Мазур Шапиро Управление проектами

7.2. Основные принципы проектирования и состав офиса проекта 251

метить, что их структура определяет локализацию и структуру офиса, поэтому вопросам проектирования бизнес процессов команды долж но быть уделено первостепенное внимание при проектировании офиса.

Последовательность проектирования офиса приведена на рис. 7.1.

Проектирование организационной структуры и бизнес процессов команды проекта

Выявление влияния структуры и процессов на технические и организа ционные решения с точки зрения использования различных ресурсов

Проектирование территориальной структуры бизнес процессов и их оптимизация

Определение пространственно планировочных решений

Проектирование информационной системы проекта

Проектирование программного обеспечения проекта

Проектирование аппаратного обеспечения проекта (локальные и распределенные сети)

Проектирование средств и каналов связи

Проектирование интерьера и мебели

Определение потребностей в средствах передвижения

Разработка бюджета инвестиций в офис проекта

Разработка бюджета текущих расходов

Рис. 7.1. Схема проектирования офиса проекта

Все шаги должны основываться на результатах предыдущей дея тельности (желательно с интеграцией в единой базе данных).

Проектирование организационной структуры и бизнес процессов можно осуществлять с использованием специализированных про граммных средств, например продукта Visio2000.

При этом в качестве различных показателей бизнес операций и бизнес процессов можно закладывать необходимые ресурсы и требо вания к ним.

Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программном продукте, например в AutoCAD. Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера, органи зационной структуры и бизнес процессов можно экспортировать чер тежи из AutoCAD в Visio2000. Пример единого подхода к форми рованию пространственной, организационной среды и оптимизации бизнес процессов приведен на рис. 7.2. На нем представлена схема планировки офиса, размещения компьютеров и средств связи, а также персонала в соответствии с реализуемыми бизнес процессами.

Организационную структуру команды проекта и реализуемые бизнес процессы в рамках управления ими целесообразно рассматри вать в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа техни ческих, организационных и экономических решений. Данный подход полезен ввиду того, что современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются комплексными.

Система безопасности не только предотвращает несанкциони рованный доступ в помещения, но с помощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтехникой, компьютерами (каждый сотрудник прикладывает свой ключ), контролирует использование организационной техники, позволяет определять местонахождение сотрудников внутри офиса, регламентирует доступ к информации (как бумажной, так и электронной), контролирует местонахождение мебе ли, оборудования и других материальных ценностей.

Современные компьютеры, средства связи и информационные технологии настолько срослись, что следует рассматривать их как единую информационно телекоммуникационную систему. По одним и тем же каналам связи передаются и телефонные сообщения, и дан ные, при этом можно обращаться с компьютера к телефонным станци

ям и аппаратам (программировать автоматический обзвон, рассылку факсов, организацию и проведение совещаний). Существующие теле фонные станции можно настроить так, что сотрудники будут звонить

ипередавать данные только тем людям, которые с ними непосред ственно связаны в ходе выполнения бизнес процессов.

Естественно, одним из важных решений с точки зрения организа ции работы офиса является программное обеспечение, выбор и внедре ние которого должно реализовать работу полноценного электронного офиса как единой интегральной интернет среды, регламентирующей все взаимосвязи сотрудников, организующей работу с документами, их хранение, архивирование, уничтожение. При этом возможно реализо вывать программно аппаратные комплексы, организующие и система тизирующие как электронный, так и бумажный документооборот.

Электронный офис проектируется как система, ориентированная в первую очередь на работу с информацией в виде документов, что предполагает замену ручных методов их обработки автоматизирован ными процедурами.

Программно телекоммуникационная среда офиса опирается на развитое информационное обеспечение проекта, которое должно пре доставлять возможность интегрированной обработки всех видов ин формации, циркулирующей в системе, в том числе документов, по рожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней

ивнутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме.

База данных документов должна быть элементом единой базы данных, информации и знаний команды проекта. Она формируется как централизованный электронный архив документов (включающий бумажные оригиналы документов и их электронные копии). Система управления базой данных документов должна обеспечивать:

•централизованную регистрацию всех документов, которые цир кулируют в системе;

•хранение документов в электронном виде в различных форматах;

•ведение централизованного каталога документов проекта, обес печивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

7.3. Основные принципы организации виртуального офиса проекта 257

Принципы виртуальных инфраструктур разрабатываются и практи чески реализуются в развитых странах Запада с середины 1990 х гг.

В мировой теории и практике управления определение «вирту альный» стало ключевым. Все чаще говорят о виртуальных про дажах, банковских операциях, фондах, фабриках и об организаци ях. В принципе виртуальная инфраструктура обладает теми же возможностями и потенциалом, что и традиционная организация, но в то же время она является принципиально новой концепцией организационной структуры для интеграции деятельности конца XX — начала XXI в. Понятие виртуального предприятия появи лось в результате естественного развития понятия компьютерно ин тегрированного производства. Характерный пример виртуального предприятия – построение компьютерно интегрированной органи зации на основе новых информационных и коммуникационных технологий.

Виртуальное предприятие подразумевает сетевую, компьютер но опосредованную организационную структуру, состоящую из не однородных компонентов, расположенных в различных местах. Тог да прилагательное «виртуальное» может интерпретироваться как «искусственно образованное», или как «мнимое, не существующее в реальном физическом пространстве», или как «расширенное за счет совместных ресурсов». Здесь налицо явная компьютерная ана логия с понятием «виртуальная машина», где ни один процесс не может монопольно использовать никакой ресурс и все системные ресурсы принципиально считаются ресурсами совместного приме нения.

Виртуальное предприятие создается путем отбора требующихся организационно технологических ресурсов и их интеграции с исполь зованием компьютерной сети. Это приводит к формированию гибкой и динамичной организационной системы, наиболее приспособленной для успешного бизнеса в быстроменяющейся среде.

Полностью виртуального предприятия, т.е. не имеющего базовых структур в реальном физическом пространстве, конечно, не может

быть. Здесь речь идет об интенсивном взаимодействии реально суще ствующих специалистов и подразделений различных предприятий в виртуальном пространстве, реализованным на основе новейших ин формационных и коммуникационных технологий.

Таким образом, можно разделить вопросы офиса как базового мес та (рассмотрено в п. 7.2) и виртуального офиса как рассредоточенно го компьютерно информационного пространства (рассматривается в настоящем п. 7.3).

C практической точки зрения виртуальное предприятие есть сеть свободно взаимодействующих (и взаимосодействующих) агентов, на ходящихся в различных местах. Эти агенты разрабатывают совмест ный проект (или ряд взаимосвязанных проектов), находясь между со бой в отношениях партнерства, кооперации, сотрудничества, коорди нации и т.п.

Понятие виртуальной инфраструктуры идеально подходит для формирования офиса проекта. Объединение ресурсов при созда нии виртуальных офисов проектов характеризуется территориальной независимостью, иначе говоря, принятие решений и разделение труда происходят невзирая на региональные границы. Сотрудни чество членов команды проекта носит временный характер, органи зуется на определенный срок. Преимущества виртуальных сетей в таком случае очевидны: расширение действующего ресурсного потенциала идет без утраты гибкости; внутренняя координация осу ществляется с помощью информационной технологии, подкреплен ной культурой взаимного доверия. Возможно параллельное управ ление самыми разнообразными процессами в ходе реализации про ектов.

Основным и системообразующим принципом для функциониро вания временного сетевого виртуального офиса проекта, выходящего за границы отдельной фирмы, является последовательное и эффек тивное использование современных информационных и коммуникационных технологий. Примерная схема организации виртуального офиса проекта представлена на рис. 7.4.

7.3. Основные принципы организации виртуального офиса проекта 259

Мобильный

офис:

ноутбук

Рабочие Компьютер, станции

принтер,

сервер

Рис. 7.4. Примерная схема организации виртуального офиса проекта

Рассмотрим основные принципы виртуальных инфраструктур. В табл. 7.1. приведены основные отличия традиционных организа ционных структур от виртуальных инфраструктур.

260 Глава 7. Организация офиса проекта