1. Запрашивать от работников лицея, а в необходимых случаях, и от администрации лицея нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

2. Привлекать работников к выполнению поручений администрации лицея;

3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью лицея;

5. Вносить на рассмотрение администрации лицея предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

2. Ответственность

   1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка лицея, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь – машинистка несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.

   2. За виновное причинение лицею или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь – машинистка несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

3. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь – машинистка:

1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;

2. Взаимодействуют в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета лицея, педагогического и попечительского советов, проверки выполнения поручений учредителя лицея, приказов и распоряжений администрации лицея; кадровой, финансово – хозяйственной деятельности лицея.

С инструкцией ознакомлен(а) ________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

1.5. Инструкции по ведению делопроизводства в организации

Основным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации, закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления.

Инструкция по ведению делопроизводства решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации. Главное, утверждается перечень документов необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих замечаний со стороны трудовой инспекции.

Еще одна ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства.

Инструкция по ведению делопроизводства состоит из нескольких частей: общее положение, тематические разделы и приложения.

Минестерство культуры и массовых камуникаций Российской Федерации, издала приказ от 8 ноября 2005г. за № 536 «О типовой инструкции по делопроизводству в органех исполнительной власти».

Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) федерального органа исполнительной власти.

Также в данной инструкции рассматриваются:

- Правила подготовки и оформления документов;

- Организация документооборота и исполнения документов;

- Поисковая система по документам;

- Организация работы с документами в делопроизводстве;

- Порядок передачи документов на хранение в архив;

- Приложене, в котором приводятся принеры документов.