Подготовка оперативного совещания

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуще­ствляет:

• оповещение участников;

• контроль за их своевременной явкой;

• выяснение причин отсутствия и доклад руководителю о не пришедших сотрудниках и причинах их отсутствия;

• вызов (в случае необходимости) работников на совеща­ние по требованию руководителя.

Совещания оперативного характера проводятся обыч­но в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бу­магой для записей. После совещания следует привести ка­бинет в порядок.

Регистрация участников совещания

Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания.

Регистрацию рекомендуется проводить по спискам по следующей форме:

№№ п/п

ФИО

Должность

Организация

Телефон

Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах.

Во время регистрации перед совещанием секретарь раздает участникам необходимые документы.

Перед началом совещания, в его перерывах и после его закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы ока­зать помощь, если она потребуется.

Ведение протокола совещания

Если секретарь принимает участие в совещании, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае перед началом он должен уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим — краткий или полный.

Пример

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на за­седании вопросы, фамилии докладчиков и принятые ре­шения. Такой протокол, как правило, ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется или носит оперативный характер.

Секретарь фиксирует выступления, принятые реше­ния и фамилии выступавших. Председатель и другие вы­ступавшие могут передать секретарю тезисы своих вы­ступлений.

Перечень мероприятий при подготовке к совещанию см. Приложение13

2. Сервисные функции — организация презентаций, приемов

При помощи несложных рекомендаций по организации презентаций и приемов секретарь может проявить себя вполне компетентным человеком при проведении подобных мероприятий. Ему предоставляется возможность блеснуть своими незаурядными личными качествами и профессиональным умением, что может положительно повлиять на карьеру.

Предварительная подготовка приема или презента­ции требует:

• выбора вида приема;

• составления списка приглашенных;

• заблаговременной рассылки приглашений;

• составления плана рассадки за столом (на завтраке,обеде и ужине);

• составления меню; о сервировки стола;

• составления сценария;

• подготовки тостов и речей (на приемах с рассадкой);

• подготовки помещения.

Приглашение на прием

Для приглашения следует использовать специальные бланки, изготовленные типографским способом. На них пишутся от руки или печатаются имена, фамилии и зва­ния приглашаемых, вид приема, место, дата и время его проведения, форма одежды.

Рассадка за столом

Размешать приглашенных на прием можно в соответ­ствии с заранее заготовленными карточками с указани­ем фамилий.

Правая сторона по этикету является более почетной, чем левая. Поэтому старшему по положению гостю и дамам нужно предлагать место по правую сторону.

Помещение для приема

Осмотрите помещение, в котором будет происходить прием. Его следует проветрить, украсить (при возможно­сти) цветами, проверить, достаточно ли стульев и друго­го необходимого оборудования.

Нередко секретарю приходится готовить и подавать чай, кофе, напитки для руководителя и гостей. Поэтому хорошему секретарю необходимо знать правила сервировки стола.

Для презентации секретарь также ведет подготовительную работу. Помимо этого секретарь заранее должен рассчитать необходимое количество информационных материалов, с тем, чтобы хватило на всех приглашенных, и вместе с руководителем определить, какие сувениры понадобятся для презентации.