Расходы на командировки

Согласно пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ для целей исчисления единого налога учитываются расходы на командировки, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы на командировки принимаются применительно к порядку, предусмотренному для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 "Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией" НК РФ (пп. 12 п. 1).

Обращаем внимание, что в с 1 января 2009 г. отменено нормирование суточных и полевого довольствия для целей налогообложения (соответствующие изменения были внесены в пп. 13 п. 1 ст. 346.16 и пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Таким образом, организация, применяющая УСН, вправе выплачивать командированным сотрудникам суточные в любых размерах, предусмотренных коллективным договором или внутренними нормативными актами (см. Письма Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770 и УФНС России по г. Москве от 23.04.2009 N 16-15/040867).

ФНС России в Письме от 03.12.2009 N 3-2-09/362 "О порядке учета при исчислении налога на прибыль суточных в составе командировочных расходов" отметила, что выплата суточных, согласно действующему порядку, обусловлена несением дополнительных к обычным расходов в связи с проживанием вне места жительства. Чеки, квитанции или другие расходные документы, даже при их наличии, могут отразить только суммы понесенных работником расходов на удовлетворение тех или иных своих нужд, но никак не определяют суммы дополнительных к обычным расходов работника на удовлетворение этих же нужд в связи с нахождением в командировке.

Поэтому необходимость подтверждения расходования суточных конкретными чекам, квитанциями или другими расходными документами отсутствует и из требований налогового законодательства не вытекает.

При направлении работника в командировку следует руководствоваться Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).

Согласно п. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет является первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция (Письмо ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 "О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)").

В связи с этим Минфин России в Письме от 16.02.2011 N 03-11-06/2/21 напоминает, что уменьшение налоговой базы на командировочные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет представляется только после ее окончания.

С учетом вышеизложенного, выдав работнику аванс на командировочные расходы, налогоплательщик не имеет права включать его в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т.д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов).

Минфин России в Письме от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80 разъяснил порядок учета и документального подтверждения расходов на проезд работника, в том числе на легковом такси, к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

В Письме отмечается, что в соответствии с п. 2 ст. 786 ГК РФ заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом установленной формы. В связи с этим для целей налогообложения расходы работодателя по оплате стоимости проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы следует учитывать в суммах, подтвержденных соответствующим проездным документом (билетом).

Что касается расходов на оплату услуг легкового такси, то расходы налогоплательщика на проезд работника на легковом такси к месту командировки и обратно к месту постоянной работы учитываются при налогообложении при условии их оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством.

Так, Приложениями 4 и 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112, установлены обязательные реквизиты заказа-наряда на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанции на оплату пользования легковым такси.