Мазур Шапиро Управление проектами

сов, существенность (критичность) ресурса для планомерного хода работ по проекту, наличие рисков поставок и пр.

Понятие «запасы» относится не ко все видам ресурсов. В самом общем виде запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на скла дах, и включают:

9товарно материальные запасы (сырье и материалы);

9незавершенное производство;

9готовую продукцию на складе.

Под управлением запасами понимается контроль за их состояни ем и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов, необходимых для эффективной реализации проекта.

Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обста новкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управления запа сами — обеспечение бесперебойного снабжения процессов выпол нения работ по проекту в установленные сроки и с запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание за пасов.

Целесообразное и эффективное управление запасами позволяет:

•уменьшить производственные потери из за дефицита матери алов;

•свести к минимуму излишки запасов ресурсов, которые, по сути, замораживают денежные средства;

•снизить риск перебоев в запланированном ходе работ по про екту;

•снизить затраты на хранение товарно материальных запасов. Существуют различные классификации ресурсов с точки зрения

оптимизации закупок, поставок и запасов. В табл. 18.1 приведена одна из таких классификаций.

Размеры запасов по каждому виду ресурсов определяются их спе цификой, колебаниями в поставках, важностью для работ по проекту. Предусматривается минимально необходимый резервный, или стра ховой, размер запаса, который никогда не расходуется.

752 Глава 18. Управление ресурсами проекта

Менеджеры команды проекта, ответственные за поставки ресур сов, несут ответственность и за объемы запасов, т.е. поддерживают баланс между входящими поставками ресурсов и исходящими (рас пределяемыми) потоками ресурсов по работам проекта для обеспече ния его бесперебойной реализации в соответствии с запланированны ми показателями.

18.4.2. Виды запасов

Необходимость планирования запасов зависит от той роли, кото рую они играют в распределении ресурсов по работам проекта. Каж дый из видов запасов выполняет определенные функции. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся виды запасов.

Транзитные запасы. Предполагается, что определенные ресурсы в дальнейшем будут транспортированы на небольшие расстояния.

Циклические запасы. Образуются вследствие производства или ввоза товаров через определенные промежутки времени. Причина об разования циклических запасов — непостоянное наполнение. Если при серийных запасах ограничителем является количественный ас пект, то при циклических — временной.

Пример. Транспорт, обеспечивающий вывоз партии товаров от по ставщика, прибывает каждую первую неделю месяца или каждую пятни цу; при этом за один подвоз потребность в определенном виде товаров на всю следующую неделю обеспечивается полностью.

Запасы безопасности. Создаются, чтобы избежать возможной не уверенности, связанной с гарантированностью подвоза, производства и вывоза продукции. Чем больше неуверенность и чем длиннее период реакции на заказ, тем выше должен быть уровень необходимых запасов безопасности. Существующие статистические методы [7, 8] позволяют определить оптимальный уровень запасов безопасности.

Пример. Чтобы быть независимым от надежности поставщика, на складе потребителя создаются небольшие запасы, которые имеются все гда «под рукой». Их размер зависит от степени надежности поставок и качества поставляемого товара.

18.4.3.Затраты на формирование и хранение запасов

Содержание запасов требует определенных расходов. Наиболее известными видами затрат на содержание запасов являются пространство, рента и стоимость риска. Затраты на формирование и хранение запасов представляют собой расходы, связанные с отвлече нием оборотных средств в запасы сырья, материалов и т.д.; текущим обслуживанием запасов, в том числе издержками на проведение ин вентаризаций, процентные ставки за банковский кредит и т.п.; из держками хранения, составляющими определенную долю (от 10 до 40%) [7] от стоимости запасов; стоимостью рисков.

Под пространством понимают расходы на амортизацию, содержа ние, отопление и т.д., связанные с запасами, например склад под запас.

Рента представляет собой расход на вложенный в запас капитал.

Под стоимостью риска подразумевают последствия различных страховых случаев, а также оценку стоимости риска в денежной форме (риск невостребования, риск морального износа запасов, риск превы шения норм естественной убыли, риски потерь от хищений, пожаров и т.п.). Стоимость этих рисков с определенной точностью выражается через расходы на страхование, тарифы и ставки страховых премий.

Невостребование запасов может привести к некондиции, уничто жению и продаже по сниженным ценам.

18.4.4. Оптимизация размера запаса

Наличие запасов определяет эффективность управления матери ально техническим обеспечением проекта.

Положительные аспекты наличия большого объема запасов — высокий уровень обслуживания. Появляется возможность избежать ряда проблем, влияющих на эффективность проекта. Отрицательные аспекты наличия большого объема запасов — увеличение периода движения ресурсов и омертвление капитала, вложенного в них.

Теоретически должен поддерживаться как можно более низкий уровень запасов ресурсов определенной номенклатуры при условии сохранения высокого уровня обслуживания и оптимального времени поставок с учетом множества дополнительных условий.

Система управления запасами решает следующие основные за дачи:

9контроль и учет уровня запасов;

9определение размера резервного запаса для каждого ресурса, необходимого для непрерывного обеспечения работ проекта;

9расчет оптимального размера заказа ресурса;

9определение интервала времени между заказами.

Контроль уровня запасов ведется по всем группам ресурсов и со стоит в учете их наличия и отслеживании момента, когда следует осу ществить заказ очередной партии ресурсов.

Одним из наиболее известных методов контроля уровня запасов является АВС метод [7, 8] — способ учета и контроля за состоянием запасов, заключающийся в разбиении номенклатуры ресурсов на три

подмножества — А, В и С. Метод АВС контроля товарно матери альных запасов базируется на разделении запасов сырья и материалов на три категории по степени важности отдельных видов ресурсов в за висимости от их удельной стоимости:

1)категория А включает ограниченное количество наиболее цен ных видов ресурсов, которые требуют постоянного детального учета и контроля (возможно, ежедневного). Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа;

2)категория В составлена из тех видов товарно материальных запасов, которые в меньшей степени важны для проекта и оценивают ся и проверяются при ежемесячной инвентаризации. Для этой катего рии ресурсов, как и для категории А, используют методики определе ния оптимального размера заказа;

3)категория С включает широкий ассортимент оставшихся мало ценных видов ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве.

Из АВС метода вытекает, в частности, правило 20/80. Установ лено, что в большинстве случаев 75% стоимости запасов охватывает около 10% наименований номенклатуры ресурсов (подмножество А), 20% стоимости — соответственно 25% наименований (подмноже ство В), 5% стоимости — 65% наименований (подмножество С). Во многих случаях оказывается, что 20% наиболее потребляемых ресур сов составляют около 80% стоимости запасов.

Оптимизация размера заказа. Наиболее распространенным ин струментом в управлении запасами, направленным на минимизацию суммарных затрат, традиционно признается модель оптимального размера заказа [8]. Причина популярности этой модели — простота математического аппарата и хорошие результаты ее практического ис пользования.

Задача управления запасами сведена к определению объема заказа (Q) и частоты выполнения заказов (T) за планируемый промежуток времени, что в свою очередь рассчитывается посредством балансиро вания между затратами, связанными с выполнением одного заказа (O), и затратами на хранение единицы запасов (C). Размер заказа следует увеличивать до тех пор, пока снижение затрат на заказ пере вешивает увеличение затрат на хранение.

В наиболее простом варианте модели величина заказа Q и период между поставками T принимаются постоянными величинами. Вве денное в модель дополнительное ограничение по единовременной по ставке новой партии в момент завершения запасов предыдущей по зволяет утверждать, что средний объем хранящихся на складе материалов равен Q, деленному пополам. Соответственно издержки хранения запасов за период между двумя поставками равны произве дению затрат хранения единицы материала на средний объем запасов:

Z1 = C × Q : 2.

Для расчета затрат на выполнение заказа к условию неизменной ве личины заказа прибавляется предположение о его постоянной стоимо сти, поэтому затраты по заказу определяются как произведение затрат на один заказ O и количество заказов за отчетный период (S : Q)

Z2 = S × O : Q,

где S — потребность в материалах или готовой продукции за отчетный пе риод;

Q — объем заказа;

O — затраты, связанные с выполнением одного заказа.

Оптимальный размер заказа получается при минимальных сум марных издержках по управлению запасами.

Z = Z1 + Z2 Min.

Приравнивая первую производную от функции суммарных затрат нулю, находим непосредственное значение оптимального размера за каза

DZ : dQ = C : 2 — (S × O) : Q2 = 0.

Таким образом, оптимальный размер заказа определяется:

.

Пример расчета оптимального размера заказа.

S — потребность в ресурсе = 900 изделий;

O — затраты на один заказ = 50 тыс. руб.;

C — затраты на хранение единицы ресурса = 11,25 тыс. руб.

Тогда оптимальный заказ составляет: Q = 89 изделий.

Если повторный заказ поступает в течение L = 10 дней, а в году 250 ра бочих дней, то повторный заказ делается, когда уровень запаса падает до P = (L × S) : 250 = (10 × 900) : 250 = 36 изделий.

Эта формула предполагает, что заказ в 89 изделий делается, когда уровень запаса падает до 36 изделий. Последнее изделие будет исполь зовано после того, когда поступит следующий заказ.

Средний объем запаса составляет 89 : 2 = 44,5 изделий.

Наиболее критичный фактор эффективного использования моде ли — возможность оценить затраты на заказ и расходы на хранение.

На рис. 18.6 проиллюстрировано определение оптимального раз мера заказа ресурса Q*. Он соответствует наименьшим суммарным издержкам.

Наименьшие суммарные издержки

Рис. 18.6. Пример определения оптимального размера заказа ресурса

В табл. 18.2 приведен алгоритм расчета параметров системы уп равления запасами.

Анализ примеров расчетов показывает:

9что резервный запас зависит от времени возможной задержки поставки и не зависит от времени поставки;

9пороговый запас существенно зависит от суммарного времени поставки и возможной задержки поставки;

9издержки на содержание резервного запаса зависят от возмож ной задержки поставки.

18.5. Логистика

18.5.1. Основные понятия

В последние годы в практике материально технического обеспече ния проектов стали использоваться новые методы и технологии, бази рующиеся на концепции логистики [5—8].

Понятие логистики многогранно; в самом общем виде логистика определяется как наука управления (планирования, организации, кон троля) движением материальных и связанных с ними информацион ных и финансовых потоков от первичного источника до конечного по требителя.

Логистика в сфере материально-технического обеспечения по нимается как наука:

•о рациональной организации производства и распределения, которая комплексно изучает снабжение, сбыт и распределение средств производства;

•о совокупности различных видов деятельности в целях получе ния необходимого количества продукции в установленное время и заранее установленном месте, в котором сложилась потреб ность в этой продукции;

•о взаимодействии всех элементов производственно транспорт ных систем — от производства до потребления;

•об управлении процессом физического распределения продук ции в пространстве и времени;

•о взаимосвязях и взаимодействии снабжения со сбытом и транс портом;