Приложение 8 Необходимая для секретаря информация о компании

Запишите ответы на каждый из нижеприведенных вопросов.

1. Каково официальное наименование вашей компании?

2. Кто основал вашу компанию? Где? Когда?

3. Есть ли у компании девиз или логотип?

4. Какова численность (приблизительная) работающих в вашей компании?

5. Какие подразделения вашей фирмы являются наиболее важными, и какими вопросами они занимаются?

6. Есть ли у вашей компании дочерние предприятия или действующие филиалы? Как они называются и где находятся?

7. Кто является главными конкурентами вашей компании?

8. Рекламируется ли деятельность вашей компании? Перечислите темы рекламы.

9. В какой области ваша компания осуществляет свою деятельность, куда продвигает свои продукты или услуги?

10. Если вы работаете в производственной фирме, какие изделия она изготавливает, и каково их назначение?

11. Если ваша компания производит услуги, а не товары, каковы они, эти

услуги?

12. Нарисуйте простую организационную структуру вашей компании, показывающую главных руководителей и цепочки подчиненности.

Приложение 9 Резюме 1

ВОРОНИН АЛЕКСЕЙ МИХАЙЛОВИЧ

Адрес: 197001, Санкт-Петербург, ул. Некрасова, дом 82, кв. 16. Телефон: (812) 343-1644 (рабочий с 10:00 до 17:00), 922-4463; E-mail: vor122@mail.ru Дата и место рождения: 23 февраля 1967 г., г. Волхов Ленинградской обл. Гражданин России. Женат. Дети: дочь 1993 года рождения, сын 1996 года рождения.

Цель: трудоустройство по специальности

Образование

2001 г. - Курсы по маркетингу предприятий малого бизнеса при учебном центре "Знания", Санкт-Петербург. 2000 г. - Курсы английского языка при СПбГУ. 1995 г. - Санкт-Петербургский инженерно-экономический институт, экономический факультет. Диплом экономиста по специальности "Планирование народного хозяйства".

Опыт работы

03.2000 г. по наст. время. Фирма "ПЛЮС" (оптовая торговля продовольственными товарами) - Россия, Санкт-Петербург. Начальник отдела продаж. Функции: организация продаж, контакты с розничными торговыми предприятиями, составление договоров, контроль за расчетами. 08.1999 г. - 03.2000. ИЧП "ФОБОС" (розничная торговля продовольствием и ТНП) - Россия, Санкт-Петербург), коммерческий директор. Функции: закупка товаров и организация реализации через торговые точки фирмы. 11.1995 - 08.1999. Областная оптовая база "Ленснабсбыт" - Россия, г. Волхов Ленинградской обл. Инженер, старший инженер, зам. начальника отдела сбыта продовольственных товаров. Функции: организация закупок продовольствия и его сбыта через сеть магазинов базы.

Знаю английский язык (могу изъясняться и работать с технической документацией), пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Access). Прикладное программирование приложений для Excel и Access. Имею личный автомобиль, водительские права категории B, опыт вождения 4 года. Коммуникабелен. Сохранились деловые связи с фирмами-поставщиками продовольственных товаров, с торговыми фирмами в различных регионах России и за рубежом.

2 февраля 2002 г. Воронин

Резюме 2

Ф.И.О.(Полностью).

2.   Дата и место рождения.(Например: 14 сентября 1973г., г. Новосибирск).

3.Образование.

1988 – 1992 гг. Новосибирский радиотехнический колледж. Специальность: обработка материалов на станках и автоматических линиях.

1994 – 1999 гг. Новосибирский государственный педагогический университет. Специальность: …

4.Опыт работы.

2001 – 2002 гг. ОАО «Технопарк». Менеджер отдела региональных продаж. Функции: поиск клиентов, получение заявок, закупка товара по заявке, формирование контейнера, заказ контейнера, отгрузка.

1999 – 2001 гг. ООО «ТД Юнита». Менеджер отдела региональных продаж. Функции: …

5.   Семейное положение.(Женат/замужем. Есть сын 5-ти лет, дочь 8-ми лет.  Незамужем/холост).

6.   Владение компьютером.(ПользовательWord,Excel,PhotoShopи т.п.).

7.   Знание иностранных языков.(Английский язык. Читаю и перевожу со словарем).

8.Дополнительные навыки.

9.Основные черты характера.

10.  Начальная зарплата.(8-10 тыс. рублей).

11.   Хобби.(Игра на флейте, автомобиль).

12.   Домашний адрес.(Указывается полностью: индекс, город/село, улица, дом, квартира).

13.   Контактный телефон.(Указывается городской домашний или рабочий, сотовый – по желанию автора резюме).

Приложение 10

Основные санитарно-гигиенические нормы труда

Санитарно-гигиенические факторы	Нормативные показатели
Температура воздуха, ° С: летом зимой	22-25 18-21
Относительная влажность воздуха, %	40-60
Скорость движения воздуха, м/с, не более	0,2
Освещенность рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания	300 150
Уровень шума, дБ, не более	40-65
Содержание вредных примесей, мг/куб.м пыли	15-20
Коэффициент отражения стен, %, не более	60

Приложение 11

Предметы первой необходимости и информационные пособия

Канцелярские товары:

о ежедневник;

о папка-планшет или блокнот;

о ручки, карандаши, фломастеры, маркеры;

о скрепки, клей, скотч, корректор, линейка, ножницы, степлер и антистеплер;

о бумага офисная, для копировального и факсимильного аппаратов, бума­га для записей;

о папки-скоросшиватели, жесткие и мягкие папки для бумаг;

о журналы для регистрации документации, регистрации посетителей и т. п.;

о настольный органайзер;

о кляссер для визитных карточек;

о записная книжка для телефонов;

о держатель для бумаг.

Сервировочные и хозяйственные принадлежности:

о сервиз чайный и кофейный или один сервиз (если чашки среднего раз­мера);

о чайные и кофейные ложки;

о заварочный чайник, сахарница, молочник и пирожковые тарелки;

о поднос;

о пластиковые, плетеные или полотняные салфетки под сервировочные приборы, бумажные салфетки;

о электрический чайник, кофеварка и кофемолка;

о разделочная доска;

о вилки и несколько ножей;

о большое блюдо для бутербродов или несколько больших плоских тарелок;

о кабаретница — блюдо, разделенное на несколько частей (для печенья и орешков);

о ваза для фруктов;

о набор стаканов, бокалов и рюмок;

о вазы для цветов;

о пепельницы;

о резиновые перчатки и средства для мытья посуды;

о полотенца;

о щетка для одежды и губка для обуви.

Продукты и напитки:

о кофе (растворимый и в зернах);

о чай (в пачках или в пакетиках);

о сухие сливки или концентрированное молоко;

о сахар и соль;

о печенье двух сортов (сладкое и соленое);

о орешки двух сортов и чипсы;

о коробка конфет;

о минеральная вода (газированная и негазированная);

о соки двух видов;

о алкогольные напитки.

Аптечка:

о средства для антисептической обработки ран и порезов (йод, зеленка, пе­рекись водорода);

о средство для обработки ожогов;

о болеутоляющие средства;

о сердечные средства (валидол, нитроглицерин, валокордин и др.);

о жаропонижающие средства (аспирин);

о средства от насморка; о средства от кашля;

о успокаивающие средства (валерьянка, настойка пустырника);

о средства от расстройства желудка (фестал, имодиум);

о средства, понижающие давление (лекофен);

о средства, повышающие давление (элеутерококк);

о перевязочные средства (бинт, вата, лейкопластырь);

о гигиенические салфетки;

о средства личной гигиены.

Справочная литература:

о телефонный справочник («Желтые страницы»);

о справочник местных телефонов предприятия;

о список сотрудников и их домашних телефонов;

о адресные данные банка, с которым предприятие сотрудничает;

о информация о фирмах, занимающихся сервисным обслуживанием и ре­монтом оргтехники;

о информация о фирмах и магазинах по продаже канцтоваров;

о периодические издания (журналы, газеты) по профилю деятельности предприятия;

о региональные и городские периодические издания;

о словари (энциклопедический, орфографический, иностранных слов и т. п.);

о разговорники;

о инструкции по эксплуатации офисного оборудования;

о рабочий блокнот (ежедневник);

о блокнот для записи телефонных переговоров;

о дорожные атласы, карты, путеводители и справочники по различным странам.

Локальные нормативные акты (документы) предприятия:

о должностная инструкция секретаря-референта;

о номенклатура дел предприятия;

о инструкция по делопроизводству;

о правила внутреннего распорядка дня предприятия.

Нормативно-правовая литература (база):

о Гражданский кодекс РФ;

о Трудовой кодекс РФ;

о ГОСТ Р 6.30-2003 (требования к оформлению документов);

о Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах ис­полнительной власти (утверждена Приказом федеральной архивной служ­бы России от 27.11.2000 № 68);

о базы данных, содержащие нормативные документы государственных ор­ганов управления («Кодекс», «КонсультантПлюс», «Гарант» и т. п.).

Приложение 12

Манипуляция	Ожидаемая реакция	Способ противодействия
Патетическая просьба «вой­ти в положение».	Вызвать благосклонность и великодушие.	Не брать на себя обязательств.
Создание видимости того, что позиция оппонента слиш­ком сложна и непонятна.	Принудить партнера рас­крыть больше информа­ции, чем ему нужно.	Спросить о том, что именно непонят­но.
Представление серьезных проблем как несуществен­ных вопросов.	Показать, что он — умуд­ренный опытом человек, которому не пристало ос­ложнять жизнь другим.	Твердо указать на то, что есть много препятствий для решения проблем.
Поза «благоразумности» и «серьезности», авторитетные заявления, основанные на «очевидных» и «конструктив­ных» идеях.	Страх показаться глупым, несерьезным и неконструк­тивным.	Заявить, что некоторые очень важ­ные аспекты еще не были приняты во внимание.
Указание на возможную критику действий оппонента со стороны его клиентов или общественности.	Пробуждение чувства опас­ности и неуверенности.	Выразить возмущение тем, что вто­рая сторона опускается до таких ме­тодов.
Постоянная демонстрация упрямства, самоуверенности.	Заставить оппонента быть просителем, показав ему, что его методы неуспешны.	Относиться ко второй стороне скеп­тически, не терять уверенности в себе.
Постоянное подчеркивание того, что аргументы оппо­нента не выдерживают ника­кой критики.	Пробудить чувство бесси­лия, установку, что другие аргументы будут несостоя­тельны.	Вежливо сказать, что вторая сторо­на не совсем правильно вас поняла.
Постоянно задаваемые рито­рические вопросы относи­тельно поведения или аргу­ментации оппонента.	Породить тенденцию отве­тов в ожидаемом ключе ли­бо отказа от ответов из-за бессилия.	Не отвечать на риторические вопро­сы, ненавязчиво заметить, что вто­рая сторона формулирует проблему не совсем корректно.
Демонстрация дружествен­ности и вместе с тем посто­янное возмущение.	Породить неуверенность, дезориентировать и напу­гать оппонента.	С прохладой относиться как к дру­желюбию, так и к возмущению со стороны оппонента.
Стремление показать, что зависимость оппонента на­много больше, чем это есть на самом деле.	Завоевать авторитет и заста­вить оппонента усомниться в себе настолько, чтобы он не в состоянии был сохранить занятую позицию.	Продолжать задавать критические вопросы, реагировать демонстра­тивно хладнокровно.
Требование невозможного, давление, «подстегивание», постоянное напоминание о срочности.	От стремления избавиться до неосознанного проявле­ния неприязни. Возможно, неправильный стиль руко­водства.	Просить объективных обоснований требований {«Я готова идти на­встречу только разумным требо­ваниям, поясните, пожалуйста, почему вы настаиваете на этом решении?») Заметить, что ответ «Мы так хотим» не объективный критерий, объективные критерии — это себестоимость, мнение экспер­тов, цены на рынке, установленная практика и вообще все, что отчуждено от личного произвола сторон.

Пример

В копилку фраз можно занести следующие:

Прямой вопрос — «Зачем вы мне это говорите?». «По­чему вы говорите мне это сейчас?», «Чем обусловлено ваше решение?», «Что мешает нам прийти к согла­сию?». Если можете, после этого держите паузу и спокойно ждите ответа, глядя в лицо собеседнику.

Прямое послание: «У меня такое чувство, будто мной пытаются манипулировать». Более мягкий вариант: «У меня такое чувство, что в нашем общении не все в порядке», — подобного рода высказывания могут быть хорошим началом к вашей просьбе разобраться в том., что происходит.

Делайте паузы в общении. Например, секретарь, раз­говаривая по телефону с клиентом, вдруг сказала: «Извините, возникли какие-то помехи, мне вас плохо слышно, я прямо сейчас перезвоню», — положила труб­ку, передохнула, собралась с мыслями и опять набра­ла номер.

Приложение 13

Перечень мероприятий по подготовке совещаний

1. Планирование совещания

• Цель совещания.

• Тема совещания.

• Ожидаемый результат.

• Распределение обязанностей лиц, ответственных за совещание.

• Программа совещания.

• Печатные издания.

• Оповещение докладчиков.

• Рассылка приглашений.

2. Организация совещания

• Регламент совещания.

• Помещение для совещания.

• Технические и вспомогательные средства.

3. Оснащение помещения, где будет проходить совещание

• Трибуна.

• Бумага, карандаши,

• Часы.

4. Размещение и питание иногородних участников совещания

• Список.

• Гостиницы.

5. Специальные организационные моменты

• Регистрация.

• Президиум, если он необходим.

6. Завершение совещания

• Протокол.

• Оценка совещания.

• Размножение и рассылка материалов.

6. Подведение итогов совещания

95