств, выданных под отчет ((700 - (400 + 260)) x 40,5)	50-1- касса в евро	71	1 620	Приходный кассовый ордер
Отражена положительная курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом (700 - 400 - 260) x (40,5 - 40,4)	71	91-1	4	Бухгалтерская справка-расчет

Отметим, что в связи с внесением изменений в ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" в бухгалтерском учете задолженность подотчетного лица при выдаче денежных средств в иностранной валюте пересчитывается только на дату выдачи валюты из кассы. На дату утверждения авансового отчета пересчет средств, выданных для командировочных расходов, не производится (п. п. 7, 9, 10 ПБУ 3/2006).

В связи с этим командировочные расходы, которые покрыты выданными под отчет денежными средствами, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета по курсу, действующему на дату их выдачи (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99, п. 9 ПБУ 3/2006).

Операция по оприходованию не использованной работником валюты отражается бухгалтерской записью в рублях по курсу, который действует на дату оприходования (Приложение к ПБУ 3/2006, п. 20 ПБУ 3/2006). Сумму неиспользованных денежных средств нужно пересчитать в рубли по курсу на дату возврата, так как она уже не рассматривается как аванс, выданный работнику на командировочные расходы. Поэтому в расчетах возникает положительная курсовая разница, которая включается в состав прочих доходов организации (п. п. 3, 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).

Приложение 1 к главе 24

Обратите внимание!

С 1 января 2013 г. применение унифицированных форм первичных учетных документов в соответствии с Законом 402-ФЗ не является обязательным. Исключение составляют формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, кассовые документы). Кроме того, существуют некоторые особенности по применению унифицированных форм по учету труда и его оплаты.

Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов с 01.01.2013 см. комментарий.

Образец оформления приказа на командировку (форма N Т-9)

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301022│

ОАО "Бета" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 5/01 │ 31.01.----│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Васильева Олега Петровича │ 17 │

-------------------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

отдел сбыта

------------------------------------------------------------------

структурное подразделение

руководитель

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

Россия, Москва, ООО "Альфа"

------------------------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

Франция, Париж, Концерн "Mashine-outil"

------------------------------------------------------------------

__________________________________________________________________

┌─────────────┐

сроком на │ 10 │ календарных дней

└─────────────┘

01 февраля -- 10 февраля --

с "--" ---------- 20-- г. по "--" ----------- 20-- г.

заключения контрактов на поставку продукции

с целью ----------------------------------------------------------

__________________________________________________________________

Командировка за счет средств _____________________________________

указать источник финансирования

Основание (документ, служебное задание N 7/01 от 31.01.----

номер, дата): ----------------------------------------------------

служебное задание, другое основание (указать)

__________________________________________________________________

ген. директор Сергеев

Руководитель организации ----------- _______ ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

С приказом (распоряжением) Васильев 31 января --

работник ознакомлен ----------------- "--" --------- 20-- г.

личная подпись

Приложение 2 к главе 24

Образец оформления командировочного удостоверения

(форма N Т-10)

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301024│

ОАО "Бета" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ │ 6/01 │ 31.01.----│

└─────────┴───────────┘

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Васильев Олег Петрович │ 17 │

Работник ----------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

отдел сбыта

------------------------------------------------------------------

структурного подразделения

руководитель

------------------------------------------------------------------

должность (специальность, профессия)

Россия, Москва, ООО "Альфа",

командируется в --------------------------------------------------

место назначения (страна, город, организация)

Франция, Париж, Концерн "Mashine-outil"

------------------------------------------------------------------

заключения контрактов на поставку продукции

для --------------------------------------------------------------

цель командировки

__________________________________________________________________

10

на -------- календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

01 февраля -- 10 февраля --

с "--" ------------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его

паспорт гражданина РФ 45 05 811 888

документа --------------------------------------------------------

наименование, номер

ген. директор Сергеев

Руководитель ----------------- _____________ ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

----------------------------------------------------------------

Оборотная сторона формы N Т-10

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты

назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Санкт-Петербурга Москву

Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------

01 февраля -- 01 февраля --

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.

ген. директор директор

----------- ___________________ ----------- ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

Сергеев Иванов

------------------------------- -------------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Москвы Санкт-Петербург

Выбыл из ---------------------- Прибыл в ----------------------

04 февраля -- 10 февраля --

"--" --------- 20-- г. "--" --------- 20-- г.

директор ген. директор

----------- ___________________ ----------- ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

Иванов Сергеев

------------------------------- -------------------------------

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.

___________ ___________________ ___________ ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

_______________________________ _______________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Выбыл из ______________________ Прибыл в ______________________

"__" _________ 20__ г. "__" _________ 20__ г.

___________ ___________________ ___________ ___________________

должность личная подпись должность личная подпись

_______________________________ _______________________________

расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Приложение 3 к главе 24

Образец оформления служебного задания

для направления в командировку

и отчета о его выполнении (форма N Т-10а)

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301025│

ОАО "Бета" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 7/01 │ 31.01.----│

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ └─────────┴───────────┘

для направления в командировку и отчет о его выполнении

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Васильев Олег Петрович │ 17 │

---------------------------------------------------------------└───────────────┘

фамилия, имя, отчество

Структурное подразделе- ние	Должность (специаль- ность, про- фессия)	Командировка									Основа- ние
		место назначения		дата		срок (кален- дарные дни)		организа- ция-пла- тельщик
		страна, город	организация	начала	окончания
						все- го	не счи- тая времени нахож- дения в пути
1	2	3	4	5	6	7	8		9		10
Отдел сбыта	Руководитель	Россия, Москва	ООО "Альфа"	01.02.----	03.02.----	3	3		ОАО "Бета"		План работы отдела продаж
		Франция, Париж	Концерн "Mashine- outil"	04.02.----	08.02.----	5	5
		Россия, Москва	ООО "Альфа"	09.02.----	10.02.----	2	2

Содержание задания (цель)	Краткий отчет о выполнении задания
11	12
Заключение контрактов на поставку продукции	Переговоры проведены успешно. Контракты с ООО "Альфа" и Концерном "Mashine-outil" подписаны

Руководитель

структурного рук. отдела Васильев Васильев

подразделения --------- _______ ----------- Работник ---------

должность личная расшифровка личная

подпись подписи подпись

выполнено

Заключение о выполнении задания -----------

___________________________________________

Руководитель

Руководитель ген. директор Сергеев структурного рук. отдела Васильев

организации --------- _______ ------------- подразделения --------- _______ -----------

должность личная расшифровка должность личная расшифровка

подпись подписи подпись подписи

12 февраля --

"--" ------------ 20-- г.

Приложение 4 к главе 24

Образец оформления авансового отчета (форма N АО-1)

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0302001│

ОАО "Бета" ├───────┤

---------------------------------------------- по ОКПО │ │

наименование организации └───────┘

УТВЕРЖДАЮ

Отчет в сумме ___________________

53 150

----------------- руб. _____ коп.

┌─────┬─────┐

│Номер│ Дата│ ген. директор

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ├─────┼─────┤ Руководитель --------------------

│ 10 │12.02│ должность

└─────┴─────┘

Сергеев

__________ ----------------------

подпись расшифровка подписи

12 февраля --

"--" ------------- 20-- г.

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Отдел сбыта │ │

Структурное подразделение ---------------------------├───────────┤

│ │

Васильев О.П. │ │

Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер │ 17 │

фамилия, инициалы └───────────┘

руководитель команд. расходы

Профессия (должность) ------------- Назначение аванса ------------

┌───────────────────────┬──────────┐ ┌───────────────────────────┐

│Наименование показателя│ Сумма, │ │ Бухгалтерская запись │

│ │руб. коп. │ │ │

├───────────────────────┼──────────┼─┼─────────────┬─────────────┤

│ остаток │ │ │ дебет │ кредит │

│Предыдущий ──────────┼──────────┤ ├─────┬───────┼──────┬──────┤

│ аванс перерасход│ │ │счет,│сумма, │счет, │сумма,│

│ │ │ │суб- │руб. │суб- │руб. │

│ │ │ │счет │коп. │счет │коп. │

│ │ │ │ │ │ │ │

├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤

│Получен аванс 1. из │ 58 280 │ │ 44 │ 57 714│ 71 │57 714│

│кассы │ │ │ │ │ │ │

├─────────────┬─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤

│1а. в валюте │700 евро │ 28 280 │ │ │ │ │ │

│(справочно) │ │ │ │ │ │ │ │

├─────────────┴─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤

│ 2. │ │ │ │ │ │ │

├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤

│ │ │ │ │ │ │ │

├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤

│Итого получено │ 58 280 │ │ │ │ │ │

├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼──────┼──────┤

│Израсходовано │ 57 714 │ │ │ │ │ │

├───────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼──────┼──────┤

│ Остаток │ 1 620 │ │ │ │ │ │

│ ──────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼──────┼──────┤

│ Перерасход │ 1 050 │ │ │ │ │ │

└───────────────────────┴──────────┘ └─────┴───────┴──────┴──────┘

5

Приложение _____ документов на ----- листах

Пятьдесят семь тысяч семьсот

четырнадцать

Отчет проверен. К утверждению в сумме ----------------------------

сумма прописью

00 57 714 00

руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)

Сидорова

Главный бухгалтер _______________ ----------------------------

подпись расшифровка подписи

Комарова

Бухгалтер _______________ ----------------------------

подпись расшифровка подписи

-Остаток внесен- ┌─────────┐ ┌────┐

---------------- в сумме │ 1050 │ руб. │ 00 │ коп. по кассовому

Перерасход └─────────┘ └────┘

выдан

5 февраля ----

ордеру N --- от "12" --------- ---- г.

Комарова февраля ----

Бухгалтер (кассир) _______ ------------------- "12" ------ ---- г.

подпись расшифровка подписи

Остаток внесен ┌─────────┐ ┌────┐

---------------- в сумме │ 1620 │ руб. │ 00 │ коп. по кассовому

-Перерасход- └─────────┘ └────┘

-выдан-

6 февраля ----

ордеру N --- от "12" --------- ---- г.

Комарова февраля ----

Бухгалтер (кассир) _______ ------------------- "12" ------ ---- г.

подпись расшифровка подписи

------------------------------------------------------------------

линия отреза

Оборотная сторона формы N АО-1

Васильева О.П.

Расписка. Принят к проверке от -------------------- авансовый

10 февраля ----

отчет N --- от "12" ---------- ---- г.

Пятьдесят

семь тысяч

семьсот

четырнадцать

на сумму ---------- руб. ___ коп., количество документов

прописью

5

_______ на -------- листах

Комарова февраля ----

Бухгалтер __________ ------------------- "12" -------- ---- г.

подпись расшифровка подписи

Номер по по- рядку	Документ, подтверждающий производственные расходы		Наименова- ние доку- мента (расхода)	Сумма расхода				Дебет сче- та, суб- счета
				по отчету		принятая к учету
				в руб. коп.	в валюте	в руб. коп.	в валюте
	дата	номер
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	01.02.---- - 09.02.----	RF3102553	авиабилеты	7 000	-	7 000	-	44
2	04.02.---- - 09.02.----	FR776521	авиабилеты	10 800	-	10 800	-	44
3	01.02.---- - 04.02.----	551	счет	9 750	-	9 750	-	44
4	04.02.---- - 09.02.----	АН 755/06	инвойс	-	400 евро	-	400 евро	44
5	01.02.---- - 03.02.----, 09.02.---- - 10.02.----	-	Суточные на территории РФ	3 500	-	3 500	-	44
6	04.02.---- - 09.02.----	-	Суточные на территории Франции	-	260 евро	-	260 евро	44
Итого				31 050	660	31 050	660

Васильев

Подотчетное лицо _________________ -----------------------

подпись расшифровка подписи

Примечание

При оформлении авансового отчета в отношении выданной иностранной валюты заполняются строка 1а лицевой стороны формы N АО-1 и графы 6 и 8 ее оборотной стороны (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).