2.5.2. Процесс контроля
В процедуре контроля есть три этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. Рассмотрим их более подробно.
Установление стандартов. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты фазы контроля и планирования.
Стандарты – это конкретные цели, процесс в отношении которых поддается измерению.
Цели,
которые могут быть использованы в
качестве стандартов для контроля,
отличают две очень важные особенности.
Они характеризуются наличием временных
рамок, в
которых должна быть выполнена работа,
и конкретного
критерия,
по отношению к которому можно оценить
степень выполнения работы, которые
обозначим
.
Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, так как они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно.
Область, в которой установить показатели результативности особенно трудно, это научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР). Все традиционные показатели (число патентов, публикаций, отчетов и завершенных проектов) делают упор на определение производительности и эффективности НИОКР, оставляя за скобками вопрос о направленности НИОКР и полезности их проведения для организации в целом.
В последние годы оценкой результативности исследований и разработок, служат достижения целей организации и процент работ, принятых и одобренных фирмой. Эти показатели в сочетании с показателями эффективности выполнения работ позволяют установить, что проведение НИОКР не только эффективно само по себе, но и полезно для организации.
Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этой стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основанием для решения о начале действий. Деятельность на этой стадии заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передачи информации и ее оценки.
Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели:
(2.9)
где
– заданные величины
.
Руководство
высшего уровня устанавливает масштабы
допустимых отклонений
,
в пределах которых отклонения полученных
результатов от намеченных не должны
вызывать тревоги.
Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения, который состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.
Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Эффективная система измерений должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале выбираются единицы измерения, соответствующие единицам измерения стандарта. Выбор подходящей единицы измерения – это наиболее легкая часть проведения контрольных измерений, обеспечивающих достижение целей организации. Также важно, чтобы скорость, частота и точность измерений тоже были согласованны с деятельностью, подлежащей контролю. Использование компьютеров для контрольных измерений сделало эти проверки гораздо более оперативными, дешевыми и точными.
Распространение и передача информации играют ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для эффективности системы контроля необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия.
За последние годы достигнуты очень большие успехи по распространению информации, имеющей исключительно количественный характер. Новые средства обработки контрольной информации с исключительно высокой скоростью открывают сегодня возможности создания гигантских организаций.
Действия. После вынесения оценки руководитель должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарт.
Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. Однако в управлении нельзя рассчитывать на то, что случившееся один раз повторится снова. Даже совершенные методы должны подвергаться измерениям. Если система контроля показала, что в каком-то элементе организации все идет хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя цикл контроля.
Н
Этап 1: Этап 2:
сравнение результатов
Этап 3: действия
определение со
стандартами
стандартов
Да
Нет
Да
Нет
Планирование. Цели и
стратегические планы
Установить масштаб допустимых
отклонений
Оценить точность
и значимость
информации
Достигнуты
ли цели
Ничего не
предпринимать
Установить причину отклонения
Сравнить результаты
со стандартом
Сообщить полученные
результаты сотрудникам
Реалистичны ли
стандарты
Определить
показатели
результативности
Устранить отклонения
Пересмотреть
стандарты
Рис. 2.21
Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.
Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться не реальными, потому что они основываются на планах, – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.
Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.