4.6. Записки

4.6.1. Докладная записка – документ, адресованный директору лицея и содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

4.6.2. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора, так и по указанию (письменному или устному) директора лицея.

4.6.3. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить директора принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие–то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения какой – либо работы.

Отчетная докладная записка информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указания, распоряжения.

4.6.4. Докладная записка оформляется на листе бумаги формата А4, А5 или на общем бланке и подписывается составителем. При оформлении докладной записки устанавливаются границы текстового поля (см. п. 2.1.1.) и используются следующие реквизиты:

• наименование автора документа;

• наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

• дата, регистрационный номер документа;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• приложение (если есть);

• подпись;

• отметка об исполнителе (при необходимости).

Докладная записка предназначена для переписки только внутри лицея.

4.6.5. Служебная записка – документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (заместители руководителя), и содержащий предложения, оценку каких–либо управленческих действий или информацию о них.

Служебная записка оформляется по образцу докладной записки.

Подписывает служебную записку составитель.

Служебная записка предназначена для переписки внутри лицея.

4.6.6. Пояснительная (объяснительная) записка – документ, поясняющий содержание основного документа (плана, отчета и т.п.), или объясняющий причины какого–либо факта, проступка.

Подписывает пояснительную (объяснительную) записку составитель.

Пояснительная (объяснительная) записка оформляется по образцу докладной записки.

4.6.7. Текст записок печатается шрифтом – 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по ширине.

4.7. Акт

4.7.1. Акт – документ, который составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (приема–передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т. д.) В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

4.7.2. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей). Некоторые акты утверждаются директором.

4.7.3. Акт можно оформлять на бланках унифицированной формы, на общем бланке или листе бумаги формата А4. При оформлении акта на общем бланке или листе бумаги формата А4 устанавливаются границы текстового поля (см. пункт 2.1.1) и используются следующие реквизиты:

• наименование лицея;

• наименование вида документа - АКТ;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления (город);

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• отметка о наличии приложений;

• подписи;

• гриф утверждения документа (при необходимости).

Все реквизиты печатаются шрифтом – 14 через 1 межстрочный интервал. Текст акта выравнивается по ширине.

4.7.4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть начинается словом «Основание», которое печатается с абзаца от левой границы текстового поля (1,25 см) через 3 межстрочных интервала от заголовка. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С абзаца от границы левого поля пишется слово «Составлен» и перечисляются лица, участвующие в составлении акта.

При перечислении лиц указываются наименование должностей, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии затем члены комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке.

Слова «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с абзаца с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах.

4.7.5. Акт подписывают председатель комиссии и члены комиссии. При подписании должности не указываются. Подписи отделяются от текста 3 межстрочными интервалами.