Часть II. Организация и управление

Тема 4. Организация как функция управления

4.1. Содержание процесса организации

Как процесс организация есть проявление общественной деятельности, основанной на общественном разделении труда. Функциональное назначение организации как процесса - создание новых и качественное совершенствование ранее созданных и функ­ционирующих систем любого типа. Организовать - значит: 1) создать систему вновь; 2) улучшить состояние функционирую­щей системы (улучшить ее организационную форму) в соответст­вии с внутренними и внешними условиями; 3) создать условия для эффективного функционирования системы. Таким образом, процесс организации есть установление упорядоченности, согласо­ванности частей в соответствии с объективными законами и прин­ципами организации. Организация как форма общественной деятельности всегда конкретна, как и другие виды труда. Конкрет­ность организации обусловлена ее объектом. Для производствен­но-хозяйственных систем основное значение имеют организация производства, организация труда, организация управления.

Организация реализуется в процессе управления как одна из его основных функций. Назначение этой функции - реализация прин­ципа самоорганизации системы и целенаправленного воздействия специального органа аппарата управления или непосредственно руководителя на производственно-хозяйственную систему. В силу этого самоорганизация также выступает в качестве организацион­ного процесса. В таком виде организация сливается со всеми функциями управления, пронизывает их и весь процесс управле­ния. Вместе с тем процесс организации выступает и как объект управления. Следовательно, можно сказать, что управление орга­низуется, а организация управляется.

Организация как процесс имеет три аспекта:

• структурирование (процессов или элементов);

• установление связи между структурными элементами и за­крепление их в организационно-нормативных актах;

• создание условий для эффективного функционирования сис­темы.

Эти аспекты в управленческой деятельности проявляются как постоянно решаемые организационные задачи.

Процесс организации есть установление пространственно-временной структуры компонентов различной природы (рабочей силы, средств производства, материалов, информации) и их взаи­модействия с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при мини­мальных затратах ресурсов.

Процесс организации (в дальнейшем - организация) обладает следующими общими признаками:

• организация всегда определяется кадрами и менеджером не­зависимо от того, насколько существенно техническое оснащение сферы обработки информации:

- с помощью организации объединяются процессы, кото­рые без этого взаимодействуют друг с другом нецеленаправ­ленно или неэффективно;

- организация направлена как на сохранение предва­рительно запланированного порядка производственного и управленческого процессов, так и оперативно вмешивается в них;

• организация (как правило) представляет собой часть целена­правленного процесса разделения труда;

• каждая ПХС существует только в единстве организации про­цессов продуктивной работы (например, исследования и разработ­ки, создание, производство, сбыт) и управленческих процессов (например, организация информационных потоков, процесс приня­тия решений), поскольку на практике в организационной деятель­ности они не могут быть отделены друг от друга;

• ПХС как объект организации представляет собой единство состояния и процесса. С помощью организационных регулирова­ний создаются относительно стабильные структуры. Эта стабиль­ность является существенной предпосылкой для достижения по­ставленных перед ПХС целей. В то же время это организационное состояние может быть только относительно стабильным, так как вследствие постоянного развития техники, технологии, организационных методов, внутренних и внешних производственных усло­вий возникает стремление к перманентному организационному развитию ПХС.

Являясь важной управленческой функцией, организация реали­зуется в единстве двух процессов - формирования структуры и ор­ганизации процессов (производственно-хозяйственного и управ­ленческого).

Формирование структуры - это создание, сохранение или раз­витие целесообразных организационных форм, вертикальное и го­ризонтальное разделение элементов производства и органов управ­ления.

Вертикальное разделение определяется числом уровней управ­ления, а также подчиненностью и директивным отношением. Уро­вень управления - совокупность звеньев управления, одинаково удаленных от верхнего звена организационной структуры. Гори­зонтальное разделение осуществляется по отраслевым признакам. Причем они могут быть ориентированы, например, на:

• подпроцессы промышленного производственного процесса;

• изготовление изделия;

• пространственные производственные условия. Структура регулирует:

• разделение задач и функций по отделениям и подразделе­ниям;

• их компетентность по решению определенных проблем;

• общее взаимодействие этих элементов.

Тем самым предприятие создается как иерархическая струк­тура.

Организация процесса - это создание условий для эффективной реализации целей, бесперебойного и непрерывного функциониро­вания системы. Это значит:

• согласование в работе всех звеньев ПХС путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними;

• формирование внутренней культуры ПХС, чувствительной к изменениям, новациям;

• создание условий, стимулирующих работников к результа­там деятельности;

• распределение прав, ответственности и полномочий;

• подготовка и расстановка персонала по операциям, комплек­сам работ, функциям;

• распределение в соответствии с выполняемым объемом работ различного вида ресурсов.

Эффективность организационных действий достигается, если обеспечиваются:

• учет объективных законов организации, закономерностей отношений, определяющих условия функционирования производ­ственно-хозяйственных систем;

• закрепление в организационных документах лишь такой структуры и распределения функций между подразделениями, ка­кие обеспечивают их рациональное функционирование;

• непротиворечивость организационных документов по под­системам и соответствующих документов по системе в целом;

• однозначность восприятия организационных документов. Одной из необходимых составляющих организации является

организация исполнительной деятельности. Она включает:

• доведение управленческих решений до исполнителей;

• разъяснение целей, задач и значения планируемых меро­приятий;

• декомпозицию команд, расчленение функций на подфунк­ции;

• подбор, расстановку и обучение кадров, организацию рабо­чих мест;

• обеспечение рабочих мест и трудовых процессов необходи­мыми материалами, оборудованием и другими ресурсами;

• использование системы мер экономического и морального стимулирования, а при необходимости и административного при­нуждения;

• проверку исполнения.