Задания по теме

№1

Опираясь на требования эргономики составьте дизайн проекта приемной офиса.

№2

На основе плана рабочего дня, приведенного в приложении, составить план работы секретаря учебной части.

4. Работа секретаря с документами

1. Делопроизводственные функции секретаря

2. Прием и обработка поступающих документов.

3. Обработка и отправка исходящих документов.

4. Порядок работы с внутренними документами.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов и их хранение.

8. Подготовка дел к архивному хранению.

9. Определение состава конфиденциальных документов, организация работы с ними, их учет

Студент должен

знать:

• делопроизводственные функции секретаря;

• порядок приема и обработки входящих документов;

• порядок обработки и отправки исходящих документов;

• порядок работы с внутренними документами;

• порядок регистрации документов;

• понятия контроля исполнения документов;

• требования к формированию дел

• подготовку дел к архивному хранению

• понятие конфиденциальной информации и коммерческой тайны

• организацию работы с конфиденциальными документами

уметь:

• систематизировать корреспонденцию;

• принимать и обрабатывать поступающие документы;

• обрабатывать и отправлять исходящие документы;

• проводить работу с внутренними документами;

• регистрировать документы;

• контролировать исполнение документов;

• систематизировать документы и оформлять дела;

• создавать номенклатуру дел;

• подготавливать дела к архивному хранению;

• работать с конфиденциальными документами

4.1. Делопроизводственные функции секретаря

Секретарь ведет документное обслуживание, к нему относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, систематизация документов, их регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение.

Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретарь руководителя крупного учреждения, предприятия в организации имеет в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистки) и работу с документами (делопроизводители)

4.2. Обработка входящих документов

• Прием документов, проверка правильности адресования и приложений.

• Предварительное рассмотрение. Сортировка документов на регистрируе­мые и не подлежащие регистрации (в том числе отправ­ляемые непосредственно в структурные подразделения).

• Регистрация документов. Проставляется «отметка о поступлении» — название организации, дата поступления, номер. Отметка о поступлении не проставляется на при­ложениях к документу.

• В день поступления доклад руководителю о полученных документах (в том числе о документах на имя руковод­ства и без указания конкретного адресата). Необходимые дополнительные материалы (контрак­ты, предыдущие письма и т.п.) передают вместе с посту­пившей корреспонденцией.

• Принятие решения (резолюция) руководителя (в кратчай­шие сроки, как правило, в день поступления документа).

• Внесение сведений о документе из резолюции в журнал входя­щей корреспонденции или карточку регистрации.

• Направле­ние документов на исполнение. Нескольким исполнителям до­кументы передаются поочередно или одновременно в копиях.

• Исполнение документов.

• Контроль исполнения документов. Получение информации, как идет работа по документу, напоминание о сроке исполнения.

• Формирование документов в дела. Определение сроков хранения.

• Использование документов в справочно-информационной работе.

• Передача документов в архив, дальнейшее использование, уничтожение.

При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и в журнале (карточке) регистрации в графе «Примечание».

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случа­ев, когда дату отправки и получения документа, а иногда и адрес корреспондента можно установить только по кон­верту. Сохраняются конверты с пометками «Конфиден­циально», «Срочно».