4.9. Телефонограмма

4.9.1. Телефонограмма – документ, создаваемый в связи с устной передачей текста по каналам телефонной связи и записывается получателем. Телефонограмма, предназначенная для передачи, подписывается директором. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов.

4.9.2. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты:

• наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА;

• адресат;

• дата и регистрационный номер документа;

• текст документа;

• подпись отправителя;

• должность, фамилия, номер телефона сотрудника передавшего телефонограмму;

• должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

• время передачи (приема) телефонограммы.

4.9.3. Количество слов в тексте телефонограммы должно быть не более 50, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В конце передачи телефонограммы следует повторным чтением проверять правильность ее записи.

4.9.4. Принимаемые телефонограммы записываются в журнал (книгу) и передаются директору (адресату), после их рассмотрения копии телефонограмм передаются исполнителю под роспись на подлиннике телефонограммы.

4.10. Справка

4.10.1. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки отражают деятельность лицея или подтверждают сведения биографического (места работы, трудового стажа, заработной платы и т.п.) или служебного характера.

4.10.2. Справки бывают двух видов: для представления руководству (внутренние); для представления в другую организацию (внешние). Справка (внутренняя) биографического характера оформляется на общем бланке, служебного характера, на общем бланке или на листе бумаги. Справка (внешняя) биографического характера оформляется на бланке письма. Справки имеют следующие реквизиты:

• наименование лицея (для внешних справок);

• справочные данные о лицее (для внешних справок);

• наименование вида документа - СПРАВКА;

• регистрационный номер и дату документа;

• адресат (для внешних справок биографического характера и внутренних справок служебного характера);

• заголовок к тексту (для справок служебного характера);

• текст документа;

• подпись;

• печать (обязательно для внешних справок биографического характера, для остальных справок, если есть в этом необходимость).

В тексте справки могут быть приведены статистические данные, сравнительные аналитические материалы, таблицы. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для ее составления.

4.10.3. Текст справки биографического характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Наименование организации, в которую представляется справка, обязательно указывается в тексте.

4.10.4. Внешняя справка подписывается директором лицея. Внутренняя справка на имя директора лицея, подписывается составителем.

Текст справки печатают размером шрифта – 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивают по ширине.