5.3. Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений

Процесс решения включает три основные фазы: подготовку, принятие и организацию выполнения. Каждая из этих фаз разбивает­ся на определенные этапы.

Фаза подготовки управленческого решения подразделяется на сле­дующие этапы: уяснение проблемы, анализ исходной ситуации, по­становка задачи, разработка вариантов решения.

На этапе уяснения проблемы необходимо четко представить же­лаемую ситуацию и трудности, которые связаны с ее достижением. При этом важно ясно определить, что можно сделать для решения проблемы внутри системы, что и в какой степени зависит от окру­жающей среды.

Следующий этап предполагает анализ исходной ситуации, т.е. ана­лизируют потенциал организации и состояние окружающей среды на момент принятия решения с точки зрения возможности достижения поставленной цели или получения желаемого результата.

Постановка задачи - действие, в ходе которого конечную цель подразделяют на этапы ее достижения, а на каждом этапе намечают конкретные задачи, увязанные с конечной целью. При этом особен­но важно, чтобы задачи имели количественную определенность и определенную последовательность решения.

Разработка вариантов решения - заключительный этап фазы под­готовки управленческого решения. Основное его содержание заклю­чается в предложении различных вариантов решения поставленных задач. К разработке вариантов решения привлекают специалистов. Количество предлагаемых вариантов может быть различным, но каждый вариант должен содержать четкую формулировку задачи, основ­ные этапы ее решения по времени и данные о необходимых ресурсах (материальных, трудовых, финансовых), а также возможные послед­ствия осуществления данного варианта.

Фаза принятия решения включает анализ предлагаемых вариантов и выбор из них оптимального.

Анализ предлагаемых вариантов решения осуществляется руководителем совместно со специалистами и предполагает: во - первых, выбор критериев для сравнения вариантов и расчет эффект от реализации каждого варианта; во-вторых, сопоставление приня­тых критериев с возможными результатами по каждому варианту. В ряде случаев, когда задача может быть формализована, важно пра­вильно построить математическую модель и с ее помощью выбрать оптимальный вариант решения. При этом могут быть использованы определенные апробированные математические модели. Например, для оптимизации перевозок может быть использована транспортная задача, при прогнозировании товарооборота могут применяться приемы регрессионного анализа и т.д.

Выбор оптимального варианта осуществляется обычно руководи­телем по результатам анализа предложенных вариантов. Оптималь­ный вариант - это наилучший вариант в данных условиях по задан­ному критерию. Однако на практике любой из вариантов может иметь не одну, а несколько целей, каждой из которых соответствуют свои критерии оптимальности.

Выбор оптимального варианта решения утверждает руководи­тель. Решение формулируется и документально оформляется, фик­сируется (подписывается) руководителем, после чего задания дово­дятся до непосредственных исполнителей, т.е. осуществляется я орга­низация исполнения.

Фаза организации выполнения решения является заключительной. Она предполагает включает доведение заданий до исполнителей, формирование и исполнение организационного плана и организа­цию контроля.

Доведение заданий до исполнителей предполагает, что смысл при­нятого решения должен быть разъяснен всем исполнителям и перед каждым из них должны быть поставлены конкретные задачи и опре­делены их права, обязанности и функции в исполнении решения.

Этап формирования организационного плана предусматривает четкое определение объема работ по каждой задаче и определение приорите­тов, ресурсов и сроков выполнения заданий каждым исполнителем.

Организация контроля за исполнением решения - заключитель­ный этап исполнения решения, который включает текущий и заклю­чительный контроль. Текущий контроль осуществляется на протя­жении всей работы по исполнению решения, а заключительный про­водится по результатам исполнения и позволяет, с одной стороны, соизмерять цели и результаты, а с другой - осуществлять вознаграж­дения по результатам исполнения.

В процессе подготовки, принятия и организации выполнения управленческих решений принимают участие все категории работ­ников аппарата управления: руководители, специалисты и техниче­ские исполнители. Однако степень их участия в этом процессе раз­лична. На долю руководителя выпадают наиболее сложные творче­ские операции и процедуры, выполнение которых требует специ­альных знаний и опыта. Руководитель анализирует исходную си­туацию, рассматривает варианты решения, выбирает оптимальный вариант, т.е. принимает окончательное решение, контролирует его исполнение и несет ответственность за принятое решение и выпол­ненные действия.

Специалисты осуществляют преимущественно логические опе­рации и процедуры. Они разрабатывают варианты решений, участ­вуют в анализе этих вариантов, а также в необходимых случаях при­нимают участие в формировании и реализации организационного плана и контроля.

Технические исполнители выполняют в основном технические операции и процедуры при оформлении решений организационного плана, а также участвуют в процессе организации контроля.