2. Нормативно-методическая база работы секретаря

Огромное значение при работе секретаря имеют нормативно-методические акты.

Одними из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства являются:

• "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработанная Росархивом в 1991 году.

• "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденная Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.

• Положение "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденное Указом Президента от 17.03.1994 № 552

• Положение "О Федеральном архивном агентстве", утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290.

• "Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

• "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

• "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

• "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденные Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51.

• "Инструкция по заполнению трудовых книжек", утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

• "Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1

• "Правила оказания услуг почтовой связи" (введены в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221)

• "Правила оказания услуг телеграфной связи" (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222)

• ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Подробнее об этих нормативно-методических документах Приложение 2

Пакет этих документов необходимо постоянно обновлять по мере замены старых нормативно- методических актов новыми.

2.3.Должностная инструкция секретаря, ее основные разделы. Квалификационные требования к секретарю.

Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.

Значение должностной инструкции секретаря очень велико.

Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Должностные инструкции могут разрабатываться "внешними" организациями, государственными или частными (например, консультативными, внедренческими фирмами), но чаще всего их разрабатывает отдел кадров организации по согласованию с юрисконсультом, а затем уже она утверждается руководителем организации.

Примерная последовательность работ по созданию должностной инструкции может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса РФ, ГСДОУ, отраслевых типовых инструкций и других нормативно-методических материалов в сфере информационного и документационного обеспечения управления.

Наибольшую ценность для составления инструкции представляет такой нормативный правовой акт, как "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". См. Приложение 2

В должностных инструкциях допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников.

Должностная инструкция секретаря имеет определенную форму. При ее разработке работодателю следует опираться на положение о структурном подразделении организации. Должностная инструкция и положение о структурном подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого секретаря вытекают из задач и функций самого структурного подразделения организации. Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования к специалисту составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные “типовые” данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: “Должностные обязанности”, “Должен знать”, “Квалификационные требования”.

Сама должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:

• "Общие положения";

• "Функции";

• "Должностные обязанности";

• "Права";

• "Ответственность".

В разделе "Общие положения" содержится информация о порядке назначения, освобождения секретаря от должности, замещения его во время отсутствия, требования к квалификации секретаря и наличию специальных знаний, подчиненность работника.

При этом требования к квалификации секретаря и к наличию специальных знаний устанавливаются в должностной инструкции на основе "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих".

В разделе "Функции работника" определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе "Должностные обязанности" определены конкретные обязанности, выполняемые секретарем. В нем указываются как общие обязанности, свойственные для всех секретарей (например, организация приема посетителей, ведение телефонных переговоров), так и специальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому секретарю (например, ученому секретарю - подготовка предложений к планам издания научных трудов).

В разделе "Права" закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.

Раздел "Ответственность" регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав. Он устанавливает личную ответственность секретаря за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, раскрывает содержание и формы ответственности за последствия своей деятельности, а также за несвоевременное принятие мер или действий, относящихся к его обязанностям. При подготовке этого раздела за основу следует брать раздел "Должностные обязанности", в соответствии с которым и детализируются основания ответственности секретаря. Желательно в должностной инструкции указать по каждому виду выполняемой работы конкретные меры ответственности.

Наряду с основными разделами в инструкцию могут быть включены и другие разделы.

Раздел "Взаимоотношения" призван регулировать взаимоотношения между секретарем и иными работниками, а также устанавливать определенные служебные связи с другими организациями. Здесь указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Помимо общепринятой структуры, в должностную инструкцию могут вводить новые разделы, например, "Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций" или "Организация рабочего места и оптимальные условия труда".

После надлежащего оформления и согласования инструкции она подписывается, утверждается и доводится до исполнителя путем проставления ознакомительной визы.

Должностные инструкции не являются постоянными по содержанию, они со временем могут изменяться и дополняться. Все существенные изменения в отношении прав и обязанностей работника вносятся в такие инструкции только на основании приказа руководителя организации.

На базе должностных инструкций разрабатывается трудовой договор для каждой должности, в том числе секретаря. Таким образом, происходит персонификация труда. В этом случае должностная инструкция выступает в качестве своеобразного "щита", защищающего работника в случае возникновения конфликтной ситуации с работодателем, поскольку фактически разделяет трудовые обязанности между всеми работниками организации.

При составлении должностной инструкции секретаря нужно руководствоваться следующим.

Квалификационные требования к секретарю.

Требования к квалификации кандидата на должность секретаря устанавливаются по следующим направлениям:

- уровень образования (начальное профессиональное, среднее (полное) общее, высшее);

- практический опыт в этой должности, который называют стажем работы.

Сегодня от секретаря все чаще требуется высшее образование. В некоторых организациях в зависимости от специфики работы и иных обстоятельств к секретарям могут предъявляться и повышенные требования, например, знание одного или нескольких иностранных языков. Секретарь руководителя обязательно должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Для исполнения своих обязанностей секретарю необходимо как минимум знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, нормативно-методические документы по ведению делопроизводства;

• основы трудового законодательства;

• стандарты системы организационно-распорядительной документации;

• организацию и технологию документационного обеспечения управления;

• структуру и руководящий состав организации и его структурных подразделений;

• правила орфографии и пунктуации;

• архивное дело;

• машинопись;

• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• правила и нормы охраны труда.

Секретарь непосредственно подчиняется руководителю организации либо структурного подразделения. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

Что касается должностных обязанностей секретаря, то в первую очередь он осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя организации или структурного подразделения, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, рассматривает ее и передает в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Среди обязанностей, свойственных секретарям руководителя, можно выделить:

• ведение делопроизводства;

• использование компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

• передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (например, по телефону, факсу, телефаксу) и своевременное доведение до сведения руководства информации, полученной по каналам связи;

• организация телефонных переговоров руководителя;

• прием документов на подпись руководителя;

• обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;

• по поручению руководителя перепечатка документов;

• организация приема посетителей;

• выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Конечно же, должностные обязанности некоторых категорий секретарей могут дополняться отдельными положениями.

Так, например, секретарь учебной части может оформлять личные дела принятых на обучение, вести протоколы приемной комиссии, вести книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися, обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив, оформлять студенческие билеты обучающихся, а также готовить журналы учебных занятий. Секретарь руководителя осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения устных поручений руководителя, взятых на контроль. Такой секретарь ведет контрольно-регистрационную картотеку.

В процессе совершенствования организации труда, внедрения новейших технических средств, увеличения объема выполняемых работ круг обязанностей секретаря по сравнению с обязанностями, установленными квалификационными характеристиками, может значительно расшириться. В таком случае секретарю может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других однородных должностей, но сама работа не требует другой специальности, квалификации или изменения должностного наименования. Иногда для выполнения своих служебных обязанностей секретарю необходимы специальные познания в различных сферах деятельности, наличие которых играет существенную роль во время выбора кандидата на эту должность. Так, например, секретарь незрячего специалиста должен знать рельефно-точечный шрифт Брайля и брайлевскую машинопись.

Как видно, к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ.

Рекомендации по составлению должностной инструкции

При составлении разделов "Общие положения"; "Функции"; "Должностные обязанности" нужно руководствоваться квалификационными требованиями к должности.

При разработке рубрики «Права» нужно учитывать следующее, что

Секретари, как правило, наделяются следующими правами:

• знакомиться с проектами решений руководства организации или учреждения, непосредственно касающимися его деятельности;

• получать иную информацию и документы, необходимые для осуществления своей деятельности;

• вносить на рассмотрение руководства в пределах своих полномочий предложения по усовершенствованию как своей деятельности, так и деятельности организации в целом, предлагать способы устранения имеющихся недостатков;

• запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

• требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Кроме того, секретарю может быть предоставлено право принимать в пределах своих полномочий решения, контролировать порядок оформления документов и т.д. Ученый секретарь может быть наделен правом привлечения специалистов структурных подразделений к решению задач, возложенных на него. Содержание анализируемого раздела напрямую взаимосвязано с функциями конкретного секретаря.

При разработке рубрики «Ответственность» важно знать основания ответственности данного работника. К ним, в частности, относятся:

- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;

- совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.

При этом необходимо отметить, что по первому основанию секретарь несет ответственность в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, а по второму - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Таким образом, в должностной инструкции секретаря может быть установлена уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность работника.

За причинение материального ущерба секретарь несет ответственность в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ. Если работник привлекается к материальной ответственности в пределах, определенных трудовым законодательством, то на основании ст. 238 ТК РФ он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества. Секретарь несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.

Уголовная ответственность секретаря возникает за совершение правонарушения, предусмотренного Уголовным кодексом РФ, административная ответственность - за совершение административного правонарушения, указанного в Кодексе об административных правонарушениях РФ. Несмотря на то, что меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством, необходимо также учитывать и специфику работы организации.

Примерная должностная инструкция секретаря руководителя представлена в Приложении 3