Информационно - справочная система по документам организации Организация поисковой системы по документам
4.6.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в федеральных органах исполнительной власти создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.
4.6.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
4.6.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
4.6.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности федерального органа исполнительной власти;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора
резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
4.6.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
4.6.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.
Ознакомление с системой контроля исполнения документов
В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:
Отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;
Обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;
Выработка предложений по ускорению документопотоков и ускорению исполнительной дисциплины.
По решению руководства организации контроль за исполнение документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ.
Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удостоверяющим документ. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективности.