Ознакомление с порядком подготовки документов к отправке
1. Организация отправки документов
4.8.1. Отправку документов осуществляет секретарь почтовой связью, электрической связью и другими видами отправки.
4.8.2. Документы для отправки передаются исполнителем секретарю с указанием адресата (почтового адреса), с наличием на документе даты и регистрационного номера, подписи и приложения (если есть). Исполнитель определяет вид отправки документа и при необходимости представляет список рассылки.
4.8.3. Для отправки документов почтовой связью секретарь формирует почту для отправки ее по назначению. Для отправки заказной корреспонденции оформляется реестр.
4.8.4. При передаче служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо соблюдать следующие требования:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
визы согласования документа (если документ подготовлен в одном экземпляре) проставляются на оборотной стороне последнего листа документа;
документ передается только после подписания его директором, заместителями директора.
переданный по факсу документ после передачи возвращается исполнителю с отметкой о его отправке.
4.8.5. При отправке документов производится учет всех отправляемых документов.
Список литературы
Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2004. – 256с.: ил.
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – СПб.: Питер, 2003. – 220 с.: ил.
Формирование документов и дел. Сборник нормативныз документов (по состоянию на 1 сентября 2006 года)/ Сост. И комент. М.Н. Микушиной. – Новосибирск: Сиб.унив. изд-во, 2006.- 272с.
Алексеева Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования: учеб. пособие для сред. проф. образования/ Е.В.Алексеева, Л.П. Афвнасьева, Е.М.Бурова; под ред. Чл.-корр. РАН В.П.Козлова. – 5-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 272с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курт делопроизводства: Документационное обеспечение управления:учеб.пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 364с.
Делопроизводство: Образцы документов. Организация и технология работ. Более 120 документов.- 2-е изд., перераб. и доп./ В.В.Галахов, И.К.Корнеева, В.А.Кудряева.- М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005.- 456с.