2. Ведение договорной работы

Понятие договорной работы

По этому вопросу среди ученых нет единого мнения.

Процесс использования корпорациями хозяйственных договоров, протекает в последовательности, типичной для управленческой дея­тельности, и охватывает собой два цикла:

♦ заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);

Г лава 16. Техника ведения договорной работы

♦ исполнение договоров (оперативные мероприятия, учет, кон- 385 троль хода и результатов выполнения договорных обязательств).

Эти два цикла договорной деятельности, хотя являются само­стоятельными и разъединенными во времени, все же едины по своей направленности, характеру и содержанию решаемых вопросов.

Поэтому одни ученые термин «договорная работа» применяют для обозначения только системы действий по заключению договоров. ИШ Мероприятия по обеспечению исполнения договоров они выводят за рамки договорной работы и относят их к иным по названию видам правовой работы предприятия'.

Другие ученые считают, что договорную работу надо понимать комплексно: ее составляют как заключение договоров, так и их испол­нение². Однако сюда необходимо добавить и контроль над исполнени­ем договоров. Такой подход не позволяет разъединить взаимообу­словленные действия, направленные на использование предприятия­ми договорной формы ведения дел. Кроме того, узкое понимание договорной работы не воспринято и практикой.

Договорная работа ■— это правовая деятельность корпораций, направленная на регулирование взаимоотношений с контрагентами посредством договоров.

Субъекты договорной работы

Субъектами являются различные организации, хозяйственные связи которых подлежат договорному оформлению.

Субъектов договорной работы характеризует способность от сво­его имени совершать действия, имеющие юридическое значение для формирования и исполнения договорных обязательств. С этой точки зрения субъекты договорной работы и стороны по хозяйственным до­говорам совпадают. И те, и другие представляют собой предприятия, наделенные правами юридического лица. Юридическую базу участия корпораций в договорной работе составляют их право на совершение сделок, а также право на самостоятельное определение своих хозяйст­венных связей. Особое место среди субъектов хозяйственной дого­ворной работы занимают именно коммерческие корпорации (произ­водственные, торговые и т.п.). Их продукция или деятельность, с ко­торой они намереваются получить прибыль, предназначаются для

См., напр.: Нугинский Б.И. Правовые средства повышения эффективности про­изводства. - М., 1980. - С. 129-133.

² Хохлов С.А. Договорная работа. — Свердловск, 1986. — С. 13.

13 Юридическая техника

Ю ридическая техника

386 удовлетворения потребностей других лиц (организаций, граждан). В меньшей мере договорная работа связана с некоммерческими орга­низациями, выполняющими социально-культурные, социально-бы­товые, управленческие функции. Эти организации проводят работу по договорам в основном с целью удовлетворения потребностей в приобретении материальных ценностей, обеспечивающих их дея­тельность.

В составе организаций создаются структурные подразделения. Ведение договорной работы поручается одному из них. Какому под­разделению конкретно поручается эта работа?

Здесь возможны варианты.

В одних организациях всю договорную работу ведет юридиче­ский отдел.

Бывает, что за договорную работу отвечают так называемые заинте­ресованные подразделения, устанавливающие и осуществляющие кон­такты с потенциальными контрагентами. В этом случае юристы только визируют договоры, подтверждая правильность их составления.

Встречается и третий вариант (там, где заключается большое ко­личество договоров): создается специальный договорный (договор­но-правовой) отдел. В его составе, как правило, работают юристы, специализирующиеся порой на каком-то одном виде договора.

Договорная работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку она осуществляется на основе норм права (законодатель­ных и корпоративных). Поэтому привлечение к ведению договорной работы юристов, в принципе, должно быть обязательным'.

Виды договорной работы

В зависимости от задач, которые стоят перед организацией как участником разнообразных хозяйственных связей, следует разли­чать:

1. договорную работу по реализации результатов собственного производства (договорная работа по заказам потребителя);

2. договорную работа по обеспечению собственных потребностей в работах, продукции, услугах «со стороны».

Если предприятие выполняет один вид деятельности и реализует его результаты, такое предприятие можно назвать однопрофильным. По профилю предприятия могут быть подразделены на следующие группы:

Хохлов С.А. Организация договорной работы в народном хозяйстве. — Красно ярск, 1986.

Г лава 16. Техника ведения договорной работы

• промышленные; 387

• сельскохозяйственные;

• строительные;

• транспортные;

• торговые и др. В настоящее время предприятие может заниматься любым видом

деятельности. Выполняя различные виды работ, оно делает ка­кую-либо из них доминирующей, основной, определяющей его про­филь.

Однако есть множество предприятий, определить профиль кото­рых затруднительно. Это вполне соответствует законодательству, предоставляющему корпорациям общую правоспособность.

Договорная работа, связанная с обеспечением предприятием сво­их потребностей, имеет сугубо конкретное содержание (обеспечение сырьем, материалами, оборудованием, энергией, транспортными ус­лугами и т.н.).

Указанные выше виды договорной работы учитываются при ре­шении вопросов ее организации на предприятии. Договорное оформ­ление и выполнение заказов потребителей, как правило, возлагаются на плановый отдел, отдел снабжения либо на специально образуемый договорный отдел. Договорная работа но обеспечению предприятия материальными ресурсами сосредоточена в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.д.

Виды договорной работы диктуют и содержание соответствую­щих корпоративных актов. Одни из них могут регулировать взаимо­отношения работников корпорации с поставщиками и подрядчиками, а другие — вопросы реализации собственной продукции (услуг, ра­бот). Названные критерии широко используются при определении в корпоративных актах направлений работы юристов, их специализа­ции на предприятии, распределении обязанностей между работника­ми договорного и (или) юридического отдела. Все это находит отра­жение в их должностных инструкциях.

Нормативная регламентация договорной работы

Ведение договорной работы в организации регламентируется ее корпоративными актами. Они имеют различные названия:

• о ведении договорной работы на предприятии;

• инструкция о порядке ведения договорной работы;

• инструкция о порядке разработки и заключении договоров;

13*

Ю ридическая техника

388 * положение о порядке заключения и исполнения договоров;

• положение о порядке предъявления претензий и исков за неис­полнение обязательств;

• положение о ведении претензионной работы на предприятии и др.

Как видим, акты, регулирующие договорную работу, могут но­сить как комплексный характер, так и отражать всего лишь одну ее сторону, стадию, вид.

Однако в регулировании договорной работы есть предел, за кото­рым ее нормирование теряет смысл. Нормативная регламентация всех деталей договорной работы часто не срабатывает, поскольку в за­ранее установленных правилах трудно учесть все своеобразие кон­кретной ситуации, и в итоге зачастую детализированные инструкции, положения не применяются теми, кому они адресованы. «Мертвые правила», содержащиеся в значительном числе корпоративных актов, обязаны своим происхождением недооценке роли правовых знаний работников, ответственных за ведение договорной работы, их квали­фикации, опыта в этой сфере.

Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, имеют специальный характер, поэтому в отличие, например, от кор­поративных актов, регулирующих управление корпорацией, они ут­верждаются руководителем предприятия, а не общим собранием или советом директоров. В то же время корпоративные акты о ведении до­говорной работы относятся к разряду весьма важных, и их утвержде­ние на более низком уровне (заместителями руководителя или на­чальниками юридических служб либо договорных отделов) нецеле­сообразно. Договоры — это документы, от которых может зависеть судьба предприятия в целом, а не только какого-либо структурного подразделения.

Определяя при составлении корпоративного акта о порядке веде­ния договорной работы перечень и функции служб и подразделений предприятия, ответственных за те или иные участки договорной ра­боты, сроки и порядок рассмотрения вопросов заключения и испол­нения договоров, формы и схемы прохождения договорных докумен­тов, необходимо учитывать специфику организации. В корпоратив­ных актах следует избегать воспроизведения норм законодательства. Попытки использовать корпоративные акты для систематизирован­ного изложения законодательных норм о порядке заключения и ис­полнения договоров порой ведут к искажению смысла закона, а также к построению структуры и определению содержания корпоративных актов в отрыве от реального структурирования и содержания дого-

Г лава 16. Техника ведения договорной работы

ворной работы в организации. Корпоративные акты, регулирующие 389 договорное дело, всегда должны нести некое добавление к закону.

Корпоративные акты о договорной работе могут регулировать об­щие вопросы ее организации и вопросы организации договорной ра­боты на отдельных участках.

Общим вопросам посвящены корпоративные нормы, определяю­щие:

• основные задачи и направления договорной работы;

• перечень подразделений, ответственных за ее ведение на от­дельных участках и стадиях;

• основные функции этих подразделений;

• перечень должностных лиц предприятия, наделенных правом подписания договоров и договорных документов;

• порядок осуществления методического руководства договор­ной работой со стороны юридической службы предприятия;

• порядок подготовки, утверждения и внедрения образцов дого­ворной документации.

Круг правил, общих для всех подразделений, расширяется при централизации выполнения связанных с договорной работой опера­ций в одном подразделении или службе'.

Корпоративные нормы могут устанавливаться применительно к отдельным участкам договорной работы на предприятии. На практи­ке предприятия предусматривают специальные правила организации заключения и исполнения договоров на выполнение заказов потреби­телей и договоров, направленных на обеспечение своих потребностей.

Среди этих специальных актов также могут быть выделены общие для данного участка договорной работы положения:

• функции подразделения (службы), ответственного за ведение договорной работы на соответствующем участке;

• порядок подготовки к договорной кампании;

• схема взаимоотношений подразделения, ответственного за ве­дение договорной работы, с другими структурными подразделения­ми, участвующими в процессе заключения и исполнения договоров.

Порядок заключения и исполнения договоров может дифференци­роваться в корпоративных актах по стадиям договорной работы. При­нято регламентировать отдельно порядок оформления договорных от­ношений и осуществление контроля над исполнением договоров².

¹ Хохлов С А. Договорная работа. — С. 74.

² Там же. — С. 75.

Ю ридическая техника

390 Потребность в обеспечении согласованности действий мелких

подразделений обусловила разработку и утверждение на крупных предприятиях системы корпоративных актов по вопросам организа­ции договорной работы. Построенная с учетом общих требований к порядку ведения договорной работы и особенностей организации за­ключения и исполнения договоров, эта система может включать в се­бя корпоративные акты, раздельно регулирующие и основные виды заключаемых корпорацией договоров. Специальными корпоратив­ными актами может также устанавливаться система материального поощрения и ответственности работников за результаты исполнения договоров. На средних и мелких предприятиях, однако, не всегда це­лесообразно создавать такие системы корпоративного регулирова­ния. Здесь вопросы организации договорной работы в необходимой мере позволяет регламентировать единый документ о договорной ра­боте (положение, инструкция).

3. Стадии договорной работы

Действия, составляющие содержание договорной работы, груп­пируются по стадиям, на каждой из которых работниками корпора­ции решаются вопросы формирования и исполнения договорных обязательств.

Перечень вопросов, которые необходимо решить в процессе за­ключения и исполнения договоров, специфичен для каждой отдель­ной организации и различных хозяйственных связей. Вместе с тем ос­новные виды и направления договорной работы обычно включают следующие стадии.

Подготовка к заключению договоров

Порядок и сроки заключения договоров обусловлены порядком и сроками планирования корпорациями своей производственно-хозяй­ственной деятельности. Основная масса договоров заключается во второй половине календарного года, даже ближе к его завершению. В связи с этим появилось понятие договорной кампании как работы но массовому оформлению договорных отношений на очередной год. Потребность в проведении таких кампаний более ощутима у пред­приятии, заключающих значительное количество договоров. Подго­товка требуется, причем особая, и для заключения отдельных догово­ров (неординарных, сложных по характеру и по количеству согласо­вываемых сторонами вопросов либо по их субъектному составу).

Г лава 16. Техника ведении договорной работы

В содержание подготовительной стадии договорной работы вхо- 391 дят:

• преддоговорные контакты с будущими контрагентами;

• разработка основных условий;

• подготовка бланков договорной документации;

• составление планов проведения договорной кампании и др. Первые два пункта подготовительной стадии реализуются, как

правило, путем переговоров с контрагентами. Именно переговоры оп­ределяют суть договорных отношений, от них многое зависит. Сам процесс переговоров — дело психологически очень трудное. Вот поче­му в западных компаниях не только для облегчения труда переговор­щиков, но и прежде всего для достижения нужного эффекта от пере­говоров составляется специальная внутренняя инструкция (корпора­тивный акт), своего рода перечень «ценных указаний» для ведения переговоров¹. В частности, в ней рекомендуется сотрудникам вести переговоры:

• целенаправленно;

• сухо;

• динамично;

• гибко («нет» менять на «да, но...»);

♦ в ходе переговоров приглашать партнеров на обед или ужин (на дом — только при тесных контактах плюс при наличии симпатии). Ес­ ли сотрудник сам принимает приглашение прийти на домашний ужин, для хозяйки дома следует непременно приобрести цветы, суве­ нир и т.п.

Оценка оснований заключения договоров

Главный вопрос, который должно решить предприятие, — заклю­чать или не заключать договор. Оценка базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация. Однако право предприятия выбирать контр­агентов по договору на основе своего усмотрения нельзя абсолютизи­ровать. Если принимается решение об отказе от заключения договора при наличии предварительного договора или договора о намерениях, у организации возникает обязанность аргументировать свой отказ, причем сделать это нужно до того, как предполагаемый контрагент совершит определенные действия, связанные с материальными за­тратами.

См.: Хойер В. Как делать бизнес в Европе. — М., 1991. — С. 21.

Ю ридическая техника