2.Порядок согласования проекта документа
4.2.1. Согласование проекта документа оформляется визой согласования (см. пункт 2.3.2. реквизит – 22).
4.2.2. Проект распорядительного документа (приказ, распоряжение) в обязательном порядке должен согласовываться в следующей последовательности:
с секретарем лицея (правильность оформления документа);
с заинтересованными лицами, которым в проекте документа предусматривается задания или поручения;
с бухгалтерией (если проект распорядительного документа предусматривает финансирование).
4.2.3.
С секретарем в обязательном порядке
согласовываются все проекты документов,
которые передаются на подпись директору
лицея.
4.2.4. По остальным видам документов согласование с заинтересованными лицами определяет директор лицея и разработчик документа.
4.2.5. Разработчик документа осуществляет обобщение поступивших замечаний и предложений, вносит изменения в проект документа по принятым поправкам, а также составляет таблицу (в произвольной форме) отклоненных замечаний, предложений и передает на согласование своему непосредственному руководителю.
4.2.6. Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то данный проект подлежит повторному визированию всеми ранее согласовавшими лицами. Повторное визирование не требуется, если при согласовании проекта документа в него внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания, но при условии, если в последний лист с визами не вносятся поправки или визы согласования оформлены на отдельном листе.
4.2.7. Срок согласования проекта документа у каждого согласовывающего лица не должен превышать трех рабочих дней за исключением тех документов, сроки согласования, которых регламентируются другими нормативными документами. Срок согласования документа в зависимости от его объема и срочности может определять сам разработчик.
Прием поступающей корреспонденции и ее первичная обработка
1.Прием и обработка корреспонденции
4.3.1. Секретарь обязан организовать регистрацию и учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.
Правила первичной обработки поступающих документов сводятся к следующему:
проверка правильности доставки. Ошибочно присланная документация возвращается на почту для пересылки адресату;
проверка целостности упаковки. Конверты вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов,
отсутствие
документов, приложений к ним, несоответствие
документов и приложений отправителю
сообщается об этих фактах.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес, фамилию отправителя или дату документа, а также, если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте отсутствует гриф «лично». Конверты сохраняются, в виде исключения, на документы, поступившие из налоговых, судебных, административных, антимонопольных органов.
4.3.2. При приеме документов, от нарочных доставщиков в разносной книге доставщика проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ, и при необходимости печать.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
4.3.4. Документы, поступившие в лицей по каналам электронной и факсимильной связи, требующие рассмотрения директором передаются секретарю.
Документы, поступившие в лицей по электронной почте переадресовываются конкретному адресату.
4.3.5. Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.