51. Докумен. Оформлення операцій з надходження та вибуття необоротних активів.

Типові форми первинних документів по оформленню надходження та списання необоротних_активів затверджено спільним наказом Головного управління Держказначейства України та Держкомстату від 02.12.1997. № 125/70 «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок коштів державного або місцевих бюджетів та Інструкції з їх складання». Цією Інструкцією та іншими нормативними актами встановлений наступний порядок оформлення цих операцій.

Об’єкти, що надходять в установу (придбання чи безоплатне отримання) приймає в експлуатацію спеціально створена наказом керівника комісія. Вона оглядає об’єкт і оформляє Акт прийняття-передачі основних засобів ф. № ОЗ-1 (бюджет) в двох примірниках. Один - для установи, що приймає, а інший - для підприємства, що продає чи передає об’єкт (продає, передає безоплатно). Його підписують всі члени комісії, матеріально-відповідальна особа, а затверджує керівник. Акт складається на кожний об’єкт на підставі документів за якими отримано об’єкт. Комісія перевіряє об’єкт ОЗ, випробовує його та викладає свої висновки на зворотному боці форми ОЗ-1. Після оформлення Акт разом з технічною документацією передають до бухгалтерії.

Необоротні активи, отримані безоплатно у вигляді безповоротної допомоги, дарунка, приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов’язково входить працівник бухгалтерії та представник установи вищого рівня. Якщо, передаються об’єкти, що були в експлуатації, то в акті вказують процент їх зносу та суму зносу.

При прийнятті до обліку декількох однотипних об’єктів необоротних активів (господарського інвентарю, інструментів, обладнання, білизна, постільні речі тощо), що мають однакову вартість складається один загальний акт (форми ОЗ-1).

Передача об’єктів зі складу в експлуатацію оформляється накладними (вимогами), що підписуються керівником установи.

Приймання-здача необоротних активів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації оформляється «Актом прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів» типової форми ОЗ-2 (бюджет). Акт складається у двох примірниках і підписується представником установи, що уповноважений на приймання необоротних активів після ремонту, та представником підприємства, що виконувала їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті вказується кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно із затвердженими розрахунками витрат, необхідних для їх здійснення і фактична вартість закінчених робіт. Перший примірник акта здається в бухгалтерію установи, де на його підставі роблять записи в інвентарні картки аналітичного обліку необоротних активів. Другий передається підприємству, що виконувало ремонт, реконструкцію чи модернізацію.

Списання необоротних активів та їх документальне оформлення здійснюється в наступному порядку.

Відповідно до Закону «Про власність» від 07.02.91 № 697-Х11, майно, що обліковується на балансі бюджетних_установ, належить їм на правах оперативного управління, для виконання нею своїх функцій. Це означає, що розпоряджатись майном установа не має самостійного права. Тому всі операції з вибуття основних засобів дуже жорстко регулюються законодавством.

Списання (ліквідація) необоротних активів може здійснюватись по таких причинах:

- непридатність для подальшого використання;

- виявлені під час інвентаризації нестачі;

- через фізичне і моральне старіння;

- пошкодження від аварій чи стихійного лиха (за умови, що відновлення їх неможливе або економічно недоцільне і вони не можуть бути реалізовані).

Знос основних засобів в розмірі 100% не є підставою для списання. Повинен бути встановлений факт їх непридатності для подальшого використання.

Оскільки майно бюджетних_установ є державною власністю, то дозвіл на списання необоротних активів, що непридатні для подальшого використання, як морально застарілі, фізично зношені, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за винятком нестач, виявлених при інвентаризації) списуються в такому порядку:

А) для бюджетних установ, що утримуються за рахунок державного бюджету:

1. вартістю за одиницю (комплект) до 5000 грн. - з дозволу керівника установи;

2. вартістю за одиницю (комплект) від 5000 до 10000 грн - з дозволу установи вищого рівня;

3. Вартістю за одиницю (комплект) понад 10000 грн - з дозволу центрального органу влади чи іншого головного_розпорядника бюджетних коштів.

Б)Для установ, що утримуються а рахунок місцевого бюджету встановлено:

1. вартість за одиницю (комплект) в сумі до 2500 грн - з дозволу керівника установи;

2. вартістю за одиницю (комплект) від 2500 до 5000 грн - з дозволу керівника вищого рівня;

3. вартістю за одиницю(комплект) понад 5000 грн - з дозволу місцевої державної адміністрації або відповідного рішення органів місцевого самоврядування в межах, визначених законом.

На підставі зазначеного керівництво установи готує необхідні дозвільні документи щодо списання необоротних активів (надсилає до вищого органу запит про дозвіл на списання об’єктів (за підписом керівника установи). При отриманні такого дозволу здійснюються необхідні процедури по списанню об’єкта.

Для визначення непридатності необоротних_активів для подальшої експлуатації, встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також оформлення необхідної документації на списання цих цінностей, наказом керівника установи щорічно створюється постійно діюча комісія у складі:

• Керівника або його заступника (голова комісії);

• головного бухгалтера або його заступника;

• Працівника бухгалтерії, що веде облік необоротних активів;

• Матеріально-відповідальної особи;

• Інших посадових осіб (на розсуд керівника установи).

Або ж ці функції може може бути надано щорічній інвентаризаційній комісії.

Комісія встановлює причини списання, встановлює осіб, з вини яких передчасно списуються необоротні активи, встановлює можливість використання окремих деталей, вузлів, їх вартість, оформляє необхідну документацію.

Для участі в роботі комісії з встановлення непридатності автомобілів, нагрівальних котлів, підйомників та інших необоротних активів, які перебувають під наглядом Державних інспекцій, запрошується представник відповідної інспекції, який підписує Акт про списання або ж передає комісії свій письмовий висновок, що додається до Акта.

Так, для встановлення непридатності комп’ютерів, холодильників, телевізорів та іншої складної техніки запрошується спеціаліст сторонньої організації, який дає заключення про стан об’єктів та можливість їх експлуатації. Такий висновок оформляється Актом за підписом експерта та печаткою організації, де він працює.

Комісія проводить огляд об’єкта, технічної документації, реального стану, проценту зношеності і виносить рішення щодо його подальшого використання.

Важливим моментом є встановлення винних осіб у передчасному вибутті об’єкта, бо саме вони несуть матеріальну відповідальність за відшкодування завданих збитків установі відповідно до Порядку № 116.

Комісія на підставі технічної документації встановлює комплектність основних засобів, наявність в них дорогоцінного каміння чи металів.

Комісія по списанню також контролює розбирання об’єктів та отримання з них матеріальних цінностей, вузлів, деталей, матеріалів із кольорових та дорогоцінних металів, визначення їх кількості та ваги, та передачі їх на зберігання.

Комісія також оцінює вартість деталей та інших технічних механізмів, що придатні для подальшого використання і складає на них додатковий акт, в якому вказує їх назви, кількість та вартість.

За результатами роботи комісія складає «Акт на списання основних засобів» ф. ОЗ-3 (бюджет). До нього прикладаються висновки експертів (інспекцій), Акти про вилучення дорогоцінних металів, Акти комісії про оцінку вилучених деталей, вузлів, матеріалів, отриманих від розбирання об’єктів.

Якщо об’єкт списується в результаті аварій, прикладають копію акта про аварію з поясненням причин які викликали аварію, та вказуються заходи прийняті щодо винних осіб.

В акті на списання основних засобів вказують інформацію про кількісні та якісні показники об’єктів, що списуються, детально висвітлюють причини вибуття об’єкта, стан основних частин, деталей і вузлів, конструктивних елементів.

Основні засоби бюджетних установ можуть містити в складі окремих вузлів і деталей дорогоцінні метали та каміння.

Наявність таких деталей повинно бути вказано в інвентарній картці основних засобів в розділі «коротка індивідуальна характеристика об’єкта», до якої вони вносяться за даними технічного паспорта про назву і масу дорогоцінних металів.

Забороняється знищувати, викидати, здавати в брухт із кольорових та чорних металів техніку, апаратуру, прилади та інші вироби, що містять дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння, без попереднього їх вилучення і одночасного оприбуткування цінних деталей.

Тому при списанні таких засобів комісія контролює зняття таких деталей і вузлів і при цьому оформляється окремий акт, в якому вказується перелік деталей, що мають у своєму складі дорогоцінні метали, які підлягають вилученню та передачі на переробку. Цей Акт додається до Акту ф. ОЗ-3.

Зняті деталі та вузли, що містять дорогоцінні метали ставляться у підзвіт спеціально призначеному для цього працівнику, який зберігає ці деталі та по мірі їх надходження здає спеціалізованим підприємствам, що мають ліцензію на право діяльності по вилученню дорогоцінних металів із вузлів та деталей.

Законом Про державний бюджет на відповідний рік встановлюється частка надходжень бюджетним установам та в державний бюджет виручки від продажу дорогоцінних металів.

При списанні транспортних засобів комісія складає Акт на списання автотранспортних засобів» ф.ОЗ-4 (бюджет). В акті вказують найменування транспортного засобу, що підлягає списанню, причини списання, первісну вартість, строк експлуатації, кількість капітальних ремонтів та їх суму, Зазначається пробіг автомобіля і дається технічна характеристика агрегатів і деталей автомобіля та можливості подальшого використання основних деталей та вузлів, які можуть бути отримані в результаті демонтажу. Якщо транспортний засіб списується в результаті аварії, то додається копія акта про аварію з поясненням причин які викликали аварію, та вказуються заходи прийняті щодо винних осіб.

Розбирання та демонтаж необоротних активів, які втратили своє виробниче призначення або стали непридатними, проводиться тільки після затвердження у встановленому порядку Акта про їх списання.

Для списання літератури складається Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури (форма ОЗ-5 (бюджет).

Під час чергового перегляду книжкових фондів складають Описи на вилучену з бібліотеки літературу: окремо на зношену літературу (тобто, літературу, в якій загублені сторінки, порвані книги, що неможна відновити) та окремо на застарілі видання (морально застаріла література). Ці описи є підставою для складання Акта на списання літератури (форма ОЗ-5). В акті приводиться склад комісії та її рішення щодо списання літератури, причини її вибуття (морально застарілі або ж фізично зношені), їх загальну вартість. До Акта додається опис на вилучення з бібліотеки літератури, в якому зазначаються такі дані: інвентарний номер вибулих видань, автор і назва книги, кількість, ціна за одиницю, вартість. Також в акті записуються результати від ліквідації літератури: дата і номер квитанції про здавання макулатури.

Всі акти складаються в 2-х примірниках. Один передається в бухгалтерію, а один -матеріально-відповідальній особі, яка на підставі цього акту робить запис в Інвентарний список про вибуття об’єкта.

Акти на списання підписуються членами комісії та затверджуються керівником.

Списання з балансу основних засобів, до повного зносу не допускається (крім випадків аварій, стихійного лиха, нестач).

Від ліквідації об’єктів та їх розбирання і демонтажу отримують матеріальні цінності, що можна використати. Їх перелік, кількість та вартість вказують на зворотній стороні Акта на списання основних засобів в розділі «Результати від списання об’єкта». А на передачу їх у підзвіт матеріально-відповідальній особі складають накладну або Акт приймання матеріальних цінностей.

Одночасно до органів держказначейства надається Довідка про надходження в натуральній формі, де зазначається вартість отриманих матеріалів. На підставі цієї Довідки держказначейство зараховує вказану суму на спецрахунок і одночасно проводить касові видатки.

Безоплатна передача необоротних активів від однієї установи до іншої, що належать до сфери управління одного головного розпорядника здійснюється з дозволу головного розпорядника бюджетних коштів.

Безоплатна передача необоротних активів між центральними органами виконавчої влади або іншими головними розпорядниками здійснюється з дозволу Кабінету Міністрів України.

Продаж необоротних активів об’єктів здійснюється виключно на конкурентних засадах через аукціон або ж за конкурсом відповідно до «Положення про порядок продажу на аукціоні, за конкуром основних засобів, що є державною власністю» , затвердженого наказом фонду державного майна України від 22.09.2000 року № 1976.

Продаж необоротних активів здійснюється за справедливою вартістю. Справедлива вартість – це вартість, за якою матеріальні цінності можуть бути продані в результаті операції між добре обізнаними, незалежними і та бажаючими здійснити таку операцію сторонами. Справедливу вартість визначає комісія установи з врахуванням первісної вартості та зносу необоротних активів.

При безоплатній передачі та продажу необоротних_активів відбирається довіреність від одержувача, складаються Акти приймання-передачі основних засобів (форма ОЗ-1 бюджет), а також супроводжуючі документи: накладна, (вимога-накладна), рахунок-фактура, податкова накладна (при необхідності).

Кошти від продажу майна спрямовуються:

-при продажу нерухомого майна – у дохід відповідного бюджету, за рахунок якого утримується установа;

-при реалізації іншого майна – на ремонт, модернізацію, придбання нових необоротних активів і матеріальних цінностей (крім будівель і споруд), а також на витрати за кошторисом.