И ее методологические требования

10.2. Совершенствование и оптимизация управления торговых фирм

Совершенствование и оптимизация организации управления на уровне торговых фирм базируется на законодательных актах о том, что фирма является юридическим лицом, т.е. имеет в собственности, полном хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество, отвечает по своим обязательствам этим от своего имени (6).

Исследования вопросов оптимизации организации управления торговых фирм на завершающей стадии системного анализа в условиях перехода к рынку основывается на том, что в ходе обследования полученных результатов вносятся в специальные таблицы логического характера с применением блочного подхода. При этом составляются две логические таблицы, одна из которых отражает существующее состояние исследуемой системы, другая – изменения, возникшие в период обследования в условиях перехода к рынку.

Так, первая логическая таблица (ЛТ – 1) состоит из трех частей:

1. Входная – функциональные или организационные подсистемы торгового предприятия;

2. Внутренняя – описание существующего положения организации управления торговым предприятием;

3. Выходная – достоинство, недостатки организации управления торговым предприятием, а также выводы.

На основе логической таблицы (ЛТ-1) применяют блочный подход анализа организации управления, основанной на единых операциях и характеризующаяся блочными символами.

На базе логической таблицы (ЛТ – 1) и блочной схемы строится вторая логическая таблица (ЛТ -2). Она также состоит из трех частей:

1. Входная – включает функциональные и организационные подсистемы, но в более совершенной форме;

2. Внутренние изменения, возникшее в период исследования, их описание;

3. Выходная – конкретные предложения и рекомендации в условиях перехода к рынку.

Логические таблицы (ЛТ – 1 и ЛТ – 2) и блочный подход наглядно отражают объем деятельности системы в целом и конкретных служб деятельности в системе торговых фирм.

Рассмотрим на примере организационной подсистемы подход системного анализа к организации управления на уровне торговой фирмы, в частности, выражающиеся через ее организационную структуру управления.

Независимо от внедряемых организационно – правовых форм управления в условиях перехода к рынку организация управления занимает особое положение. Так, при создании малой фирмы, в торговле ее уставом предусмотрено: рассмотрение и поручение директору заключать договора между малым предприятием и учредителем; утверждение структуры и штатного расписания; рассмотрение и утверждение планов экономического и социального развития и др.

Анализ функции организационной подсистемы Б – 1 – 3, т.е. организационной структурой управления на уровне торговой фирмы показывает, что ей свойственна линейно – функциональная структура.

Такая структура основана на тесном сочетании линейных и функциональных связей в аппарате управления, при котором линейные руководители осуществляют управление различными отраслями деятельности, т.е. торговлей, общественным питанием, а функциональный аппарат оказывает помощь в выборе и принятии решений, ведет учет и контроль и т.п.

Однако в настоящее время отдельные стороны, присущие линейно-функциональной структуре управления торговой фирмы, является тормозом ее дальнейшего функционирования. Прежде всего, наблюдается процесс относительной независимости развития субъекта управления от объекта с одной стороны, с другой – отсутствие в субъекте управления координирующих функций.

В результате выявлены целый ряд недостатков линейно – функциональной структуры, среди которых наиболее существенные следующие:

- несоответствие уполномочий и ответственности, прав и обязанностей, контроля и исполнения;

- трудность или невозможность полной и достоверной оценки действий функциональной службы или должностного лица с общественных позиций;

- ограничения в реализации принципа единоначалия – настолько сильны, что сам принцип поставлен под сомнение;

- преобладание текущих, оперативных вопросов, имеющих безотлагательный характер и легче формируемых, над перспективами и стратегическими вследствие излишней концентрации полномочий на верхнем уровне управления. (7)

Такое положение сложилось потому, что вопросы делегирования полномочий в линейно – функциональной структуре управления весьма сложно осуществить по важным делам. По мнению Роберта Таунсенда, немногие делегируют полномочия в важных делах. «А, значит, делегируется лишь рутинная работа. Настоящий руководитель берет на себя столько рутинной работы, сколько сможет, либо находит способ, как совсем от нее избавиться, причем так, чтобы добиться результата в десять раз быстрее. И он делегирует максимальное количество важных дел, создавая атмосферу, благоприятную для роста сотрудников» (8).

Некоторые авторы к основным недостаткам линейно – функциональных структур управления относят:

- двойственное положение нижестоящих линейных руководителей, т.к. теоретически все предложения функциональных отделов должны передаваться на нижестоящий уровень только через соответствующих линейных руководителей, а на практике, с одной стороны, многие вопросы решает руководитель сам, с другой функциональное руководство часто перерастает в линейное по принципу подчиненности «директор магазина – функциональные отделы» и «функциональные отделы – управления торговли;

- разобщенность структурных подразделений аппарата управления, вызываемая тем, что их работа направлена на выполнение определенной функции, а не на достижение общей цели с определенными конечными результатами.

Многие эти недостатки связаны с тем, что в существующих организационных формах, в основном, указаны вертикальные связи, а горизонтальные связи между структурами подразделения официально отсутствуют.

С этих соображений ученые ведут поиски новых возможностей совершенствования линейно – функциональных структур. Поэтому в настоящее время разработаны и внедрены целый ряд типовых организационных структур управления на уровне объединений и фирм (9), отражающих горизонтальные связи.

Горизонтальные связи в системе управления существенно дополняют схемы оптимального сочетания вертикальных и горизонтальных связей в целом используются в объединениях и фирмах промышленности, но не торговли.

Все это привело к тому, что до сегодняшнего дня в структуре управления торговых фирм горизонтальные связи, во–первых не регламентированы и не обладают распорядительными правами: во–вторых, горизонтальные взаимодействия носят формальный, необоснованный характер; в-третьих, они практически преломляются через директора торговой фирмы.

Результаты анализа сгруппируем в логическую таблицу ЛТ – 1 (см. таблицу 6.6.) и блочную схему (рис. 6.6.).