2.1. Система управления организации

Резюме

• Система управления (СУ) представляет собой совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (функционирование орга­низации. Она состоит из четырех подсистем: методологии, структуры, процесса и техники управления.

• Методология и процесс управления формируют управленческую деятельность, а структура и техника управления — механизм управления.

• СУ организации рассматривается как сочетание науки и искусства управления, где наука — это прагматизм, а искусство—творчество.

• Для РФ имеет значение опыт использования элементов СУ в США и Японии.

2.2. Организация функциональной подготовки

Резюме

• При создании новой организации функции служат основой для формирования структуры (подразделений, должностей, закреп­ления за ними прав, полномочий и ответственности). При со­вершенствовании или диверсификации производства и управле­ния основой является структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций. В общем виде функция — это совокупность действий, относительно однородных по не­которому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления. Функции, выполняемые в организации, можно разделить на три большие группы: производственные функции, функции управления производственными функциями и функции управления управленческой деятельно­стью.

К функциям управления управленческой деятельностью отно­сятся: стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность.

Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в распоряжении менеджеров и направ­ляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией ор­ганизации. Образуется следующая иерархия: конкретные функ­ции управления, общие функции управления, типовые процеду­ры, набор операций.

Каждая функция, процедура и операция имеют три главных па­раметра: трудоемкость, сложность и стоимость. Каждая общая функция управления, составляющая КФУ, вклю­чает набор процедур: подготовку, согласование, принятие, ут­верждение и организацию выполнения решения. Приоритет процедур, составляющих ФУ, определяет уровень обязательно­сти их исполнения.

По критерию типизации целесообразно выделить три набора КФУ для организаций: базовый, отраслевой и групповой. Базовый набор состоит из функций, выполняемых в любой орга­низации либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций, например, консультационных фирм. Отраслевой набор включает функции, характерные для кон­кретной отрасли народного хозяйства: промышленности, сель­ского хозяйства, капитального строительства, транспорта, связи, торговли и др.

Групповой набор состоит из функций, определяемых правовой формой организации (ООО, ОАО, ЗАО и др.). К типовому набору могут присоединяться и специфические функции управления. Единичная самостоятельная общая функция управления (ЕСОФУ) служит элементом для построения соответствующей ЕСКФУ. Каждая ЕСОФУ является общей функцией, но не каждая общая функция — ЕСОФУ.

Для формирования взаимодействия процедур нескольких типовых звеньев используется следующая метаморфоза процедур:

• процедура «Утверждение» переходит в процедуру «Готовит решение»;

• процедура «Согласование» — в процедуру «Организация выполнения»;

• процедура «Принимает решение» переходит на нижестоя­щий уровень в одноименную процедуру. Типовое звено соответствует только одной единичной само­стоятельной общей функции управления. Оно обладает боль­шей независимостью и стабильностью, чем звено управления. Границы типового звена и звена управления в общем случае не совпадают.

Основные принципы формирования типового функционального звена управления: однозначность, детерминированность, ста­бильность, ограниченность, согласованность, необходимая де­тализация, совершенствование.

Формирование функциональной структуры из типовых звеньев дает хорошие результаты для небольших организаций, где чис­ло функций управления не превышает 200. При увеличении их числа сложность функциональных структур существенно возрас­тает. Для организаций со значительно большим числом функций предлагается метод агрегирования в рамках единичной само­стоятельной конкретной функции управления (ЕСКФУ). В практике организации функциональной подготовки организа­ций важное значение имеет совместимость. Возможные варианты распределения функций, процедур или операций среди работников:

1. Работник выполняет одну функцию. Количество и профессио­нализм работников определяются сложностью и трудоемко­стью функции, с одной стороны, и нормой рабочего времени и квалификацией работников — с другой.

2. Работник выполняет несколько функций в течение отчетного периода (месяц, квартал, год). Количество и профессиона­лизм работников определяются не только сложностью и тру­доемкостью функции, но и различием в сложности и совмес­тимости функций. Здесь возможны следующие ситуации:

А) все функции одинаковые;

Б) функции имеют разный характер совместимости (одина­ковые, однотипные, разнотипные) и разную сложность вы­полнения.