2.1.3. Распорядок работы, ведение архива, задачи

Распорядок дня в архиве:

Начало работы с 9.00 часов.

Конец рабочего дня в 14.00 часов.

Выходные дни: суббота, воскресенье.

ФУНКЦИИ АРХИВА

1. Принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документальные материалы, обработанные в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19;

2. Совместно с канцелярией или ответственным за делопроизводство

контролирует сохранность и правильность оформления дел в структурных подразделениях лицея;

3. Принимает участие в составлении номенклатур дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

4. Организует экспертизу ценности документальных материалов, находящихся в архиве;

5. Создает и пополняет научно-справочный аппарат на документальные материалы, подлежащие передаче на муниципальное хранение (описи, исторические справки и т.д.);

6. Передает документальные материалы в городской архив в установленные сроки;

7. Организует использование документальных материалов и выдает в установленном порядке справки, копии, выписки по документальным материалам, как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам.

Архив ведет следующую методическую работу:

1. Принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу (инструкций и памяток по делопроизводству и работе архивов, номенклатур дел, перечней материалов с указанием сроков хранения и т.д.);

2. Консультирует специалистов структурных подразделений учреждения по вопросам постановки документальной части делопроизводства и архивного дела.

3. Архив ежегодно высылает в МУ «Городской архив» паспорт архива согласно установленной форме.

2.1.4. Подготовка и порядок передачи документов в архив

Учет документов в архиве

Документы отработанные в делопроизводстве организации и имеющие историческое, научное, социальное, политическое значение отражающие материальную жизнь, имеющие ценность для общества, подлежат обязательному хранению в архиве.

К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу, уставы, договоры, протоколы собрания директоров (общих собраний), годовые планы и отчеты предприятия, все бухгалтерские документы и переписка.

Дела отработанные в делопроизводстве и подлежащие архивному хранению требуют:

• необходимо расположить документы в деле в хронологическом порядке;

• нумерация листов в деле расставляется в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором, нумерация начинается со второго листа;

• в конце дело подшивается заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле;

• на наиболее важные документы составляется внутренняя опись дел и подшивается в начале дела;

• дело прошивается в 4 прокола или переплетается;

• на обложке дела указывается заголовок дела, количество листов (согласно заверительному листу), срок хранения (согласно перечню), крайние даты дела.

Передача дел в архив происходит после окончания их срока хранения в ведомственном архиве, если дела имеют постоянный срок хранения или временный (свыше 10 лет).

Для определения важности документов и отнесения их к Архивному фонду Российской Федерации проводится экспертиза ценностей документа предприятия, организации, учреждения После проведения экспертизы ценностей документов они сдаются в архив (если организация находится в черте города Кемерово, документы принимает МУ «Городской архив» города Кемерово, если в пределах области – Кемеровский областной архив).

Сдача документов в архив производится по акту приема – передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (документы, имеющие срок хранения менее 10 лет уничтожаются в ведомственном архиве по окончанию сроков их хранения по акту).

После принятия, документы комплектуются отдельным фондом, которому присваивается порядковый номер согласно нумерации фондов в архиве или документы определяются в уже существующий фонд.

Для учета документов в архиве на все документы составляются описи. Архивная опись предназначена для раскрытия состава и содержания дел, закрепление их в систематизации в нутрии фонда и учета дел.

Существует система унифицированной документации по архивному делу, она предусматривает единые формы учета которые подразделяются на:

- первичные – заполняются сотрудником отдела использования или исследователем. К первичным формам учета относятся: карточка учета форм использования документов; карточка учета тем исследования в читальном зале; журнал регистрации пользователей в читальном зале; требование на выдачу дел; журнал регистрации запросов пользователей; журнал письменных обращений граждан; книга выдачи дел из хранилища; журнал регистрации выданных копий, архивных справок и выписок из документов; лист использования дела.

- обобщающие – составляется по окончанию года, при суммировании и анализировании сведений первичных учетных форм. К этим формам относятся сводные таблицы: работа архива по формам использования по годам; количества поступивших и исполненных запросов; категорий потребителей информации; тематики исследований; количества публикаций по видам; количества использованных фондов и дел; количества выданных копий и другие.

- итоговые документы – могут создаваться как в самом архиве так и за его пределами, они разрабатываются на основе таблиц один раз в 5 – 10 лет, работа ведется в рамках отдельной научной темы. Например: аналитический обзор, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы (по годам, по архивам).

Ведение этих форм обязательно как в ведомственном, так и государственном архиве.

Учет документов в архиве производиться для обеспечения сохранности документов и быстрого поиска необходимой документационной информации.