Функциональная матрица взаимосвязей подразделений и руководителей организации (на примере деятельности по управлению персоналом)

№ п/п	Основные функции управления персоналом	Служба персонала	Юридический отдел	Планово-экономический отдел	Заместитель директора по кадровой работе	Директор
1	Разработка кадровой политики	О	П	П	К, С	Р
2	Прогнозирование и планирование потребности в кадрах, оптимизация численности	О	С	У, П	К, С	Р
3	Формирование кадрового состава	О	П, С	П, С	К, С	Р
4	Разработка и реализация системы мотивации и стимулирования персонала	О	У, П	У, П	С, К	Р
5	Формирование и реализация системы оценки персонала	О	У	У	С, К	Р
6	Планирование и управление карьерой работников	О	П	П	С, К	Р
7	Формирование и развитие системы профессионального обучения	О	П	У, С	К	Р
8	Формирование и развитие корпоративной культуры	О	У	У	У	Р
9	Разработка системы регламентации деятельности	О	У, С	У, С	С, К	Р
10	Ведение кадрового учета и делопроизводства	И	К	–	Р	–

Р — принимает решения (утверждает, подписывает документы)

К — контролирует выполнение работы

О — отвечает за выполнение функции, организует ее выполнение

И — исполняет основные виды работ

У — участвует в обсуждении и выполнении действий

С — согласовывает документы или отдельные вопросы по данной функции

П — разрабатывает предложения, готовит информацию для выполнения функции

Делаем выводы

1. Определение функций работников и структурных подразделений необходимы для эффективного управления компанией. Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядка ее решения создает нормальную рабочую атмосферу в коллективе.

2. Должностные инструкции определяют роль работника и его ответственность перед организацией. Они позволяют точно определить функции и обязанности работника

3. Процесс взаимодействия структурных подразделений и работников в ходе деятельности организации регламентируется положениями о подразделениях, порядком взаимодействия и другими организационными документами.

4. Положение, порядок и инструкция — документы, регламентирующие стандартный порядок и правила действия работника в той или иной ситуации. В организации может быть определен порядок действий работника в случае возникновения нестандартной ситуации.

5. Положения, инструкции могут включать в себя дополнительные документы, которые раскрывают отдельные положения деятельности. Это происходит, когда положение содержит общий порядок действий, а по отдельным направлениям необходимо создать дополнительный документ (технологическую карту, порядок и т.п.).

Выполняем

Задание 1. На примере должности секретаря офиса конкретизируйте структурные элементы должности.

Задание 2. Проанализируйте должностную инструкцию с точки зрения структуры и содержания. Обратите внимание на стиль изложения положений должностной инструкции. Как Вы думаете, с какой целью может применяться подобный стиль?

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

1. Общие положения

1.1. Отдел (подразделение)

1.2. Полное наименование должности

1.3. Занимая эту должность, Вы подчиняетесь и получаете приказы от_________________

1.4. Дополнительно Вы можете получать распоряжения от __________.

Указания этих работников Вы выполняете только в том случае, если они не противоречат указаниям Вашего непосредственного руководителя.

1.5. Занимая эту должность, Вы даете распоряжения и методические указания

(кому)

1.6. Исполнителя этой должности замещает (должности)

1.7. Исполнитель этой должности замещает (должности)

1.8. Работа на данной должности требует от Вас следующей квалификации:

Характеристики	Требования
Уровень образования Специальность Стаж работы по специальности

2. Цели. Руководство организации для описываемой должности выдвинуло следующие цели:

3. На этой должности Вы выполняете следующие функции:

№ п/п	Перечень функций	Периодичность выполнения

4. Информация. Для эффективного исполнения обязанностей Вы сотрудничаете с работниками подразделений и обмениваетесь следующей информацией:

Получаете			Передаете
Содержание информации	Форма	Срок и периодичность получения	Содержание информации	Форма	Срок и периодичность получения

5. Для выполнения своих обязанностей Вы обмениваетесь информацией с другими организациями:

Получаете			Передаете
Содержание информации	Форма	Срок и периодичность получения	Содержание информации	Форма	Срок и периодичность получения

5. Права. Для выполнения Ваших обязанностей Вам представлены следующие права:

5.1. Давать распоряжения и контролировать их исполнение

Кому (должность)	По каким вопросам

5.2. Самостоятельно решать следующие вопросы:

5.3. Вы являетесь представителем организации и самостоятельно взаимодействуете с ________________ по следующим вопросам

6. Ответственность. На данной должности Вы несете ответственность за выполнение работы в неполном объеме и за неполное использование предоставленных Вам прав.

6.1. Вашу работу непосредственный руководитель оценивает на основе следующих показателей:

6.1.1.

6.1.2.

Должностную инструкцию составил

Должностную инструкцию утвердил

(подпись) (подпись)

Задание 3. Проанализируйте положение о подразделении с точки зрения структуры и содержания.