3. Деловой этикет секретаря

Деловой этикет — свод форм и правил наиболее целе­сообразного поведения, которое должно способствовать до­стижению успеха в деловых отношениях.

Смысл делового этикета человека — формирование та­ких правил поведения в обществе, которые способствуют взаимопониманию людей в процессе общения.

Основные принципы делового этикета:

• Быть во всем пунктуальным,

• Выполнять обещания.

• Заканчивать начатое.

• Говорить «Спасибо» и «Пожалуйста».

• Соблюдать субординацию вне зависимости от пола со­трудника.

• Не говорить лишнего.

• Думать не только о себе, но и о других.

• Одеваться как принято.

• Говорить и писать хорошим языком.

Основные этикетные ситуации:

• «знакомство — представление»;

• деловые телефонные переговоры и деловая переписка;

• ситуация «руководитель — подчиненный»;

• порядок встречи делегации, правила «рассадки» за сто­лом переговоров, в автомобиле;

• приемы (бизнес-ланч, большой и малый банкеты, фур­шет и др.);

• одежда, внешний вид и их соответствие ситуации;

• обмен подарками и сувенирами;

• деловое общение.

• Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении одежды и внешнего вида секретаря, манеры общения с партнерами, сослуживцами и руководителем, ведение телефонных переговоров, определяет стиль переписки и оформления документов, порядок проведения презентаций, деловых и неофициальных встреч, т.е. предусматривает правила поведения, формы обхождения и другие навыки, которые потребуются секретарю, чтобы достойно выглядеть в любой ситуации, и не только связанной с его работой.

Контрольные вопросы по теме

1. Предотвращение и разрешение конфликтов.

2. Основы профессиональной этики и делового этикета.

3. В чем роль состоит секретаря в создании благоприятной атмосферы в коллективе.

4. Как вести себя секретарю в конфликтной ситуации?

5. В чем заключаются взаимоотношения секретаря и руководителя?

6. Как противостоять манипуляциям?

7. Что представляет имидж секретаря.

8. Перечислите «десять способов управления шефом»

9. Перечислите приемы повышения эффек­тивности общения.

10. Перечислите основные принципы делового этикета

11. Перечислите качества, необходимые для создания идеальных от­ношений между руководителем и его секретарем.

7. Профессиональный отбор и трудоустройство секретаря

1. Современные способы трудоустройства.

2. Требования к составлению резюме.

3. Рекомендации по прохождению собеседования.

4. Адаптация к условиям труда: ознакомление с рабочим местом.

Студент должен

знать:

• общие принципы профессионального отбора;

• современные способы трудоустройства

уметь:

• ориентироваться на рынке труда;

• составлять резюме, заявление о приеме на работу, автобиографию;

• проходить тестирование и собеседование

7.1. Современные способы трудоустройства

За последние годы спрос на секретарей не снижается, поскольку практически ни одно предприятие не обходится без должности секретаря или работника, выполняющего его обязанности. Каждый секретарь мечтает найти хорошее место работы, чтобы устраивала оплата труда, нрав руководителя, атмосфера в коллективе, продолжительность рабочего дня, местоположение работы (недалеко от дома).

• Самый простой способ трудоустройства – поиск работы через знакомых.

Преимуществом этого способа является то, что претендента представляет человек, хорошо знающий его личные достоинства и уровень квалификации.

Попросите родственников, знакомых узнать в организациях, где они работают, особенно если это организации, где вам хотелось бы работать, нет ли или не ожидаются ли в ближайшее время вакансии по вашей специальности.

• В поисках работы часто пользуются информацией о вакансиях, предлагаемых газетами и кадровыми агентствами.

В период поиска работы надо постоянно просматривать периодические издания, в которых организации публикуют свои вакансии.

Кадровые (рекрутинговые) агентства, занимаются подбором персонала по заказам различных компаний и организаций. Опыт их работы показывает большую перспективность этого направления. Рекрутинговые агентства лучше всего оценят ваши знания и способности, так как не только посмотрят ваши документы, но и проведут собеседование, тестирование. Именно такие фирмы смогут подобрать для вас наилучшее место работы, соответствующее вашим возможностям.

Следует учитывать, что стандартная практика работы рекрутинговых агентств - оплата услуг фирмами - работодателями. Как правило, работодатель платит такому агентству вознаграждение за подбор персонала, чаще всего - в размере двухмесячной зарплаты по данной вакансии. Однако есть определенная категория агентств, собирающая деньги с соискателей. Чаще всего такая фирма, взяв с вас деньги, просто помещает вашу карточку в свою картотеку.

• Многие фирмы для подбора персонала пользуются каналами Интернета, что позволяет неограниченно расширить диапазон выбора специалистов, отвечающих необходимым требованиям, не только в своей стране, но и зарубежом.

И вы в Интернете можете найти не только сайты рекруторских компаний (организации, специализирующиеся на поиске и отборе кадров), но и сайты организаций с вакантными должностями. На сайтах наиболее посещаемых кадровых агентств можно не только получить самую свежую информацию о вакансиях, но и найти немало профессиональных советов кандидатам, узнать новости на рынке труда, соотношение количества вакансий и предложений, с каким образованием и квалификацией выступают соискатели и каковы требования работодателей; какова предлагаемая и запрашиваемая зарплата. Получив эту информацию, вы лучше оцените свои возможности и скорректируете свои запросы. Постоянное изучение информации, содержащейся на сайтах компаний, предлагающих работу, увеличит ваши шансы оказаться в первых рядах, когда появится вакансия, которая вас может заинтересовать.

Сегодня Интернет-ресурсы по трудоустройству - полноправные участники рынка труда и ничуть не менее влиятельные, чем "бумажные СМИ".

• Распространенным способом трудоустройства стала рассылка резюме по факсу или электронной почте. В этом случае важно правильно и грамотно составить резюме и тщательно продумать список предполагаемых работодателей – адресатов. Для рассылки резюме можно воспользоваться факсимильным аппаратом, электронной почтой или услугами районного отделения связи.