- •Содержание
- •Роль секретаря в управленческом процессе
- •История развития секретарской службы в России.
- •Глава 29 "Генерального регламента" называлась "о секретарском управлении", в которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также "попечение" секретаря.
- •Профессия секретарь сегодня.
- •Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям.
- •Нормативно-методическая база работы секретаря
- •Нормативно-правовая база работы секретаря
- •Нормативно-методическая база работы секретаря
- •2.3.Должностная инструкция секретаря, ее основные разделы. Квалификационные требования к секретарю.
- •Контрольные вопросы по теме
- •Как правильно организовать рабочее место
- •Планирование рабочего дня.Организационные принципы распорядка дня секретаря.
- •Графическое планирование рабочего времени
- •Инструментальные технологии
- •Задания по теме
- •Работа секретаря с документами
- •4.1. Делопроизводственные функции секретаря
- •4.2. Обработка входящих документов
- •4.3. Обработка исходящих документов
- •4.4. Обработка внутренних документов
- •4.5. Регистрация документов
- •Регистрация телефонограмм
- •4.6. Контроль исполнения документов
- •4.7. Систематизация документов и их хранение.
- •4.8. Подготовка дел к архивному хранению
- •4.9. Определение состава конфиденциальных документов, организация работы с ними, их учет.
- •5.1. Общие правила приема посетителей.
- •Зона обслуживания посетителей
- •Доклад о посетителях
- •Учет посетителей
- •Приемные часы
- •График приема
- •Беседа посетителя с руководителем
- •Завершение беседы
- •Работа приемной во время приема посетителей
- •Группы посетителей
- •Встреча гостей
- •Прием без предварительной записи
- •Отсутствие руководителя на приеме
- •Прием командированных работников
- •Прием делегаций
- •Прием сотрудников
- •Прием сотрудников по текущим вопросам
- •Процедура приема сотрудников
- •Прием сотрудников по личным вопросам
- •Телефонная речь
- •Правила завершение телефонного разговора
- •Исходящий звонок
- •Передача телефонограммы
- •Отправка факса
- •Звонок-жалоба
- •Организация совещаний, деловых встреч, переговоров руководителя
- •Планирование совещаний
- •Подготовка совещаний
- •Оборудование зала
- •Подготовка оперативного совещания
- •Регистрация участников совещания
- •Ведение протокола совещания
- •Приглашение на прием
- •Рассадка за столом
- •Подготовка подарков и сувениров
- •Подготовка служебных командировок руководителя и сотрудников.
- •В чем состоит организация работы приемной во время приема посетителей?
- •Назовите правила завершение телефонного разговора
- •6. Коммуникационное обеспечение деятельности секретаря. Деловой этикет.
- •Взаимоотношения секретаря с руководством и коллегами по работе. Конфликтные ситуации в работе секретаря
- •Конфликтное поведение руководителя
- •Как предотвращать стрессовые ситуации
- •Когда вы принесли плохую новость
- •Как вам сохранить свой имидж незапятнанным
- •Отношения с сослуживцами
- •Конфликтные ситуации в работе секретаря
- •Как распознать манипуляцию
- •Имидж секретаря.
- •Деловой этикет секретаря
- •Профессиональный отбор и трудоустройство секретаря
- •7.1. Современные способы трудоустройства
- •7.2. Требования к составлению резюме.
- •Рекомендации по прохождению собеседования.
- •Адаптация к условиям труда: ознакомление с рабочим местом.
- •Приложение 1
- •Приложение 2
- •Должностная инструкция
- •I. Общие положения
- •Вторая половина рабочего дня
- •Приложение 8 Необходимая для секретаря информация о компании
- •Приложение 9 Резюме 1
- •Резюме 2
Как правильно организовать рабочее место
Для «правильной» организации труда мало одного «желания» работать правильно. Для этого должны быть созданы соответствующие условия.
Конечно, в идеале, участие специалиста по эргономике необходимо еще на этапе планирования рабочих мест. Но даже в уже оборудованные рабочие места никогда не поздно внести необходимые поправки.
Чтобы организовать рабочее место в соответствии с требованиями эргономики необходимо:
привести положение всех элементов управления и предметов, с которыми приходится иметь дело, в соответствие с той позой работника, которая обеспечит максимальную его производительность и наименьшую утомляемость (с рациональной рабочей позой);
оснастить рабочее место удобной офисной мебелью;
распределить все предметы на рабочем месте в соответствии с частотой обращения к ним — «чем чаще, тем ближе и удобнее», а также в зависимости от усилий, которые к ним приходится прикладывать;
для поддержания рациональной рабочей позы — правильно настроить монитор и режим просмотра наиболее часто используемых программ, чтобы обеспечить максимальную различимость изображения с расстояния 50-60 см, правильно расположить и использовать клавиатуру и мышь;
создать адекватное освещение;
создать микроклимат, наиболее способствующий эффективной работе (вполне определенный диапазон температур, влажность и газовый состав воздуха);
оформление помещения также влияет на работоспособность.
Только учет всех аспектов эргономичной организации работы приводит к успеху.
Планирование рабочего дня.Организационные принципы распорядка дня секретаря.
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что время, затраченное на планирование, приводит к сокращению времени на работу в целом. Если получается наоборот, от такого планирования лучше отказаться или изменить его методику.
Свой день секретарю необходимо организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее: за час, а если мероприятие важное — за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.
Секретарю при планировании своего рабочего времени лучше согласовать с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников и т. д. Планируя текущий день, необходимо учесть время на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий. Объективная основа четкого планирования - это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дни секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.
Можно выделить следующие методы планирования дня.
Списки
Любителей вести ежедневные списки дел или записи на карточках психологи предостерегают от следующего:
время от времени такие бумажки теряются;
чем длиннее список, тем менее реально сделать за один день все, что записано на бумаге;
человек пытается сделать как можно больше дел, вместо того чтобы сосредоточиться на нескольких самых главных задачах дня;
более 30% составителей списков тратят больше времени на записи, чем на выполнение дел.
Но если список составлен грамотно, вычеркивание того, что сделано, приносит человеку большое удовлетворение, он гордится каждой такой победой.