Раздел 4. Документооборот предприятия
4.1.Порядок подготовки, соглашение, подписание утверждение документов организации
4.1.Приказ, распоряжение
4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы лицея.
Проекты
приказов (распоряжений), готовятся
секретарем, заместителями директора
по УВР на основании поручений директора
либо в инициативном порядке. Проекты
приказов по кадровым вопросам (прием
на работу, увольнение, перевод, перемещение,
предоставление отпуска и др.) готовит
специалист по кадрам на основании
соответствующих представлений
(заявление). Проекты приказов на
командировки, командировочные
удостоверения готовит специалист по
кадрам на основании служебного задания.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами, возлагается на заместителей директора, которые готовят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов, (распоряжений) является обязанностью специалиста по кадрам и секретаря.
4.1.2. Порядок и последовательность согласования проектов приказов (распоряжений) установлены настоящей инструкцией (см. пункт 2.5.2.).
4.1.3. Проекты приказов (распоряжений), печатаются на стандартных бланках установленной формы и передаются на подпись со всеми визами согласования. При необходимости прилагается справка, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласована его подготовка.
4.1.4. При оформлении приказа (распоряжения) устанавливаются границы текстового поля (см. пункт 6.1.1.) и используются следующие реквизиты:
наименование лицея;
наименование вида документа – ПРИКАЗ;
место составления или издания документа (город печатается центрованным способом);
заголовок к тексту (краткое содержание);
дата и номер (печатаются центрованным способом).
4.1.5. Дата оформляется цифровым или словесно – цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например:
15 октября 2004 г. № 235 или 15.10.2004 № 235.
Датой приказа (распоряжения), является дата его подписания.
4.1.6. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок к тексту располагается от границы левого поля, точка в конце заголовка не ставится. Например:
Об утверждении и введении
в действие Инструкции «О…»
4.1.7. Текст отделяется от
заголовка 2 – 4 межстрочными интервалами.
Первая строка абзаца начинается на
расстоянии 1,25 см (5 печатных знаков) 
от
левой границы текстового поля. Текст
приказа печатается размером шрифта –14
через 1 межстрочный интервал и выравнивается
по ширине.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнении» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.
Констатирующая часть приказа завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, констатирующая часть распоряжения завершается словом ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ, которые печатаются прописными буквами с новой строки (без абзацного отступа). После слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ ставится двоеточие. Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ после констатирующей и перед распорядительной частями печатаются через 2 межстрочных интервала.
Текст распорядительной части обычно делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им могут быть, должностные лица или отдельное конкретное лицо). Предписываемые действия формулируются в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, организовать и т.д.). Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте с подпунктами (между пунктами и подпунктами межстрочный интервал не делается). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении, должностном лице или нескольких должностных лицах, на которых возложен контроль за исполнением приказа (распоряжения): «Контроль за исполнением приказа возложить на …».
Если приказ (распоряжение) отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный приказ (распоряжение) или какие–то, им утвержденные документы то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый, изменяемый и дополняемый распорядительный документ с указанием его даты, номера, заголовка и соответствующего пункта (или нескольких пунктов) распорядительной части приказа (распоряжения). Текст пункта на отменяемый приказ должен начинаться словами «Приказ (распоряжение) от 10.12.2004 № 547 «О…» считать утратившим силу (считать не действительным).
Если приказ (распоряжение) имеет
приложение, то в пункте распорядительной
части приказа (распоряжения) необходимо
делать ссылку 
на
приложение. В самом приложении на первом
листе в правом верхнем углу пишется
«Приложение №» (если приложение одно
то № не ставится) с указанием наименования
распорядительного документа, его даты
и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу МОУ «Лицей № 89»
от 07.10.2004 № 256
В приказ (распоряжение) не следует включать пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения …». Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются исполнителем в разнарядке на рассылку. Рассылку приказа (распоряжения) осуществляет секретарь.
4.1.8. Визы согласования включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы согласования и фамилия исполнителя проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения) в нижней его части. Например:
Заместитель директора
по воспитательной работе личная подпись Н.П. Осипова
дата
Специалист по кадрам личная подпись В.В. Демидик
дата
На приложениях к приказу визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения. Возможно оформление виз согласования приложения на отдельном листе с указанием наименования документа.
4.1.9. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расположение наименования должности лица подписавшего приказ, инициалы и фамилия в реквизите «подпись», указано в подпункте 2.4.7.1., 2.4.7.3. настоящей инструкции.
4.1.10.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, шрифт – 12. Отметку об исполнителе располагают на оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения) в левом нижнем углу (см. пункт 2.3.2., реквизит – 25). На приказах по личному составу отметка об исполнителе не делается.
4.1.11. При оформлении приказа о создании какой либо комиссии в пункте распорядительной части документа слова «Председатель» и «Члены комиссии» пишутся с абзаца с прописной буквы.
4.1.12.
Совместные приказы, подготовленные с
другими организациями печатаются на
стандартных листах бумаги формата А4
(210 х 297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования организаций – располагают на одном уровне;
наименование вида документа – приказ (располагается центровано);
дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.
4.1.13. Выписка из приказа представляет собой точную копию части текста подлинного приказа. Констатирующая часть в выписке приказа воспроизводиться полностью (если она есть). При оформлении выписки приказа используется общий бланк и следующие реквизиты:
наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
дата, номер – те же, что и у приказа;
место составления (город);
заголовок к тесту;
пункт или пункты текста распорядительной части (на которые делается выписка из приказа);
подпись (без личной подписи лица подписавшего приказ).
Отметка о заверении выписки из приказа отделяется от реквизита «подпись» 2–3 межстрочными интервалами и включает слово «Верно», название должности, дату, которые печатают от границы левого поля, расшифровку подписи. Например:
Верно:
наименование должности
заверившего выписку подпись расшифровка подписи
дата печать (при необходимости)
Выписку из приказа заверяет директор лицея. Если выписка из приказа рассылается в другие организации, то она заверяется печатью отдела кадров.
4.1.14. Приказы (распоряжения) регистрируются в соответствии с установленным настоящей инструкцией порядком (см. подпункт 4.5.4.1.)
Распоряжение оформляется по образцу приказа.