Контрольные вопросы по теме

1. Какова правовая основа секретарской деятельности?

2. Перечислите общегосударственные нормативно-методические документы, регламентирующие работу секретаря.

3. Что такое должностная инструкция, перечислите ее основные разделы.

4. Какую информацию содержит каждый раздел должностной инструкции?

5. Перечислите основные квалификационные требования к секретарю.

Задания по теме

№1

Опираясь на требования к должностной инструкции секретаря, проанализируйте должностную инструкцию секретаря руководителя, помещенную в приложении.

№2

Составить список справочных изданий, необходимых для работы секретаря

№3

Составьте должностную инструкцию секретаря – переводчика, опираясь на квалификационные требования, помещенные в теме 1

3. Организация работы секретаря

1. Требования к организации рабочего места секретаря. Условия труда.

2. Планирование рабочего дня. Организационные принципы распорядка дня секретаря.

Студент должен

знать:

• требования к организации рабочего места секретаря;

• условия труда;

• организационные принципы распорядка дня секретаря;

• примерный план рабочего дня секретаря

уметь:

• составлять план работы секретаря;

• использовать компьютер для планирования рабочего дня секретаря;

• организовывать рабочее место секретаря

3.1. Требования к организации рабочего места секретаря и условия труда

Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно распола­гается в помещении, смежном с кабинетом руководите­ля, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко мож­но было видеть всех входящих. В помещении должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосред­ственно в процессе работы.

Рабочее место секретаря состоит из трех зон:

1. основная, где находится рабочий стол;

2. зона обслуживания посетителей, называемая «прием­ной»;

3. вспомогательная зона, где располагаются шкафы, ксе­рокс, факс и т. д.

Мебель для посетителей должна находиться в месте, хо­рошо просматриваемом секретарем, и быть удобной для размещения в помещении.

В соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не ме­нее 6 м² на человека, работающего за компьютером, а объема — не менее 20 м³. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не ме­нее 1,5 м. Температура воздуха в помещении должна быть 22-24 градуса, а влажность — 40-60%. Свет должен падать сверху и слева. В противном случае при работе нарушается правильное положение головы.

Правила рекомендуют подбирать окраску стен, потол­ка и мебели в зависимости от светопоглощающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цве­товом решении офиса — мягкие, неконтрастные сочета­ния, без резких, «кричащих» цветов. Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет на­турального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели.

Большую часть рабочего времени секретарь работает си­дя, поэтому он должен иметь возможность удобно вытя­нуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, ра­боты на пишущей машинке, чтения.

Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случаев пони­жает производительность труда, а запах розы — повыша­ет. Благотворно влияют на настроение живые цветы в офисе. Чтобы не было повышенной утомляемости, необходимо проветривать помещение. Благоприятные климатические условия на рабочем месте секретаря могут быть обеспечены с помощью кондиционеров или вентиляционной установки с ионизированным воздухом.

Основные санитарно-гигиенические нормы труда см. Приложение 10

Рабочий стол секретаря должен быть расположен удобно так, чтобы ему не надо было часто вставать за отдельными предметами. Учитывая этот фактор, к основному столу секретаря всегда ставятся дополнительные столы-приставки.

Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая. Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

Важным элементом рабочего стола является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. Все ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены.

Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ.

Стул тоже играет большую роль в организации рабочего места управленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда - неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным. У секретаря - референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого - его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой. Современное место секретаря не мыслимо без компьютера и средств связи. Секретарю в качестве личного средства оргтехники нужны: быстрый и тихий лазерный принтер, шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации. При больших объемах печатных и/или копировально-множительных работ устанавливается устройство соответствующей производительности, оснащенное сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом (устройством двусторонней печати) и степлером (для сшивания документов специальной скрепкой). Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обла­дают неблагоприятным свойством образовывать вокруг се­бя электростатическое поле, поэтому целесообразно рас­средоточить их на несколько метров друг от друга. Эта техника размещается на специальной подставке (тумбе) во вспомогательной зоне. Там же может располагаться и факс, если он используется в качестве отдельного устройства.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагается телефонный аппарат с автоответчиком, селектор или мини-АТС. Монитор компьютера устанавливают на уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см. Можно снабдить монитор дополнительным приспособлением — держате­лем для документов. С его помощью можно закрепить документ на одном уров­не с монитором. В этом случае секретарю не придется вертеть головой, переводя взгляд с лежащих на столе за­писей на экран и обратно.

Необходимо отметить, что при рациональной планировке рабочего места необходимо соблюдать следующие правила:

- на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

- каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон "свободного стола": на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

- канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;

- все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

- документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

- документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

- движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;

- секретарь не должен загромождать в приемной проходы личными вещами, ставить вещи (хозяйственные сумки, обувь, зонты) на обозримые места. Недопустимо хранение косметики, принадлежностей для чаепития на рабочем столе. Не следует развешивать на стенах приемной фотографии любимых артистов и рекламные проспекты, не имеющие отношения к деятельности организации.

На столе у секретаря должен быть календарь (еженедельник), настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей. У секретаря обязательно под рукой должны быть справочники. Сегодня все чаше они бывают в компьютере. Это справочник по городу, помогающий выбрать лучший маршрут, телефонный справочник и справочник с адресами учреждений и организаций, справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников и различные словари.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.

Списки полезных предметов и информационных по­собий приведены в Приложении 11.

Огромное количество физических сил растрачивается впустую на поддержание нерациональной позы, на «лиш­ние» или «неправильные» движения. Избежать этих «по­терь» помогает эргономика, позволяющая оптимизиро­вать любой трудовой процесс.

Эргономика— наука, помогающая более рационально организовать труд (в офисе, на производстве, в сфере об­служивания и т. д.), чтобы с одной стороны, повысить КПД работника, повлиять на скорость и качество выпол­нения соответствующих заданий, а с другой — сохра­нить его здоровье и работоспособность, повысить удовле­творенность своей работой. В центре внимания эргономики находится человек. Эргономика помогает приспособить средства труда к кон­кретному человеку, чтобы максимально реализовать его творческие и производственные возможности, а также сохранить его здоровье в процессе работы.

Эргономика помогает эффективно бороться с производ­ственным утомлением:

• увеличивается количество операций, выполняемых за единицу времени;

• повышается качество работы, допускается меньше оши­бок;

• работники меньше страдают от болей в шее, плечах, руках, пояснице, реже пропускают работу по болезни;

• улучшается психологический климат в коллективе;

• сотрудники меньше устают, лучше себя чувствуют;

• возрастает удовлетворенность персонала своей рабо­той.

Нерациональная организация труда — угроза для здо­ровья

Мышечные перегрузки и напряжения в позвоночнике и суставах могут привести не только к производственно­му утомлению — замедлению темпа работы, шаблонно­сти мышления, невнимательности, ошибкам, раздражи­тельности.

Кроме того, длительная работа за компьютером (необ­ходимость находиться в одной и той же позе) сопровож­дается хронической травматизацией позвоночника и су­ставов, и буквально за считанные месяцы вызывает боль в шее, плечах, руках, в пояснице и постепенное форми­рование самых разных заболеваний.

Чаще всего в связи с сидячей работой при неудовлетво­рительной эргономике возникают остеохондроз, грыжи межпозвоночных дисков, плече-лопаточный периартрит, геморрой, варикозное расширение вен, головные бо­ли и головокружения.