Мазур Шапиро Управление проектами

имеющих общие организационные отношения и цели. Подход вклю чает в себя последовательное развитие процедур решения командных проблем и затем достижение главной командной задачи.

Главная цель формирования команды — самостоятельное управ ление и преодоление своих проблем. Этот процесс может реализо вываться не сразу, а в течение длительного времени. Нередко эффек тивной работе команды препятствует само руководство или менед жер.

Входе совместной работы определяются самые важные (актуаль ные) командные проблемы, и группа может достичь нового равновес ного состояния, которое устанавливает более высокий уровень лично го участия и общекомандного климата.

Вактивной стадии процесса формирования команды выделяются

четыре основные цели:

1) изменение набора целей или приоритетов;

2) анализ и распределение способов работы;

3) анализ норм, способа принятия решений, коммуникаций;

4) определение взаимосвязей между людьми, выполняющими ра боту.

Целесообразное формирование команды влияет на эффективность

всей последующей ее деятельности:

• руководство и качество принятия решений улучшаются;

• изменяется командная организационная культура (обычно в

сторону большей открытости);

• появляются последовательность в отстаивании своей позиции и разумная кооперация среди всех членов команды.

19.1.7.Примерный состав команды и требования к менеджерам проекта

Наличие общих принципов УП и достаточно типизированных эта пов его реализации и жизненного цикла дает возможность определить примерную структуру команды проекта в обобщенном виде, которая приведена на рис. 19.3.

Обязанности указанных на рис. 19.3 членов команды определяют ся спецификой проекта, но есть общие требования и функциональные обязанности.

Ниже приведен типовой набор функциональных обязанностей ключевых участников проекта. При реализации конкретного проекта эти списки могут быть сокращены или расширены главным менедже ром в зависимости от специфики проекта.

Менеджер проекта:

•координирует выполнение контракта в интересах заказчика с максимальной эффективностью;

•производит изучение контракта с целью наиболее эффективной организации работ;

•разрабатывает схему организации работ и пакет соответству ющих инструкций персоналу;

•обеспечивает проект квалифицированным персоналом совмест но с соответствующими подразделениями компании;

•обеспечивает разработку документации и контролирует до кументооборот проекта;

•устанавливает совместно с другими менеджерами требования к качеству, определяет политику его обеспечения, в первую оче редь на этапе формирования плана по качеству;

•составляет отчеты о ходе выполнения проекта в соответствии с установленными процедурами;

•разрабатывает детальные процедуры по УП в соответствии с базовыми требованиями компании и требованиями контрактов (в первую очередь на предмет упорядочения документообо рота);

•производит разбиение проекта на пакеты работ и составляет их график;

•реализует мероприятия, направленные на охрану здоровья, тру да, защиту окружающей среды и безопасности, разрабатывает план проекта по указанным направлениям (HSES план);

•обеспечивает внутренние коммуникации, а также необходимые контакты с официальным представителем заказчика: ведение

переписки и контроль за документооборотом компании и/или ее дочерних структур; управление прогрессом по работам и по их приемке заказчиком; необходимые согласования; выставле ние счетов и отслеживание платежей; организация и проведение встреч с заказчиком; обсуждение дополнительных объемов ра бот; получение подтверждений (актов) завершения работ; пе редача информации о технических процедурах заказчику;

•обеспечивает в случае создания совместного предприятия кон такты между подрядчиками, подписание соответствующих до кументов, организацию встреч;

•постоянно контролирует проект на различных фазах, в том числе: координацию и надзор за ходом разработки проектной докумен тации (инжиниринг, технологии); координацию и надзор за рабо тами на площадке, субподрядными работами; отслеживание со блюдения недельных графиков с использованием S кривых и гистограмм; отслеживание результатов контроля качества;

•обеспечивает управление всеми административными и финан совыми аспектами контракта, включая определение основных субподрядов, так же как и ограничений и требований по гене ральному контракту; подготовку документов и встреч; админи стрирование контракта, связанных с ним изменений и контроль бюджета; проверку ежемесячного доклада по проекту;

•отслеживает осуществление политики в области страхования и соответствующих нормативных требований;

•организует, контролирует и одобряет выбор новых технических решений, имея в виду оптимальную с точки зрения эффективно сти технологию осуществления проекта;

•организует и руководит встречами со своими и сторонними спе циалистами по решению специальных проблем;

•обеспечивает связь с функциональными подразделениями ком пании;

•обеспечивает передачу всей необходимой документации, проце дур и инструкций ответственным менеджерам, субподрядчи

кам, партнерам по проекту, а также тем, кто отвечает за работы на площадке;

•обеспечивает наилучшее использование трудовых и техниче ских ресурсов с точки зрения плана и бюджета;

•постоянно отслеживает затраты и сроки по проекту и предпри нимает необходимые корректирующие воздействия;

•постоянно информирует корпоративное руководство о прини маемых мерах, включая подготовку детальных докладов;

•предлагает корпоративному руководству и/или его региональ ному представителю меры по устранению значительных откло нений от сроков или затрат по проекту;

•требует от коммерческих менеджеров данные, нужные ему для управления отношениями с заказчиком;

•участвует в решениях по спорным вопросам совместно с пред ставителем группы качества проекта;

•координирует и проверяет работу персонала в процессе подго товки ежегодных отчетов;

•прогнозирует потребности в персонале проекта;

•подготавливает и распределяет отчет о завершении проекта;

•организует архивирование документации по проекту.

Заместитель менеджера проекта

Эта должность существует только в особо важных и сложных про ектах. Этот специалист помогает менеджеру проекта в выполнении им своих обязанностей, если есть решение об их делегировании. Менед жер проекта ответственен за описание круга функциональных обязан ностей своего заместителя.

Представитель группы качества проекта:

•формирует систему менеджмента качества проекта (на базе си стемы качества, действующей в компании) в соответствии с требованиями контракта, политикой в области качества и указа ниями менеджера проекта;

•разрабатывает график мероприятий в области качества и согла сует его с менеджером проекта;

786Глава 19. Управление командой проекта

•координирует подготовку плана по качеству с руководством проекта;

•перерабатывает корпоративные стандарты для использования в проекте и обеспечивает их распределение среди участников про екта;

•возглавляет разработку и распределение плана проекта по каче ству;

•обеспечивает практическое выполнение спецификаций, проце дур инструкций и стандартов ответственными лицами;

•подготавливает необходимые аналитические материалы для от четов и докладов по УП, а также оказывает необходимую по мощь менеджеру проекта в процессе их подготовки;

•обеспечивает мониторинг установленных показателей качества;

•при необходимости предлагает пересмотр плана по качеству;

•обеспечивает мониторинг процесса реализации плана по каче ству и соответствующих процедур;

•обеспечивает необходимую подготовку и мотивацию персонала, ответственность за реализацию системы качества проекта, по вышение квалификации кадров;

•контролирует реализацию плана по качеству с помощью прове дения внутренних и внешних аудиторских проверок;

•передает копии аудиторских заключений менеджеру проекта и корпоративному представителю группы обеспечения качества;

•контролирует аудирование поставщиков и субподрядчиков в ча сти их деятельности по проекту;

•периодически передает менеджеру проекта и корпоративному представителю службы качества информацию об отклонениях показателей качества от проектных/контрактных;

•регулирует все разногласия в зоне своей ответственности;

•обеспечивает регистрацию и хранение всех предусмотренных проектом/контрактом контрольных записей.

Менеджер по инжинирингу:

•действует как заместитель менеджера проекта в части коорди нации и контроля инжиниринговых задач;

•помогает менеджеру проекта по инжиниринговым вопросам со трудничества с поставщиками и субподрядчиками;

•организует и координирует изучение контракта в инжиниринго вой части и составляет ее краткое содержание;

•контактирует с заказчиком в части инжиниринговых задач че рез менеджера проекта;

•участвует в разработке графика проекта в части инжиниринго вых работ;

•разрабатывает детальный перечень инжиниринговых задач с соответствующими оценками затрат, согласующихся с бюдже том, и контролирует расходы в этой части проекта;

•обсуждает по поручению менеджера проекта субконтракты по инжинирингу (в тесном сотрудничестве с корпоративными ме неджерами по инжинирингу), исследовательским работам и внедрению (с департаментом по субконтрактам);

•разрабатывает при необходимости детальный график по инжи нирингу (в рамках общего графика), контролирует его исполне ние и регулярно докладывает менеджеру проекта;

•регулярно (по графику, согласованному с менеджером проекта, но не реже раза в месяц) подготавливает отчет о прогрессе ра бот по инжинирингу, отслеживает и предсказывает изменения в бюджете, предлагает в случае необходимости корректирующие меры;

•обеспечивает надзор за деятельностью субподрядчиков по ин жинирингу и особенно следит за тем, чтобы строительные ре шения соответствовали строительным нормам, контрактным обязательствам и условиям обеспечения качества;

•обеспечивает реализацию технических условий при проведении проектных работ, в том числе координирует получение черте жей и спецификаций; принимает инжиниринговые решения, обеспечивающие оптимальную доходность проекта; подготав ливает доклад по проектным работам; анализирует документы заказчика и содержащиеся в них требования и по согласованию с менеджером проекта предлагает целесообразные изменения;

788Глава 19. Управление командой проекта

•организует и проводит встречи по инжинирингу проекта; подго тавливает инжиниринговую документацию в соответствии с принятыми строительными и монтажными решениями; обеспе чивает надзор за подготовкой строительной и сметной докумен тации, спецификациями, техническими условиями поставщиков и другой технической документацией. Обеспечивает распреде ление инжиниринговой документации (действующих версий) среди ответственных участников проекта; регулярно (по край ней мере раз в месяц) подготавливает аналитическую справку по показателям проекта, подлежащим контролю, а также ком пьютерные отчеты о ходе закупок;

•решает совместно с менеджером проекта технические пробле мы, возникающие в период выполнения проектных работ, заку пок, заводского изготовления и монтажа;

•управляет совместно с менеджером проекта изменениями, ини циируемыми заказчиком, путем согласования своих действий, влияющих на затраты и сроки реализации (в части инжинирин говых решений);

•получает доказательства того, что изменения не повлияют отри цательно на итоговое качество и сроки проекта, в противном случае немедленно принимает необходимые меры;

•эффективно реализует принципы и методы обеспечения каче ства, особенно в части надзора за документацией, выпускаемой под его ответственность;

•участвует в подготовке итогового отчета по проекту (в части инжиниринга) с акцентом на технические, финансовые и кон трактные уроки проекта.

Координатор по технологиям:

•действует как заместитель менеджера проекта в части коорди нации задач, связанных с методами строительства;

•выполняет анализ контракта в части, касающейся строительно монтажных работ, и подготавливает соответствующие итоговые документы;

•обеспечивает контакты с заказчиком по всем вопросам, связан ным со строительно монтажными работами, через менеджера проекта и при необходимости с помощью менеджера по инжи нирингу;

•участвует в разработке графика проекта в части строительно монтажных работ;

•разрабатывает спецификацию технологических средств обеспе чения строительно монтажных работ с оценкой затрат, согласу ющейся с бюджетом проекта, предусмотренным для этих целей;

•разрабатывает детализированные технологические карты, вре менны´ е оценки которых должны согласовываться с общим гра фиком работ; контролирует процесс и регулярно отчитывается перед менеджером проекта;

•регулярно (с периодичностью, согласовываемой с менеджером проекта, но не реже одного раза в месяц) предоставляет данные по инновациям;

•обеспечивает требования контракта в части производства стро ительно монтажных работ, в том числе надлежащую проектно конструкторскую подготовку к производству строительно мон тажных работ;

•организует и проводит встречи разработчиков проекта по этим вопросам; инспектирует планы в части строительно монтажных работ и обеспечивает получение и согласование необходимых документов;

•помогает менеджеру по инжинирингу разрабатывать инжини ринговую документацию в части строительно монтажных ра бот; решает все вопросы, связанные с их производством в стро гом соответствии с корпоративными стандартами компании и требованиями заказчика, а также по согласованию с менедже ром проекта требует соответствующих разъяснений и уточне ний от заказчика;

•обеспечивает максимально возможную доходность проекта в части строительно монтажных работ, в этой связи согласовыва

ет все решения с менеджерами, обеспечивающими производст во строительно монтажных работ;

•распределяет технологическую документацию с учетом всех те кущих изменений и дополнений;

•контролирует разработку калькуляций по строительно монтаж ным работам, подготавливаемых инжиниринговыми, исследова тельскими и внедренческими подразделениями компании, а после завершения разработки — согласование этих калькуляций;

•определяет потребность в производственном оборудовании с участием инспектора по строительной технике, а также пред ставителя эксплуатирующей организации;

•управляет совместно с менеджером проекта изменениями, ини циируемыми заказчиком путем надлежащего согласования сво их действий, подтверждения отсутствия отрицательных воздей ствий на итоговое качество и сроки проекта, а также незамед лительного принятия необходимых мер;

•помогает руководителю работ на площадке обеспечить их каче ство;

•убеждается в том, что принятые методы работ не представляют угрозы здоровью и безопасности персонала, а также окружа ющей среде;

•участвует в подготовке соответствующего раздела итогового от чета о завершении проекта с отражением технических, финансо вых и контрактных уроков, полученных при его реализации.

Координатор по закупкам:

•координирует задачи, связанные с управлением закупками;

•формирует команды проекта, ответственные за закупки по про екту;

•организует и координирует изучение контракта в своей части и составляет ее краткое содержание;

•разрабатывает специальные условия по закупочным процеду рам и обеспечивает их практическую реализацию;

•помогает менеджеру проекта по всем аспектам закупок, вклю чая контакты с заказчиком;