Подготовка проектов организационно- распорядительных документов
1.Требования к подготовке проекта документа
4.2.1. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.
4.2.2. При изготовлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется. Приложение нумеруется отдельно от документа.
Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
4.2.3. Все реквизиты документа печатают через 1 межстрочный интервал. Реквизиты отделяют друг от друга 2 – 4 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита кроме реквизитов «текст документа» и «отметка о наличии приложения» – 28 печатных знаков.
4.2.4. При оформлении документов, в лицее используется шрифт Times New Roman. Размер шрифта зависит от вида оформляемого документа. При оформлении организационно – распорядительных документов (устав, положения, инструкции, приказы, распоряжения, протоколы и другие) и информационно - справочных документов (письма, докладные, служебные записки, телеграммы, справки, акты и другие) реквизиты «адресат», «гриф утверждения документа», «заголовок к тексту», «текст документа», «отметка о наличии приложения», «подпись», печатаются размером шрифта – 14. В реквизитах «Наименование лицея», «Наименование вида документа», «Заголовок» (к документу, к разделу, главам в тексте документа) размер шрифта увеличивается по отношению к шрифту текста документа, а в реквизите «отметка об исполнителе» размер шрифта уменьшается. При оформлении таблиц, используется размеры шрифта – 10, 11, 12. Текст документа печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по ширине.
4.2.5.
При оформлении нормативных документов
используется полужирный шрифт для
выделения реквизитов «Наименование
лицея», «Наименование вида документа»,
«Заголовок» (нормативного документа,
части, разделы, главы). Жирным шрифтом
могут выделяться отдельные слова в
тексте, например: в распорядительных
документах слова «ПРИКАЗЫВАЮ»,
«ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ».
4.2.6. Прописные буквы как средство выделения текста используются в реквизитах «Наименование лицея», «Наименование вида документа» и другие (например, МОУ «Лицей № 89», ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ и другие).
4.2.7. При оформлении документов реквизиты размещаются:
4.2.7.1. От границы левого поля – реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительная надпись «верно»; «отметка об исполнителе», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», слова в тексте приказа, распоряжения «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»;
4.2.7.2. Отступив от границы левого поля:
1,25 см печатают начало абзаца;
9,0 см печатают реквизит «адресат»;
10,0 см печатают реквизит «гриф утверждения»;
4.2.7.3. Расшифровка подписи должностного лица в реквизите «подпись» выравнивается по границе правого поля. Если документ подписывает не одно должностное лицо, а несколько то выравнивание делается по инициалам должностного лица расположенного первым (см. пункт 2.3.2., реквизит –20).
4.2.8. Если в тексте документа есть ссылка, на какой либо документ, то ссылка указывается в следующей последовательности: дата, номер, заголовок или краткое содержание документа.