4.5. Письмо

4.5.1. По содержанию и назначению письма бывают инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма–запросы, письма–извещения, письма–ответы и другие.

4.5.2. По своему объему письмо не должно превышать две печатные страницы за исключением письма–ответа. Первая страница письма оформляется на бланке – письма, остальные на листах бумаги формата А4. При оформлении писем устанавливаются границы текстового поля (см. п.2.1.1.) и используются следующие реквизиты:

• наименование лицея;

• справочные данные о лицее;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• визы согласования документа;

• отметка об исполнителе и номер его телефона.

Реквизиты письма печатаются размером шрифта – 14 за исключением реквизита «отметка об исполнителе», который печатается размером шрифта – 12. Текст письма печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по ширине.

4.5.3. Письма целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из вопросов. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, так как многословие и большой объем документа не способствует усвоению сути, основного смысла письма.

4.5.4. В письмах указывается точное наименование адресата. На письмах отправляемых в адрес Президента РФ, Правительства РФ, министерств РФ и другие федеральные органы государственной власти, почтовый адрес не указывается.

4.5.5. Заголовок располагается от левой границы текстового поля через 3 межстрочных интервала от реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (см. пункт 2.3.2., реквизит – 16).

4.5.6. Текст отделяется от заголовка 2 – 4 межстрочными интервалами.

Форма изложения текста письма от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (МОУ «…» представляет).

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо содержит персональное обращение к адресату.

4.5.7. Текст письма, как правило, составляется по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (содержат обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). Письмо может содержать только одну заключительную часть.

4.5.8. Текст письма может начинаться с обращения, которое печатается центрованным способом и заканчивается восклицательным знаком, например:

Уважаемый Михаил Петрович!

Госпожа Петрова!

Уважаемый господин Смирнов!

Уважаемые коллеги!

4.5.9. Текст письма–ответа обычно начинается с повторения просьбы, далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируются причины отказа (если это письмо – отказ) и констатируется сам отказ. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции директора.

В письме–ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка.

4.5.10. Отметка о наличии приложений печатается через 2 – 3 межстрочных интервала ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему (см. пункт 6.3.2., реквизит – 19).

4.5.11. Подпись отделяется от текста 3 – 4 межстрочными интервалами. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права подписи документов (см. пункт 2.6.2.).

Перед реквизитом «подпись» может располагаться формула вежливости, которая печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:

С уважением,

директор МОУ «Лицей № 89» личная подпись Т.В. Зенова

4.5.12. Визы согласования оформляются на экземпляре письма, остающегося в деле. Визы проставляются на лицевой стороне в нижней части последнего листа письма. При визировании допускается расшифровку подписи производить вручную. Не допускается письма направлять адресату с визами согласования. Если письмо подготовлено в одном экземпляре и отправляется адресату по факсу, то визы согласования оформляются на оборотной стороне письма.

4.5.13. Отметка об исполнителе в письме печатается на лицевой стороне последнего листа в левой нижней части размером шрифта –12.

4.5.14. Регистрируются письма в установленном настоящей инструкцией порядке (см. подпункт 4.5.5.).