4.3. Обработка исходящих документов

• Составление проекта документа исполнителем (как правило, в двух экземплярах).

• Проверка правильности содержания и оформления до­кумента, наличия упомянутых приложений и необходи­мых реквизитов.

• Согласование проекта документа.

• Подписание и утверждение (если необходимо).

• Регистрация (в журнале или на карточке).

• Сортировка, вложение в конверты, отправка документа адресату. Если документ, направленный в другую орга­низацию, должен быть возвращен, на нем следует по­ставить штамп или сделать пометку «Подлежит воз­врату» и такую же пометку сделать в регистрацион­ной карточке или журнале.

• Подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

• Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день, телеграммы - немедленно.

4.4. Обработка внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах подго­товки и оформления организуется в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов. На этапе исполнения организуется работа в соответ­ствии с правилами работы с входящими документами.

4.5. Регистрация документов

Цель регистрации — придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска докумен­тов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Перечень документов, не подлежащих регистрации:

• Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

• Графики, наряды, заявки, разнарядки.

• Сводки, информация и письма в копии, присланные для сведения.

• Учебные планы, программы.

• Рекламные извещения, плакаты, программы совеща­ний, конференций.

• Прейскуранты, прайс-листы.

• Технические условия.

• Нормы и нормативы расхода материалов.

• Поздравительные письма.

• Пригласительные билеты.

• Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, ка­талоги).

• Формы статистической отчетности.

• Корреспонденция, адресованная работникам предпри­ятия с пометкой «Лично».

• Объяснительные записки.

• Телеграммы и письма о разрешении командировок и от­пусков

В практической деятельности используются формы регистрации:карточная; журнальная; компьютерная

Карточная форма регистрации. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних докумен­тов применяется единая регистрационная карточка. Из­готавливают карточки типографским способом на бума­ге формата А5 (148 х 210 мм), для более быстрой ориен­тации в массе карточек можно применять цветовые раз­личия по категориям документов. Регистрационные карточки сдаются вместе с докумен­тами, на которые они составлены, в архив, по истечении срока хранения этих документов в текущем делопроизвод­стве. В архиве карточки используются для справочного аппарата.

Журнальная форма регистрации. Этой формой реги­страции пользуются организации, где документообо­рот составляет менее 500-600 документов в год.

Все листы журналов нумеруются в правом верхнем уг­лу, начиная со второго. Все листы прошиваются прочны­ми нитками, концы нитки выводят на последний пронуме­рованный лист (оборотная сторона), бумажным квадратом склеивают середины концов нитки, затем ставят пе­чать организации, чтобы она захватывала часть квадрата или была поставлена в середине квадрата. На этой же стра­нице делается надпись, заверяющая правильность оформ­ления: «В данном журнале пронумеровано, прошнурова­но и скреплено круглой печатью …лис­тов». Надпись делает делопроизводитель, ставится лич­ная подпись, ее расшифровка (фамилия, инициалы). Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: название журнала; организация; регистрационный номер по номенклатуре в правом уг­лу вверху; в правом нижнем углу: начат …и окончен …. Даты начала и окончания журнала ставятся по регис­трации первого и последнего документа в журнале (в пре­делах календарного года).

Когда журнал заканчивается, после последней регис­трационной записи делается запись о зарегистрированных документах.