3Документооборот:понятие, общие требования и задачи. Общая характеристика российских систем автоматизации документооборота.

Документооборот - хранен док-ов, их история, обеспеч-е их движ-я по орг-ции. Движение док-ов в рамках ДОУ

Общ треб-я: 1)распределенность – поддержание взаимодей-я с территориал-распределен структурами орг-ции, с удален пользователями 2)масштабируемость – способ-ть наращивать мощность 3)модульность – сис-ма д/состоять из отдел модулей, взаимосвяз м/у собой 4)открытость – сис-ма д/иметь открыт интерфейсы для доработки и интеграции

Задачи докум-та: 1)документирование (подготовка, оформление, соглас-е, изготовление док-ов) 2)орг-ция документооборота (обеспеч-е движ-я, поиска, хранен-я, исп-я док-ов) 3)систем-ция архив хранения (правила хранения инф-ции) Также к задачам отн-ся:

-Обесп-е кадров гибкости за счет большей формализации деят-ти кажд сотрудника, -протоколир-е деят-ти предприятия в целом - К наиб популяр сис-м на росс рынке отн-ся: CompanyMedia (ИнтерТраст) – позволят наладить сквозное делопр-во, при кот сис-ма налаж-т движ-е док-та не только в предел одного предприят, но и м/у ними.Позвол-т состав-ть приказы, контрол-ть их выполнен, поддерж-ть горизонт инф-е связи м/у сотруд-ми разн подраздел-й Documentum (Документум Сервесиз) – сис-ма док-та строится на основе ориетации на конкрет заказчика Landocs (Ланит) –работа с док-ми (регистрац, сохранен, рассылка, поиск, сканир-е, архивир-е, доступ к инф-и ч/з интернет и т.д.) Optima Workflow (Оптима) – созд-е, хранен, тиражир-е док-ов и др. Босс-Референт (Айти) – подготовка, соглас-е док-ов, контороль поручений, обработка входящ/исходящ корреспонденции, Дело (Электорн Офис сис-мы) –отслеж-е всех этапов делопр-х операций, регистрац всей корреспон-ции, проектов, ввод текста резолюций, Автоматиз-я документооборота. Все документы имеют общие и спец-е функции. Общие функции:- инф-ая -соц-ая -коммуникативная культ-я Специальные функции:-управ-ая -правовая -историч-я Эл-й документооборот предполагает наличие двух обязат-х компанентов:-сис-ма автоматиз-и документооборота;-программное обесп-е.

Спец-ые сис-ы электр-го документооборота. Сис-ы с развитыми сред-ми хранения и поиска инф-и, (Эл-ые архивы ЭА).Электрон-й архив - это частный случай сис-ы документооб-та, ориентир-й на эффект-ое хранение и поиск инф-и..Сист-ы с развитыми сред-ми workflow(WF) - поток работ. Эти сис-ы в основном рассчитаны на обеспеч-е движ-я неких объектов по заранее задан-м маршрутам. С помощью таких систем м организ-ть опред-е работы, д/к-ых заранее известны и м.б. прописаны все этапы.Сис-ы, ориентир-е на поддержку/управ-я организ-й и накопл-е знаний. Это гибридные сис-ы, к-е обычно сочетают в себе элем-ты 2х предыдущих. При внедрении таких систем на крупных предпр-х важно опред-ть, предост-ет ли сист-а возм-ть эффект-го администрир-я, обраб-ки больших объемов инф-и.Сис-ы, ориентир-е на поддержку совмест-й работы. Это новое в области сис-м документооборота, связан-е с пониманием изменч-ю рыноч-х условий в соврем-м мире и с необходим-ю иметь для быстрого движ-я «только самое нужное», без лишнего баласта. Сис-ы, имеющие развитые допые сервисы. Могут иметь различ-е ур-ни слож-ти. Например, сервис управ-я связями с кл-тами (CRM - Costomer Relation Management), управ-е проектами, Спец-е офисные программы: Пакеты управ-я т/ф-ми имеют различ-е функц-ые возмож-ти. Множ-во прогр-х продуктов можно условно разделить на ТО, ТА, универсал-е. Больш-во систем позволяют вести справоч-е базы по клиентам, партнерам, гостиницам, тр-рту, а т.ж. вести учет туров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формир-е выходных док-ов и т.д