Правила формирования дел.
При формировании дел необходимо соблюдать подшивку документов только в дела, предусмотренные номенклатурой.
Если в течение года в лицее появляются документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела. Для этого в номенклатуре дел оставляются резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.
Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Не допускается подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы, документы с пометкой «подлежит возврату». В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов – наличие и подлинность подписей должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.
Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел:
переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела;
документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела;
не допускается, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь те документы, которые имеют какие–либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30–40 мм.) Если в деле находится большое количество документов, его следует делить на тома. Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.
Дела формируются за календарный год. Исключение составляют переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года.
Внутри каждого дела документы должны
быть систематизированы. Основной принцип
систематизации документов в делах –
хронологический, по которому документы
располагаются по датам, начиная с самого
раннего и заканчивая самым поздним
(документ–ответ помещается за
документом–запросом). Соблюдение
хронологической последовательности
документов в деле является обязательной
при сдаче документов в архив.
Особое внимание уделяется правильной систематизации документов внутри дел постоянного срока хранения:
распорядительные документы (приказы, распоряжения) формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и распоряжения группируют в отдельные дела;
- уставы, положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируются в самостоятельные дела. Если же они утверждены распорядительными документами и являются приложением к ним, то группируются вместе с указанными документами;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируют отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.
документы, связанные последовательностью делопроизводства (личные дела), формируются по принципу «досье», т.е. отдельного дела. Внутри таких дел документы располагаются, начиная с инициативного документа по хронологии.
переписка группируется в пределах календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: письмо–ответ помещается после поступившего письма–запроса. Хронология соблюдается и при подшивке инициативных писем.
Формирование дел осуществляют ответственные лица.