Глава I элементы организации и процесса управления
1.1. Основные понятия и определения организации и управления
Малые предприятия, заводы и отрасли промышленности имеют одну общую особенность. Все они являются организациями. Следовательно, некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией.
Перечислим эти требования.
1. Наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы.
2. Наличие, по крайней мере, одной цели, которую принимают как общую все члены данной группы.
3. Наличие членов группы, работающих совместно для достижения значительной для всех цели.
Соединив в едино эти существенные характеристики, приходим к важному определению:
Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей [14].
Следовательно, организация есть, во-первых, объединение людей в группы, во-вторых, интеграция их деятельности (люди работают вместе, сообща) в-третьих, интеграция их целей (люди работают для достижения общей цели).
Формальные и неформальные организации. Приведенное определение справедливо не просто для организации, а именно для формальной организации. Существуют также неформальные организации, то есть спонтанно возникающие группы, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях за исключением очень малых. И хотя у них нет руководителя, неформальные организации также играют в производстве важную роль.
Сложные организации. Это такие организации, которые имеют набор взаимосвязанных целей. Формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель.
Пример. «Мак Доналдс» является организацией, состоящей из 7 тысяч самостоятельных предприятий, работа которых обеспечивается поддержкой большого числа организаций, ведущих строительство магазинов и цехов, осуществляющих рекламу, производящих закупки продуктов, разрабатывающих новые виды продукции, осуществляющих контроль качества. Каждое заведение «Мак Доналдс» имеет свои планы реализации продукции и прибыли. Эти цели взаимосвязаны и взаимозависимы. Успех компании «Мак Доналдс» заключается в том, что ей удается не только достичь всех целей, но эффективно увязать их с наименьшими затратами.
Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности для достижения набора взаимосвязанных целей, но они имеют также общие для всех сложных организаций характеристики.
Эти общие черты помогают понять, что для достижения успеха организацией нужно управлять.
Ресурсы. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.
Процесс преобразования ресурсов проще всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов.
Зависимость от внешней среды. Одной из весьма важных характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Организация полностью зависит от окружающей среды как в отношении своих ресурсов, так и в отношении сбыта готовой продукции.
Термин внешняя среда включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации и т. п. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.
Вероятно, самой очевидной характеристикой организаций является разделение труда.
Горизонтальное разделение труда. Горизонтальным разделением труда называется разделение всей работы на соответствующие компоненты. Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, является производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены для достижения фирмой поставленных целей.
Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение путем образования подразделений, выполняющих конкретные специфические задания и добивающихся конкретных целей. Такие подразделения часто называются отделам или службами, но существуют также и другие названия.
Подразделения представляют собой группы людей, являющиеся частью целой организации, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели.
Н
Колледж
бизнеса
Факультет
маркетинга
Факультет
управления
Факультет
бухучета
Факультет
финансов
Рис. 1.1
Таким образом, сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.
Если факультет управления, являющийся подразделением организации, не достигнет своей цели, то и организация в целом не достигнет своей цели.
Поскольку работа в организации разделяется на составные части, то кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.
Вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.
Для того чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Организация будет действовать успешно, если работа по управлению будет четко отделена от неуправленческой работы, то есть организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.
Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.
Управление обеспечивает непрерывное и целенаправленное воздействие на управляемый объект, которым может быть технологическая установка, коллектив или отдельная личность. Управление есть процесс, а система управления – механизм, который обеспечивает этот процесс.
Управление производством, как и управление коллективом, является процессом, характеризующимся совокупностью операций и методов воздействий управляющей системы на управляемую.
Управленческая операция – законченное и целесообразное действие, направленное на выполнение конкретной задачи технического, организационного или социального характера. Каждая операция выполняется в соответствии с определенными правилами, инструкциями и должна быть увязана с предыдущими и последующими операциями технологического цикла. Прохождение операций во времени и пространстве и составляет процесс управления [13].