Регистрация телефонограмм

Телефонограмма используется для оперативного ре­шения вопросов в тех случаях, когда сообщение, переда­ваемое по телефону, требует документального оформле­ния. С ее помощью передают несложные тексты — при­глашения на совещание, заседание и т. д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпля­ре. В ней не должно быть более 50 слов. Если телефонограм­ма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен список организаций, которым ее передают, и но­мера телефонов, по которым она должна быть принята. В организации может быть специальный бланк для те­лефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Для удобства и оперативной записи телефонограмм можно использовать журнал для приема телефонограмм

4.6. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов необходим для того, что­бы документы и поручения исполнялись в установленные сроки. Документ снимается с контроля, когда решены все связанные с ним вопросы, корреспонденту дан ответ по су­ществу вопроса и о выполнении предусмотренных ими за­даний доложено должностному лицу, давшему поручение.

Сроки исполнения могут быть:

• типовыми — устанавливаются нормативно-правовы­ми актами;

• индивидуальными — устанавливаются организацион­но- распорядительными документами организации или резолюцией.

Срок исполнения входящих документов исчисляется со дня их поступления в учреждение, исходящих — с даты их подписания (утверждения). Как правило, если по­следний срок исполнения документа или поручения при­ходится на нерабочий день, они подлежат исполнению в следующий рабочий день.

Когда срок исполнения документа не может быть уста­новлен, по согласованию с исполнителем устанавлива­ется условный срок исполнения, который затем коррек­тируется в соответствии с ходом исполнения документа.

Действия по контролю исполнения документов и пору­чений:

• постановка на контроль;

• направление документа или поручения исполнителю;

• напоминание исполнителю о сроке исполнения;

• получение и фиксирование информации о ходе и ре­зультатах исполнения;

• информирование руководителя о состоянии и результа­тах исполнения;

• снятие с контроля.

Контроль исполнения документов можно вести с помо­щью:

• регистрационного журнала;

• регистрационно-контрольных карточек (РКК);

• регистрационно-контрольных форм (РКФ);

• программ электронного документооборота.

Постановка на контроль означает, что в документе, взятом на контроль, проставляется знак контроля «К» или штамп «Контроль» и отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ.

Такой же знак контроля проставляется в регистраци­онном журнале или на контролируемый документ (пору­чение) заводится регистрационно-контрольная карточка.

При направлении документа (сообщении поручения) ис­полнителю важно зафиксировать дату получения. Это можно сделать под роспись в регистрационном журнале или РКК.

Периодичность напоминания исполнителям о сроках определяется характером документооборота в организа­ции. Это может быть еженедельное напоминание, напо­минание за несколько дней до истечения сроков, напоми­нание раз в три дня, ежедневное напоминание и т. п.

Снятие с контроля

Документ может снять с контроля только должностное лицо, которое его поставило на контроль. При этом и на документе, и в журнале регистрации (РКК) делается от­метка о снятии с контроля. Как правило, на документе пи­шут «В дело», а РКК переставляют в картотеку исполнен­ных документов.

Продление сроков

Если выясняется невозможность соблюдения установ­ленного срока исполнения, он может быть продлен. Это может сделать только лицо или учреждение, его

устано­вившие. Обращаться за продлением срока исполнения нужно в письменной или устной форме не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа. При продлении срока исполнения в регистрационном журнале (РКК) делают соответствующую отметку.