2.2.4. Формирование и ведение личных дел

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия (кроме рабочего и технического персонала), но чаще всего на руководителей и ведущих специалистов. Предприятие вправе само решить о заведении Личных дел на сотрудников.

В состав личных дел должны входить следующие документы:

1. внутренняя опись документа, имеющихся в личном деле;

2. анкета или личный листок по учёту кадров;

3. автобиография или резюме;

4. копии документов об образовании;

5. копии документов об утверждении в должности;

6. характеристика или рекомендательные письма;

7. трудовой договор;

8. копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

9. дополнение к личному листку по учёту кадров;

10. справки и другие документы.

В процессе трудовой деятельности работников в их личные дела включаются в хронологическом порядке по периодам времени документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, заверенные копии, выданных ему характеристик и т.п.) и другие документы, в которых содержатся оценки деловых, личных и моральных качеств работников. Включается в личные дела также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоение классных чинов, квалификационных разрядов. Указанные документы могут хронологически относится к периодам времени и до назначения работника на должность.

При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора. Все изменения в анкетно-биографических данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка по учёту кадров, а также процесс происхождения им службы или работы фиксируется в дополнении к личному листку по учёту кадров.

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенный приказом руководителя организации, ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируются первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам. Личное дело формируется в специально предназначенную для этого картонную обложку, на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учёта личных дел.

Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы, сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приёме на работу, конечной – дата увольнения.

Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, т. к. в последующем будет необходимо проводит пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой. При подготовке дела к передачи в архив в личное дело подшивается лист-заверитель дела. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись. Ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускаются помещать на обложке дела. Освободившееся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номера, в архиве – по фамилиям работающих, расположенном в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Личные дела должны хранятся в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, проводит проверку наличия личных дел, запирает и опечатывает шкафы с личными делами.