Правила оформления дел

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: экспертизу полистно, систематизацию документов в деле, соответствие внутренней описи дела (помещается в начале дела), подшивку дела, нумерацию листов дела, оформление листа – заверителя дела (помещается в конце дела приложение № 26), составление заголовка дела, оформление обложки дела.

Частичному оформлению дел подлежат дела временного срока хранения (до 10 лет). Дела временного хранения (до 10 лет) не подшиваются, документы хранятся в папках, листы дела не нумеруются, внутренняя опись и лист – заверитель дела не составляются.

На обложке дела помещаются следующие реквизиты:

• название фондообразователя;

• наименование структурного подразделения;

• индекс дела (том №);

• заголовок дела;

• крайние даты помещенных в дело документов;

• количество листов в деле (указывается на делах постоянного срока хранения при передаче в архив);

• срок хранения и номер статьи по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

По окончании года в записи на обложках дел постоянного срока хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке, содержание подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения (проставляются номера приказов, распоряжений, протоколов, их даты и т.д).

При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

Даты на обложке дела должны соответствовать году заведения и его окончания, и проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется словом без сокращения.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты каждого тома.

Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами, тушью или на компьютере.

Полное оформление дел постоянного и временного срока хранения (свыше 10 лет) осуществляет секретарь. Частичное оформление дел временного срока хранения (до 10 лет) осуществляет секретарь.

Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи на хранение дела хранятся по месту их формирования.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя. Выдача дел сотрудникам для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя или его заместителя по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.