Мазур Шапиро Управление проектами

Основная задача в период проектно закупочной фазы — обеспе чить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом. Этот процесс можно разделить на две части:

1)закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;

2)поставки на место производства работ.

На рис. 18.5 приведена структура системы распределения ресур сов по работам проекта.

Управление распределением ресурсов

Рис. 18.5. Система распределения ресурсов проекта

Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупненно сводится к следующим шагам:

1)подготовка спецификаций и технических условий, характеризу ющих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

2)планирование и организация процесса закупок;

3)изучение возможных источников закупки ресурсов и перегово ры с возможными поставщиками;

4)предварительный отбор участников торгов;

5)подготовка документов для торгов;

742Глава 18. Управление ресурсами проекта

6)проведение торгов и принятие решения о присуждении контрак тов заявителям, выигравшим торги;

7)размещение заказа, включая переговоры о поставках;

8)контроль за поставками (своевременность, комплектность, ко личество и качество) с принятием необходимых мер в случае появле ния отклонений;

9)разрешение конфликтов;

10)взаиморасчеты;

11)найм на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов;

12)планирование поставок;

13)организация бухгалтерского учета;

14)доставка, приемка и хранение товара;

15)учет и контроль доставки.

Последние четыре позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как закупки осуществляет заказчик, а поставки — подрядчик.

18.2.2. Правовое регулирование закупок и поставок

Основной правовой формой организации и регулирования отноше ний при осуществлении закупок между их участниками (субъектами) является договор.

Структура элементов правового регулирования договорных отно шений при закупках и поставках приведена на рис. 18.6.

Роль договора при закупках заключается в правовом закреплении отношений между субъектами. Он устанавливает обязательства меж ду ними, исполнение которых защищается законодательством, при этом договор не только закрепляет обязательства и права сторон, но и определяет порядок их исполнения, а также предусматривает способы защиты интересов этих сторон.

Рис. 18.6. Структура правового регулирования закупок

Дадим определения двум основным типам договоров, на основе ко торых организуются закупки, — договору поставки (материально технические ресурсы) и договору подряда (закупки услуг, трудовых ресурсов).

Договор поставки — это договор, по которому поставщик, явля ющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки пе редать в собственность (или в полное хозяйственное ведение, или в оперативное управление) покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным (семейным, домашним) потреблением, а покупатель обязует ся принимать товар и платить за него определенную цену.

Договор поставки заключается по свободному усмотрению сторон, т.е. отсутствует, как правило, обязанность поставщика вступать в до говор. Заметим, что в некоторых случаях законодательство обязывает поставщика заключить договор по требованию покупателя, в частно сти в случае поставок продукции на Крайний Север или при поставке продукции для государственных нужд.

Договор подряда регулирует закупки, необходимым объектом ко торых является результат определенных действий.

Суть отношений, возникающих при подобных закупках, заключа ется в том, что одна сторона по заданию другого лица обязуется вы полнить для него за плату определенную работу (заказ), результат которой переходит в собственность заказчика.

На основе такого рода обязательств осуществляются создание нового имущества (строительство предприятий, сооружение дорог); ремонт и улучшение имеющегося (работы по реконструкции и капи тальному ремонту зданий, сооружений, оборудования, ремонт и тех ническое обслуживание машин, оборудования); реализация результа тов творческой деятельности (выполнение научных исследований, проектно конструкторской документации, создание производствен ных новшеств — образца нового изделия).

Основной источник, регулирующий этот тип договоров, — Граж данский кодекс РФ.

Разновидности договора подряда — договор на капитальное стро ительство, на производство проектных и изыскательских работ, а так же на выполнение научно исследовательских и опытно конструктор ских работ. Заметим, что в соответствии с законодательством риск случайных неудач по договору подряда несет подрядчик.

18.2.3. Организационные формы закупок

Различают следующие организационные формы закупок:

9 прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок. Между ними заключается соответству ющий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, тор ги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;

9 посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т.е. лицом, ко торое берет на себя обязательство обеспечить проект необходи мыми ресурсами;

9 биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за свой счет, или от имени клиента и за его счет, или от своего имени за счет кли ента, или от имени клиента за свой счет. Посетителями бирже вых торгов могут быть юридические и физические лица, не яв ляющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.

Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов предпри ятия и предпринимателей при проведении закупок осуществляется ар битражными судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях). Споры, возникающие в связи с внешнеторговой деятельно стью, разрешаются в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово промышленной палате РФ.

18.2.4.Основные требования к управлению закупками и поставками

Укажем основные требования к закупкам и поставкам, характер ные для рыночной экономики:

•закупки и поставки осуществляются на основе данных проект ной документации;

•графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;

•план должен охватывать весь проект в целом;

746Глава 18. Управление ресурсами проекта

•выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;

•в плане определяются структуры и лица, ответственные за каж

дую позицию, подлежащую поставке.

Выбор поставщиков происходит на основе изучения так называ емых квалификационных анкет, призванных осветить управленче ские, технические, производственные и финансовые возможности оферента. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в ре зультате торгов.

Требования к порядку размещения заказов таковы:

9совместно с проектной организацией разрабатываются меропри ятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;

9общие заказы оформляются только на основе работ по сокраще нию номенклатуры закупок;

9оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;

9заключение контрактов производится в результате дополни тельных встреч и согласований с победителями торгов по вопро

сам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками:

9осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок;

9организуется по каждому из перечисленных выше видов поста вок (оборудование, работы, местные материалы, услуги);

9основывается на общем плане проекта;

9все изменения вносятся в общий график проекта;

9основывается на стандартных формах отчетности.

Все перечисленные работы возглавляет служба руководителя проек та, работающая в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами. В крупных проектах главный ру ководитель (главный менеджер) проекта делегирует соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или даже специ альной службе).

18.3. Управление поставками

18.3.1. Договоры на поставку материальнотехнических ресурсов

Система обеспечения проекта ресурсами должна:

•гарантировать устойчивое обеспечение сырьем, материалами, комплектующими в объемах и ассортименте, диктуемых потре бителями проекта;

•создавать материальные условия для постепенной диверсифи кации номенклатуры продукции;

•обеспечить своевременный переход к выпуску новых, конкурен тоспособных на мировом и российском рынках видов продукции;

•способствовать снижению материалоемкости производства, в том числе за счет применения новых технологий и материалов, сокращению уровня материальных запасов и транспортно заго товительных затрат;

•обеспечить поставку ресурсов в соответствии с проектной доку ментацией и технологией реализации проекта.

В современных условиях договор поставки товаров (контракт) — основополагающий документ, регламентирующий сроки, объемы и ус ловия поставки. Проект менеджер становится ключевой фигурой, ко ординирующей поставки в интересах проекта в целом.

На этапе планирования разрабатываются графики потребности и поставок материально технических ресурсов, которые являются осно вой для заключения договоров на поставку ресурсов.

Проект договора на организацию снабжения материальными ре сурсами высылается предприятием снабжения потребителю до начала периода, на который заключается договор. В договоре указываются:

9 наименование, количество, развернутая номенклатура продук ции, подлежащей поставке (по маркам, видам, профилям и т.д.). На поставку оборудования и машин договор заключается на ос новании спецификации;

9 качество, комплектность, сортность продукции, подтвержда емая стандартами, техническими условиями, номера которых

указываются в договоре. Гарантийный срок на продукцию так же указывается в договоре;

9общий срок действия договора и сроки поставки конструкций, строительных материалов (сроки поставки оборудования ука зываются в заказной спецификации);

9конкретная (договорная) цена за единицу поставляемой про дукции; порядок и формы расчета; платежные, почтовые и от грузочные реквизиты поставщика и покупателя;

9другие условия, которые должны быть предусмотрены в соот ветствии с законодательством, и условия, которые поставщик и заказчик признают необходимым предусмотреть в договоре по ставки продукции или в прилагаемых к нему особых условиях поставки (например, тары и упаковки).

Вдоговоре устанавливается также порядок отгрузки и ответ ственного хранения его узлов на строительной площадке, обязанно сти потребителя по приемке, складированию и своевременной опла те заказа.

18.3.2. Планирование и организация поставок

Исходными данными для календарного планирования ресурсного обеспечения проектов являются следующие документы:

•календарный план производства строительно монтажных ра бот на объектах (сетевые графики, циклограмма);

•календарный план ввода объектов в эксплуатацию и задания по окончании этапов строительно монтажных работ;

•годовой план закупок ресурсов;

•годовой график поставки материалов от специализированных товарных организаций;

•договоры и спецификации;

•нормативно технологическая документация по материально техническому снабжению и комплектации;

•информация о ходе выполнения плана строительно монтажных работ за период, предшествующий планируемому;

•информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об оконча нии этапов строительных работ за период, предшествующий планируемому;

•информация о выполнении заказов за период, предшествующий планируемому;

•информация о движении остатков строительных материалов;

•производственно технические нормы расхода строительных материалов;

•нормы производственных запасов.

На основании календарной заявки графика и нормативно техни ческой документации определяется объектная потребность в кон струкциях, полуфабрикатах и материалах по этапам в соответствии с их составом, указанным в технологических комплектах. Рассчитанная объектная потребность — основа для разработки квартальных зака зов для проекта.

Товарные управления предприятий производителей или оптовых предприятий определяют форму поставок материальных ресурсов — транзитную или с базы. Это решение зависит от объемов поставок ма териалов, их видов, а также от ранее заключенных договоров.

Организация материального обеспечения строительных проектов основана на системе производственно-технологической комплектации. Эта система предполагает единство комплектного изготовления конструкций и изделий, поставки и транспортировки всех материаль ных ресурсов в соответствии с технологической последовательностью реализации проекта, способствует наиболее рациональному и эконом ному использованию ресурсов.

На стадии разработки проекта (планирования) создается модель технологической комплектации. В состав планов проекта входит опре деленная унифицированная нормативно технологическая документа ция (УНТД) — комплекс документов, который является норматив ной базой производственно технологической комплектации проекта. Комплекты конструкций, изделий и материалов должны поставляться одновременно и, как правило, в полной технологической готовности для производственного потребления, в контейнерах и пакетах, непо средственно в рабочую зону проекта.

Наряду с развитием производственно строительной комплекта ции через строительные организации значительное развитие получила форма снабжения строек через территориально посреднические пред приятия (опторги) для проектных команд заказчика.

18.4. Управление запасами

18.4.1. Основные понятия

Вопросы управления закупками и поставками взаимоувязаны с вопросами управления запасами ресурсов [7]. За решением вопросов, что нужно закупить, следуют новые вопросы: сколько приобрести (какими объемами и с какой частотой поставок), а в соответствии с этим определяется, какой объем каждого ресурса необходимо иметь в виде некоторого запаса с целью:

9минимизации риска приостановки производственного процесса в связи с нехваткой ресурса для производства работ;

9обеспечения ритмичного производства между моментами по ставок ресурса.

Вкачестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, на складские операции, потери от порчи при хранении и пр. Естественно, что такие затраты должны минимизироваться. Управляемые параметры при решении этой задачи — объемы запасов; частота, сроки и объемы их попол нения (поставок); степень готовности ресурса, хранящегося в виде запаса.

Точка заказа, или пороговый запас, — минимальная величина за паса ресурса, при которой необходим новый заказ для его пополнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ.

Страховой (резервный) запас — минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабжения про изводства в случае нарушения хода поставок по сравнению с заплани рованным. Резервный запас определяется путем оптимизационного расчета, при этом принимаются во внимание условия поставок ресур