Графическое планирование рабочего времени

Такое планирование предполагает не просто перечень дел, которые нужно сделать за день, а привязку этих дел ко времени. Графики составляются тогда, когда «делами» являются встречи, переговоры, деловые мероприятия, то есть то, что составляет львиную долю работы руково­дителя.

Основное требование к графикам — наглядность. Да­же при беглом взгляде на него и секретарю, и руководи­телю должно быть понятно, каким свободным и задейст­вованным временем они располагают. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время дня.

Иногда для этих целей хватает обыкновенного органай­зера, чаще используют график на день или на неделю, ку­да предварительно (типографским или компьютерным способом) внесена информация об обязательных меропри­ятиях. Иногда необходим целый стенд, на котором опера­тивно отражается информация об изменениях в расписа­нии.

Традиционное планирование осуществляется на день, не­делю, месяц, квартал, год. Приверженцы такого тайм-ме­неджмента утверждают, что это придает им уверенности от того, что у них все готово заранее, но это же может поме­шать им быстро отреагировать на меняющуюся ситуацию.

Эксперты рекомендуют четко планировать около 60% своего рабочего времени, 20% - резервировать для реше­ния непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% — во­обще посвятить свободной творческой деятельности.

Пример

Консультанты по тайм-менеджменту любят объяс­нять необходимость расстановки приоритетов на примере трехлитровой банки.

Первым делом в эту банку нужно положить как мож­но больше больших камней. Когда можно будет ска­зать, что банка полна, нужно засыпать в нее как мож­но больше гальки.

Если на вопрос «Полна ли банка?» можно дать положи­тельный ответ, ее следует засыпать песком. Опять можно сказать, что банка полна. Но только ес­ли добавить в нее нужное количество воды, она будет полностью заполнена.

Если же полностью заполнить пустую банку водой и добавить немного песка, то вода выльется. Аллегория трактуется следующим образом. У каждо­го есть несколько больших приоритетов в жизни, пред­ставляемых большими камнями. Также есть вещи, которые каждый должен делать, — это галька. Есть также другие вещи, которые приносят удовольствие, — песок. И, конечно же, вещи, которые поглощают все свободные кусочки времени, — вода.

Инструментальные технологии

Для того чтобы не держать в голове огромный объем не­отложных дел и сроков их выполнения, применяют раз­личные технологии, задачи которых сводятся прежде всего к напоминанию о том, что «час X» приближается.

Распространенным приемом напоминания слу­жат разноцветные листочки из самоклеящегося блока, ча­ще всего гроздьями свисающие с экрана компьютера. В за­висимости от срочности и важности можно использовать различные цвета и клеить листочки в различных мес­тах.

Рекомендации для секретаря по организации времени:

• Составьте план дня с указанием перечня дел в порядке их важности: 1) важнейшие дела; 2) срочные дела; 3) те­кущие, несрочные дела. Сделав дело и зачеркивая за­пись, поставьте потраченное на него время. Если дело сделано полностью, зачеркните, если не полностью — подчеркните. Просматривая записи, можно сделать вы­вод об эффективности использования вашего времени.

• Беритесь прежде всего за важнейшие и срочные дела; пе­реходите к менее важным и к менее срочным делам, только убедившись, что по делам приоритетным сде­лано все возможное.

• Не распыляйтесь, занимайтесь в каждый момент толь­ко одним делом.

• Не умножайте количество бумаг на столе.

• Рационализируйте чтение.

• Используйте эффект 10 «мелочей».

Эффект 10 «мелочей»:

• прежде чем отправиться куда-то по делам — позвоните туда;

• постарайтесь заменить посещение телефонным звон­ком;

• компонуйте однородные дела и телефонные звонки;

• не надейтесь на память, записывайте информацию;

• используйте для работы и чтения время ожидания при­ема, в очереди, в дороге и т. д.;

• всегда носите с собой чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей;

• не тратьте время на сетования по поводу неудач;

• анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы из­бавляться от вредных;

• решив трудную задачу, наградите себя кратким отды­хом;

• не считайте, что методы и приемы вашей работы са­мые лучшие.

При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня, от 14 до 17 часов, работоспособность наиболее высокая. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Фиксирование всех, даже незначительных, выигрышей во времени ускорит усвоение приемов рационального ис­пользования своего времени.

Примерная схема организации рабочего времени сек­ретаря приведена в Приложении 6

Использование компьютера для планирования рабочего дня.

На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляются в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.д. Наиболее популярной является система MicrosoftOutlook.

Эта программа представляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. MicrosoftOutlookпомогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовывать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников.

Основная панель Outlookсодержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие– поддерживает несколько систем электронной почты, дает возможность посылать и получать сообщения, приглашения на собрания, получать запросы на выполнение задач.

Календарь– контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Также программа может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом.

Контакты– хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать разным способом.

Задачи– содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям.

Дневник– ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки – электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое.

Контрольные вопросы по теме

1. Перечислите оборудование приемной.

2. Каковы требования к организации рабочего места секретаря.

3. Каковы требования к условиям труда секретаря?

4. Перечислите предметы первой необходимости, находящиеся на рабочем месте секретаря.

5. Что такое эргономика? Каковы ее цели?

6. Каковы методы планирования рабочего дня секретаря?

7. Каким рекомендациям вы будете следовать при планировании рабочего дня?

8. Как можно использовать ПК при планировании рабочего дня?