2.2.6. Порядок обращения с конфиденциальными документами

Конфиденциальный документ находиться в безопасности до тех пор, пока он находиться в службе конфиденциальной документации. Уязвительность данного документа резко возрастает при выходе его за пределы службы.

Документы подвергаются всему спектру возможных угроз. В связи с этим правильная организация работы учреждения с конфиденциальными документами и контроль за их выполнением сотрудниками, в установленных правилах представляется крайне важными. Работникам службы конфиденциальной документации и персоналу фирмы следует учитывать, что работающий в фирме злоумышленник или сотрудник фирмы, связанный со злоумышленником, похищают, уничтожают или фальсифицируют (подтасовывают), как правило, не те документы, с которыми они работают. А документы и информацию доверяют другим сотрудникам.

Особую ценность в этом плане для злоумышленника представляют сотрудники, работающие с конфиденциальной документацией или референты руководителей как лица наиболее осведомленного по тайным фирмам.

Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утраты или конфиденциальности несут руководители подразделений (спектров) Учреждения.

Сотрудники Учреждения, в том числе руководители любого ранга при работе с конфиденциальными документами обязаны:

• знакомиться только с теми конфиденциальными документами, с которыми они получили письменное разрешение на доступ в силу их должностных обязанностей;

• ежедневно по окончанию рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение;

• немедленно сообщать первому руководителю Учреждения об утрате или недостаче документов, обнаруженных лишних или неучитанных документов отдельных листов.

Работа с конфиденциальными документами разрешается сотрудникам Учреждения на рабочем месте, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации. При отсутствии этих условий сотрудники фирмы работают с конфиденциальными документами, традиционными и электронными документами, делами и базами данных в специально предназначенном для этого помещениями.

Для работы с конфиденциальными документами сотрудник должен быть обеспечен: постоянным рабочим местом, личным сеифом (металлическим шкафом), кейсом для переноса и хранения конфиденциальных документов, номерной личной местной печатью.

Рабочее место исполнителя следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с находящимися на столе документами лицам, не имеющим к ним отношения. Экран персонального компьютера не должен быть виден коллегами по рабочему помешению, поситителям, в окно от входной двери.

На рабочем месте стола всегда должны находиться только те конкретные документы и материалы к нему, с которым в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны находиться в сейфе.

Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные документы, дела, дискеты на рабочем столе, в ящиках рабочего стола, не приспособленных шкафах. Ключи от сейфа постоянно находятся у сотрудника.

Прочитанные листы конфиденциальных документов всегда должны лежать текстом вниз. При подходе к рабочему столу другого сотрудника лист, с которым работает исполнитель, переворачивается текстом вниз. Покидая помещение, исполнитель должен убрать в сейф все документы и материалы, заблокировать персональный компьютер и, если в помещении не остаются другие сотрудники, запереть входную дверь. После этого кабинет опечатывается.

Исключительным правом постоянного хранения документов на рабочем месте могут пользоваться: первый руководитель, его заместитель и другие специалисты по усмотрению первого руководителя.

Основные и резервные ключи от рабочих комнат хранятся в сейфе помещения охраны.