2.2.7. Организация кадрового делопроизводства на компьютерах

Для упрощения и ускорения поисковых работ документационной информации в наше время практически во всех организациях при помощи современной организационной техники создаются электронные базы данных. Они содержат в себе копии документов, бланки документов, образцы должностных инструкций, поисковые данные документационой информации и пр. Эти данные регулярно пополняются в процессе деятельности предприятия.

В МОУ «Лицей № 89» в электронном виде существуют такие документы как: архивные описи, должностные инструкции, положение об архиве, историческая справка и пр. Особое значение для лицея имеют поисковые данные, обеспечивающие быстрый поиск необходимой информации, при работе с запросами граждан. Но на данный момент создание поисковой базы данных находятся только в стадии оформления.

2.3. Работа канцелярии

2.3.1. Должностной и численный состав

В МОУ «Лицей № 89» работой канцелярии занимается один специалист- секретарь.

2.3.2. Структура и функции

Функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных видов документов;

• организация и документальное обслуживание совещаний, проводимых руководителем;

• телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной.

2.3.3. Организация работы с документами

Организация работы с документами представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Составление номенклатур дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел изучаются документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

Составление архивной описи

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единицы хранения АФ, предназначенный для их учёта и раскрытия их содержания.

Функции архивной описи:

1. информационная – раскрывает состав и содержание документа;

2. учётная – учитывает количество дел внутри фонда;

3. классификационная – закрепляет систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа заверителя, справочного аппарата.

Объектом описания является единица хранения.

Описи составляются:

1. на дела постоянного срока хранения;

2. на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

3. на дела личного состава;

4. д-ты на спец. носителях (компакт-диски, жёсткие диски);

5. входящие в архив ведомственные и служебные издания.

Описи составляются ещё в учреждениях. Но и в госархивах описи составляются при усовершенствовании системы НСА, при переработке неудовлетворительно-описанных документов.

Опись является одним из самых древних арх. справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к 13в. Однако наиболее ценный опыт составления описей выработки теоретических основ описания относится к 19в.

Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно в 1940 – 50-ых гг.

Архивная опись состоит из 2 частей:

1. собственно опись, т.е. перечня дел (описательных статей);

2. справочный аппарат описи.

Правила составления архивной описи. После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации объёма и завершённости комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:

1. на все дела фонда, если учреждение прекратило своё существование;

2. дела всех лет одной структурной части, если она прекратила своё существование;

3. дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по л/с, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

4. все дела объединённого фонда или каждого, входящего в объединённый фонд учреждения.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единицы хранения и состоит из следующих элементов:

1. порядкового номера;

2. делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);

3. заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

4. крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

5. количества листов в деле;

6. примечаний.

Каждому из элементов статью, выполняющему определённую функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Формирование и оформление дел