5. Правила.

6. Регламенты.

Особенностью организационных документов является необходимость их утверждения, т.е. гриф утверждения. Оформляются на общем бланке со всеми реквизитами (Эмблема организации, наименование организации, место издания или составления).

Информационно-справочные документы, их особенности

Информационный справочный документ носит вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и не являются обязательным для исполнения.

Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или только быть принятой к сведению. Многие из таких документов не обладают юридической силой, а служат исключительно для передачи информации. Информационно-справочные документы могут также послужить основанием для издания распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относят:

1. справки – документ, содержащий описание и код утверждения тех или иных фактов и событий.

2. докладные записки – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующие его по сложившейся ситуации, имевший место явления или факты о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения заявителя.

3. объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

4. акты – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, события, действия.

5. телеграммы – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

Оформляют в двух экземплярах:

первый – относится на телеграф,

второй - остается в деле организации.

Большое значение при составлении следует предавать выбору слов, более точно передающий смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, т.к. имеют смысловые значения, они пишутся, сокращено строчными буквами. Дата обозначается арабскими цифрами. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. В телеграммах дается точный адрес.

Для удешевления телеграммы многие учреждения имеют на телеграфе условный адрес (сокращенный), например КЕМЕРОВО АЗОТ ПЕТРОВ.

Телеграмму условно делят сплошной тонкой линией:

верхняя часть передается по телеграфу, следовательно, оформляется телеграфным языком,

нижняя часть не передается, следовательно, оформляется обычным языком.

6. сводки – это документ, содержащий обобщенные сведения по какому либо одному вопросу.

7. Обзоры.

письма (бланк письма употребляется при оформление только одного вида документа – служебного письма, следовательно нет необходимости указывать в нем реквизит «Наименование вида документа». На этом месте располагается реквизит «Справочные данные об организации». В бланке письма вместо реквизита «Место составления или издания документа» размещается реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»; в отличае от остальных бланков бланк письма также имеет следующие реквизиты: Телефон/факс, E-mail, ОКПО, ИНН/КПП, дата документа, его регистрационный номер, ссылка на этот регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту).

Выдача документов

Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Порядок использования документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях, определяется ими на основе настоящих Правил.

Выдача документов может осуществляться в целях:

• информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

• исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

• использование документов в средствах массовой информации;

• подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

• выдача документов для работы в читальном зале архива;

• выдача документов во временное пользование.

Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

Выдача документов производится с разрешения руководителя. Выдача документов сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На место выданного документа вкладывается лист-заместитель. В нем указывается индекс дела, дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

После истечения указанного срока документ должен был возвращен на место его хранения.

Сторонним лицам и организациям документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Учраждения.