Функциональная матрица распределения обязанностей (на примере отдела управления персоналом)

№ п/п	Наименование функций	Начальник отдела	Зам. начальника отдела	Главный специалист	Ведущий специалист	Специалист
1	Подбор и отбор кадров	Р, К	О	У	И
2	Разработка предложений о перемещении или выдвижении на вышестоящие должности	Р, К	О, П	И	У
3	Анализ текучести кадров и разработка мер	Р, К	И	П	У
4	Анализ кадрового состава и подготовка отчетов	Р, К	О, П	И	У
5	Ведение кадрового учета	Р, К	О		С	И
6	Оформление кадровых документов	Р, К	О		С	И
7	Работа по адаптации вновь принятых работников	Р, К	О	У	И
8	Организация обучения и повышения квалификации работников	Р, К	О	И	У
9	Работа с кадровым резервом	Р, К	О	И	У
10	Организация оценочных процедур (аттестации, квалификационных экзаменов, конкурсов)	Р, К	О	И	У

Условные обозначения:

Р — принимает решения (утверждает, подписывает документы) У — участвует в обсуждении и выполнении действий

К — контролирует выполнение работы С — согласовывает документы или отдельные вопросы по данной функции

О — отвечает за выполнение функции, организует ее выполнение П — разрабатывает предложения, готовит информацию для выполнения функции

И — исполняет основные виды работ

3. Должностные инструкции — инструмент управления персоналом, регламент, определяющий функцию и роль работника, его права, полномочия, должностные обязанности и ответственность.

Должностная инструкция имеет следующие структурные элементы:

– общие положения (наименование должности работника, наименование структурного подразделения, схема подчиненности работника);

– должностные обязанности работника;

– права;

– ответственность;

– показатели оценки деятельности.

Должностная инструкция не должна включать порядок действий работника или технологию выполнения отдельных операций, а определять конкретные виды работ.

4. Функционирование в организации структурных подразделений приводит к необходимости регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.

Положение о структурном подразделении (отделе, управлении, департаменте, службе и т.п.) включает следующие элементы:

– общие положения (наименование, цели и задачи деятельности, место в организационной структуре, структура подразделения, должность руководителя структурного подразделения);

– основные направления и формы деятельности структурного подразделения;

– круг вопросов по взаимодействию со структурными подразделениями (наименования структурных подразделений, формы взаимодействия);

– полномочия и ответственность;

– показатели оценки деятельности.

5. Разработка функциональной матрицы взаимосвязей подразделений и руководителей организации как основа распределения обязанностей и ответственности подразделения