Мазур Шапиро Управление проектами

Важная форма рабочего взаимодействия менеджера и исполнителей проекта — совещание. Так, по статистике, совещания могут занимать от 30 до 80% времени контакта руководителя проекта с участниками команды. Без применения специальных навыков подготовки и проведе ния совещаний существует серьезная опасность неэффективного расхо дования рабочего времени участников, а в итоге — снижения эффек тивности взаимодействия и ухудшения морального климата в команде.

Параллельно выполняется документирование хода работ — сбор, обработка и организация хранения формальной документации по про екту.

Основные промежуточные результаты хода работ должны быть задокументированы. Документация проекта может включать пере писку, докладные записки и т.д. Эту информацию нужно содержать, насколько это возможно, в систематизированном виде. Члены коман ды проекта могут вести персональные записи в единой книге записей по проекту. Документирование результатов хода работ включает:

•оформление и верификацию окончательных данных;

•сохранение результатов с целью дальнейшего использования. Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют

автоматизировать процессы хранения и кодирования текстовых и гра фических документов, значительно облегчить доступ к архивной ин формации.

Отчетность об исполнении включает сбор информации и ее рас пространение участникам проекта. Это информация о текущем состо янии дел, прогноз по исполнению оставшихся работ, об использовании

882 Глава 21. Информационные системы управления проектами

ресурсов, рисках, проблемах, изменениях. Отчетность может вклю чать информацию, описывающую:

•в каком состоянии находится проект (например, соответствие фактических показателей по срокам и бюджету плановым);

•достигнутые результаты или степень достижения целей проекта в соотношении к произведенными затратами, или отношение того, что уже завершено, к тому, что все еще выполняется;

•прогнозы — моделирование будущего состояния и успешности проекта с учетом достигнутых результатов.

Отчетность обычно должна представлять информацию о содержа нии, расписании, издержках и качестве проекта. Для многих проектов требуется также информация о рисках и поставках. Отчеты могут как отражать полную информацию по проекту, так и концентрироваться только на отклонениях.

Отчеты о выполнении суммируют и организуют собранную инфор мацию и представляют результаты аналитической работы. Отчеты должны представлять те виды информации и с той степенью подроб ности, которая требуется различным участникам проекта в соответ ствии с планом коммуникаций.

Значительное количество отчетов базируется на обработке факти ческих результатов состояния работ проекта, сравнении их с плановы ми показателями, анализе причин отклонений и тенденций к отклоне ниям в будущем, прогнозировании с учетом тенденций.

Анализ отклонений включает сравнение фактических результатов с плановыми или ожидаемыми. Наиболее часто анализируются откло нения по затратам и календарному плану, но отклонения от плана по содержанию, ресурсам, качеству и рискам часто также важны.

Анализ тенденций включает исследование зависимости результа тов проекта от времени, для того чтобы определить, улучшилось или ухудшилось исполнение.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится опериро вать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие ана литические средства, например расчет графика по методу критическо

884 Глава 21. Информационные системы управления проектами

ющий эффективность проектного менеджмента в организации. Она может включать различные модули в зависимости от задач, решаемых в рамках КСУП.

21.2.1.Ключевые определения и потребность в ИСУП

Данные и информация. Информация — собранные, обработан ные и распределенные данные. Полезная для принятия решений ин формация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается с помощью использования совре менных информационных технологий в рамках системы УП.

Информационные технологии — совокупность процессов сбо ра, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных компьютерных средств.

Информационная система управления проектом (ИСУП) — организационно технологический комплекс методических, техниче ских, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и УП в организации, настроенный с учетом корпоративных стандартов УП и потребностей участников.

ПО для УП — класс компьютерных программ, разработанных специально для поддержки основных процессов управления, включая планирование и контроль сроков, затрат, коммуникации и др.

Очевидно, что большинство управленческих процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до на ших дней развитие методов УП и их практическое применение во мно гом определялись развитием информационных технологий.

Создание и расчет математических моделей, которые легли в осно ву методов УП, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути, который составил часть методи ки сетевого планирования, был разработан в 1956 г. в результате ис

следований, направленных на повышение эффективности использова ния вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.

Благодаря развитию персональных компьютеров, повышению их мощности и снижению стоимости, а также появлению недорогих паке тов календарного планирования средства автоматизации процедур УП стали доступны широкому кругу организаций.

Развитие систем УП для персональных компьютеров также про шло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучша лась функциональность систем, повышались их возможности. С по явлением операционной системы Windows, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых тех нологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов УП и их более эффективного использо вания.

Реализация концепции распределенной интегрированной системы УП (или портфелем проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможны благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участника ми проектов в локальных и глобальных сетях. Руководители проектов сегодня могут получать детальные отчеты по проекту и выдавать за дания, не покидая своего кабинета и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы УП сегодня превратились из систем их моделирования в системы, реально поддерживающие про цессы управления.

Прежде чем переходить к описанию структуры ИСУП и рассмот рению ее основных элементов, определим, почему существует необхо димость в создании специализированной системы для УП.

В современной организации, как правило, функционирует целый ряд автоматизированных систем, обеспечивающих информационную поддержку текущей управленческой деятельности. Системы под держки принятия решений разрабатываются и используются для под держки специфических управленческих процедур. Структура данных систем обычно соответствует функциональной структуре организации

886 Глава 21. Информационные системы управления проектами

и уровням управления. Например, корпоративные финансовые прило жения могут включать системы автоматизации бухгалтерии, начисле ния зарплаты, планирования выплат поставщикам. Для автоматиза ции отдела продаж могут использоваться системы учета продукции на складах, планирования и учета поставок и т.п. Информационные сис темы для высшего руководства предоставляют обобщенную информа цию о результатах деятельности и состоянии компании в виде, удоб ном для принятия решений стратегического характера.

Руководитель проекта может использовать ту или иную информа цию, получаемую из корпоративных информационных систем. Одна ко в основном данные, структурированные для поддержки деятельно сти функциональных руководителей, оказываются избыточными и в конечном счете бесполезными для менеджера проекта.

Итак, следующие отличия ИСУП от корпоративных информаци онных систем являются принципиальными:

•если корпоративные информационные системы в основном раз рабатываются для поддержки отдельных функциональных под разделений, то ИСУП объединяет данные из различных подраз делений и организаций, относящиеся к конкретным проектам;

•если цикл сбора и анализа информации и выдачи отчетности в корпоративных информационных системах обычно привязан к календарным периодам (месяц, квартал, год), то в ИСУП уп равленческая информация собирается, хранится и анализирует ся в привязке к календарным планам и этапам жизненного цик

ла проекта.

Попытки создать систему информационного обеспечения УП лишь на основе существующих функциональных информационных систем наталкиваются на проблемы:

9недостаточной гибкости при планировании и низкой оператив ности получения и качества информации вследствие избыточ ности данных;

9низкой степени интеграции информации вследствие разнород ности информационных систем, используемых разными отдела ми (и разными организациями), участвующими в проекте.

21.2.2. Структура ИСУП

Основная цель процессов УП — повышение эффективности:

•за счет разработки и оптимизации моделей проектов, программ и портфелей проектов;

•обеспечения единого информационного пространства, комму никаций, сбора, обработки и анализа данных о ходе выполнения работ по проекту;

•аналитических и прогнозных расчетов, а также моделирования

ситуаций в ходе реализации проектов для обеспечения принятия управленческих решений.

ИСУП может быть структурирована по этапам проектного цикла, функциям управления, уровням управления.

На рис. 21.1 показаны обобщенный жизненный цикл проекта и уп равленческие функции, связанные с различными его стадиями. Для поддержки различных управленческих функций используется разное информационное и программное обеспечение.

Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестици онной стадии в большей степени подходит специализированное ПО бизнес планирования, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность инвестиций (см. гл. 10).

Для детального планирования и контроля за исполнением графика работ необходимо использовать ПО календарного планирования и УП, ПО бюджетирования, ПО управления рисками.

На стадии выполнения проекта особую важность приобрета ет обеспечение эффективного обмена информацией и оперативного взаимодействия между участниками проекта и соответственно ПО поддержки коммуникаций, документооборота и формирования от четов.

ПО УП может классифицироваться по основным функциональ ным областям проекта:

9временны´ м параметрам;

9стоимостным параметрам;

9ресурсам;

9коммуникациям;

9рискам.

Отдельно развивается класс ПО формирования и мониторинга портфелей проектов.

Для поддержки корпоративного стандарта УП может использо ваться специализированное ПО регламентации процессов УП.

Основные типы и примеры ПО представлены на рис. 21.2.

ПО управления по временным параметрам проекта предназна чено для разработки, анализа и управления календарными планами, временно´го анализа. Включает следующие основные функции:

9определение состава и последовательности выполнения работ;

9определение ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;

9расчет календарного плана и определение критического пути проекта;

9оптимизацию календарного плана с учетом ограничений на ре сурсы;

9временной анализ;

9фиксацию базовых планов проекта;

9ввод фактических данных по проекту и отображение состояния проекта;

9расчет прогнозных показателей по реализации проекта;

9графическое отображение календарного плана и формирование

отчетов по проекту.

Пакеты также могут включать следующие дополнительные воз можности:

9мультипроектное планирование и контроль;

9планирование с учетом рисков;

9оповещение исполнителей;

9удаленный доступ к календарным планам.

ПО управления стоимостными параметрами предназначено для оценки стоимости проекта, разработки, контроля и анализа испол нения его бюджета. Включает следующие основные функции: